Der InLoox Adventskalender auf Twitter

Adventskalender gibt es mittlerweile in jeder denkbaren Form. Da Sie bestimmt schon den einen oder anderen Schokoladen-Adventskalender zu Hause haben, möchten wir Ihnen auf andere Weise den Arbeitsalltag versüßen. Deshalb werden wir Sie die kommenden 24 Tage mit einfachen Kniffen für Ihre tägliche Arbeit mit InLoox versorgen. Dafür brauchen Sie nichts weiter zu tun, als uns auf Twitter (InLoox GmbH) oder dem Hashtag #InLooxAdventskalender zu folgen.

 

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Für all diejenigen, die nicht auf Twitter unterwegs sind, werden wir die einzelnen Tipps nach und nach hier auflisten: 

1. Praxistipp: Formatierung der Aufgabenbeschreibung

Strukturierte Beschreibung von Aufgaben - Für mehr Übersichtlichkeit formatieren Sie den Text der InLoox Aufgabenbeschreibung per Rechtklick im Beschreibungsfeld. Anschließend können Sie den Text ähnlich wie in Microsoft Word bearbeiten und beispielsweise wichtige Details hervorheben oder Aufzählungen/Nummerierungen erstellen. 

Mehr dazu: InLoox Best Practice 2: Aufgaben formatieren

2. Praxistipp: Einfaches Copy-and-Paste aus Excel in die InLoox Planung

Vorgänge können Sie direkt aus Excel per Copy-and-Paste in die InLoox-Planung kopieren. Anschließend verketten Sie die Vorgänge bei Bedarf automatisch und arbeiten - wie gewohnt - in InLoox weiter. 

3. Praxistipp: Synchronisation zwischen InLoox und Outlook

Sie können einzelne InLoox-Planungselemente oder Aufgaben mit dem Outlook-Kalender bzw. der Outlook-Aufgabenliste automatisch synchronisieren. So halten Sie z.B. bestimmt Vorgänge mit Ihrem Outlook-Kalender synchron. Dies hat den Vorteil, dass diesen Vorgang betreffende Änderungen automatisch in Outlook übernommen werden. 

Mehr dazu: Synchronisation zwischen InLoox und Outlook

4. Praxistipp: Einfaches Drag-and-Drop von Outlook-Elementen ins Projekt

Ziehen Sie E-Mails einfach per Drag-and-Drop ins geöffnete Projekt. Abhängig von der Ansicht (Betreuung, Listen, Mindmaps, Aufgaben, Planung, Zeit, Dokumente etc.), die zu diesem Zeitpunkt im Projekt geöffnet ist, wird die E-Mail z.B. als Aufgabe, Vorgang, Zeiterfassungseintrag oder Dokument abgelegt. Im Anschluss können Sie das neue InLoox Element zusätzlich bearbeiten und anpassen. 

5. Praxistipp: Hinterlegen von InLoox-Funktionen in die Outlook-Schnellzugriffleiste

Wussten Sie, dass Sie alle InLoox-Buttons (Projekte, Aufgaben, etc.) auch zum Outlook-Schnellzugriff in der obersten Menüleiste hinzufügen können? Hierzu klicken Sie in der Schnellzugriffleiste am oberen Bildschirmrand von Microsoft-Outlook auf das kleine Pfeilsymbol. Anschließend wählen Sie in der Drop-Down-Liste "Weitere Befehle" und ein Fenster zur Auswahl der Schnellzugriffe öffnet sich. In diesem Fenster klicken Sie auf die Auswahlliste unter "Befehle auswählen" und selektieren "Registerkarte InLoox now/PM". Nun können Sie sämtliche InLoox-Buttons zum Schnellzugriff hinzufügen. Im Bild sehen Sie beispielsweise die Aufgabenübersicht in der Outlook-Schnellzugriffleiste: 

Hinterlegen von InLoox-Funktionen in die Outlook-Schnellzugriffleiste

6. Praxistipp: Mit der globalen Verlaufsansicht den Überblick behalten

Nutzen Sie die globale Verlaufsansicht, um sämtliche Änderungen in allen Projekten schnell und einfach nachzuverfolgen.

Mehr dazu: Die globale Verlaufsansicht in InLoox

7. Praxistipp: Protokollieren von Arbeitszeiten mit der InLoox Stoppuhr

Protokollieren Sie mit der InLoox Stoppuhr Ihre Arbeitszeit für einzelne Aufgaben und verbuchen Sie den Zeitaufwand anschließend direkt im entsprechenden Projekt.

Mehr dazu: Erfassen von Arbeitszeiten mit der InLoox Stoppuhr

8. Praxistipp: Erinnerungen zum Nachverfolgen von Tätigkeiten

Nutzen Sie die Erinnerungsfunktion in der projektübergreifenden Zeiterfassungsansicht oder im Projekt, um die automatische Wiedervorlage von Tätigkeiten sicherzustellen.

