Dokumente

HINWEIS Wenn Sie InLoox On-Prem verwenden, dann geben Sie während des Installationsprozesses entweder den Pfad des Dateiservers an oder die URL Ihres Microsoft SharePoint Servers® Online an. Sie können den Dokumentenspeicher nachträglich nicht mehr über die InLoox Einstellungen ändern! Alle Details lesen Sie im Whitepaper InLoox On-Prem 11.x Server-Installationshilfe ab Seite 13 nach.

Wenn Sie InLoox Professional oder InLoox Enterprise nutzen, haben Sie die Möglichkeit Ihre Dokumente entweder in der InLoox Cloud abzulegen, oder Sie verwenden Microsoft SharePoint Servers® Online.

Inhalt

Dokumentenspeicher auswählen – InLoox Cloud oder Microsoft SharePoint Online

Regel für Dokumentenbibliothek

Regel für Unterordner (optional)

Regeln für das Anlegen von weiteren Unterordnern

Ändern der Dokumentenbibliothek

Bearbeiten und Löschen von Regeln

Weitere Hinweise zu Regeln für den Ordnerpfad und die Ordnerstruktur

1. Klicken Sie in InLoox Web App unten auf Ihr Profilbild.
2. Klicken Sie nun auf Account-Einstellungen.
3. Klicken Sie auf Dokumente.
4. Wählen Sie nun entweder die InLoox Cloud als Speicherort für Ihre Dokumente aus.
5. Oder Sie geben die URL Ihres unternehmenseigenen SharePoint Servers Online an.
   Tipp Wenn Sie zuvor Ihr MS365 Konto verbunden haben, werden Ihnen die verfügbaren SharePoint Sites in einem Dropdown-Menü angezeigt, aus dem Sie nur noch auswählen müssen.

Nachdem Sie für den Basispfad die URL des SharePoint Online als Dokumentenspeicher eingegeben haben, müssen Sie noch die Regel für die Dokumentenbibliothek definieren.

1. Klicken Sie neben dem Feld Regel für Dokumentenbibliothek auf die 3 Punkte.
2. Wählen sie einen der dynamischen Platzhalter aus, z. B. Abteilung (Division name).

Nun wird unter dem oben angegebenen SharePoint-Pfad ein Ordner mit dem Abteilungsnamen, z. B. Marketing angelegt. Damit diese Regel greifen kann, müssen Ihre Projekte auf der Betreuungsseite einer Abteilung zugewiesen werden.

Optional können Sie nun auch noch eine Regel für das Erstellen von Unterordnern definieren. Wenn Sie z. B. möchten, dass die Unterordnerstruktur nach dem aktuellen Jahr erfolgt, wählen Sie den dynamischen Platzhalter Current year aus.

1. Klicken Sie neben dem Feld Regel für Unterordner (optional) auf die drei Punkte.
2. Wählen Sie einen dynamischen Platzhalter, z. B. Current year, aus.
3. Weitere Unterordner trennen Sie mit / und der Auswahl eines weiteren dynamischen Platzhalters.

Mit dem Beispiel <CURRENT_YEAR>/<PROJECT_NAME><PROJECT_NUMBER> wird folgende Unterordnerstruktur erstellt: 2024/Projektname Projektnummer.

Sie können noch weitere, differenzierte Unterordner nach anderen Regeln anlegen lassen. Wenn Sie beispielsweise bei Projekten in der Abteilung Vertrieb immer einen Ordner „Aufträge“ benötigen, können Sie für das automatische Erstellen dieses Ordners eine Regel hinterlegen.

1. Klicken in den InLoox Einstellungen auf Dokumente und dann auf den Tab Struktur.
2. Klicken Sie auf Neu, um eine neue Regel anzulegen.
3. Geben Sie den Namen des Ordners, der nach der Regel erstellt werden soll, ein; z. B. Aufträge. InLoox legt nun diese Regel an.
4. Klicken Sie in der Spalte Feld auf den kleinen Pfeil und wählen Sie den Parameter aus, der als Auslöser für die Regel fungieren soll, z. B. Abteilung (Division name).
5. Geben Sie nun in der Spalte Regel in das Eingabefeld und tippen Sie den Abteilungsnamen ein. Wichtig: der Ausdruck muss genau der Bezeichnung entsprechen. Falls die Abteilung V-Vertrieb lautet, greift die Regel nicht, wenn Sie hier nur „Vertrieb“ hineinschreiben.

Wenn Sie InLoox On-Prem nutzen, können Sie die Dokumentenbibliothek nicht in den InLoox Einstellungen ändern.

Wenn Sie InLoox Professional oder InLoox Enterprise nutzen, dann können Sie die Dokumentenbibliothek ändern und

• von InLoox auf Ihren