Mehr dazu: Anlegen einer Erinnerung

9. Praxistipp: Die Schnappschuss-Funktion in der Planung

Halten Sie mit der Schnappschuss-Funktion in der InLoox-Planung den aktuellen IST-Zustand fest, um zu einem späteren Zeitpunkt Änderungen nachzuvollziehen.

Mehr dazu: InLoox Best Practice 1: Den Projektprozess verfolgen

10. Praxistipp: Weiterverwendung von Excel-, Microsoft Project- und MindManager-Vorlagen

Wussten Sie, dass Sie Excel-, Microsoft Project- und MindManager-Vorlagen in InLoox hochladen und damit weiterarbeiten können?

11. Praxistipp: Individuelles Anpassen der Projektnummer

Als InLoox Admin können Sie die Projektnummer nach den Vorgaben Ihres Unternehmens individuell in den InLoox Optionen anpassen.

Mehr dazu: Anpassen der Projektnummer

12. Praxistipp: Entfernen von Anordnungsbeziehungen in der Planung

Um Anordnungsbeziehungen in der InLoox Planung zu entfernen, klicken Sie auf den Vorgänger und ziehen Sie mit gedrückter Maus die Verbindungslinie zum Nachfolger nach. 

Mehr dazu: Anordnungsbeziehungen entfernen

13. Praxistipp: Hervorheben von Planungselementen

Heben Sie wichtige Planungselemente (z.B. Sammelvorgänge) mit einer Markierung oder einer anderen Farbe hervor.

Mehr dazu: Planungselemente hervorheben

14. Praxistipp: Mindmaps im Projekt weiterverwenden

Sie können Mindmaps im Projekt weiterverwenden, indem Sie aus den Knoten Aufgaben erzeugen oder die Knoten in die Planung kopieren.

Mehr dazu:

15. Praxistipp: Überblick zur Auslastung der einzelnen Mitarbeiter

Die Auslastungsansicht gibt Ihnen einen grafischen Überblick zur Auslastung einer Abteilung, eines Projektteams oder einer einzelnen Ressource.

Mehr dazu: Die Auslastungsübersicht

InLoox Adventskalender Türchen 15: Die Auslastungsübersicht

 

16. Praxistipp: Umverteilung von Aufgaben bei Überlastung

Wenn Sie in der Auslastungsansicht die Überlastung einer Ressource erkennen, können Sie die Aufgaben hier direkt umverteilen.

Mehr dazu: Eine Aufgabe umverteilen

17. Praxistipp: Archivierte Projekte neu aufsetzen

Bei wiederkehrenden kleineren Projekten, können Sie Zeit und Aufwand sparen, indem Sie ein archiviertes Projekt einfach neu aufsetzen und z.B. Aufgaben und die Planung übernehmen.

Mehr dazu: InLoox Best Practice 3: Archivierte Projekte

18. Praxistipp: Arbeiten mit Projektgruppen im Multi-Projektplan

Im Multi-Projektplan kann die Arbeit mit verschiedenen Projektgruppen sehr hilfreich sein. 

InLoox Adventskalender Türchen 18

Mehr dazu: Projektgruppen – Abhängigkeiten zwischen Projekten

 

19. Praxistipp: Automatische Erinnerung an Start & Ende von Aufgaben

Wussten Sie bereits, dass jeder InLoox User in den InLoox Optionen unter „Benutzereinstellungen/Weitere Optionen“ einstellen kann, ob bzw. wann er sich zu Start & Ende einer Aufgabe erinnern lässt?

InLoox Adventskalender Türchen 19

 

20. Praxistipp: Speichern von individuellen Ansichten

Die standardmäßigen Ansichten in InLoox können Sie nach Ihren Bedürfnissen individualisieren und zur weiteren Verwendung speichern. 

21. Praxistipp: Eigene Felder in der globalen Projektliste darstellen

Eigene Felder aus der Betreuungsseite eines Projektes, können auch als Spalte in der globalen Projektliste übersichtlich dargestellt werden. Über „Rechtsklick >> Felder auswählen“ fügen Sie weitere Spalten zur globalen Projektliste hinzu. 

22. Praxistipp: Strukturierte Überblick mit dem globalen Kalender in InLoox

Einen strukturierteren Überblick liefert der globale Kalender, der Ihnen Sammelvorgänge, einzelne Vorgänge und Meilensteine all Ihrer Projekte in einer Kalenderansicht anzeigt.

23. Praxistipp: Outlook-Elemente in InLoox Aufgaben überführen

Verwandeln Sie Outlook-Elemente wie E-Mails im Handumdrehen in InLoox Aufgaben, die Projekten direkt zugeordnet werden können.

Mehr dazu: Weiterverwendung von E-Mails in InLoox

24. Praxistipp: InLoox Aufgaben aus E-Mail in der Outlook Web App erstellen

Mit dem Add-in „InLoox now! Tasks“ können InLoox now! Nutzer auch in der Outlook Web App aus E-Mails ganz einfach InLoox Aufgaben erstellen. 

Zum Add-in: InLoox now! Tasks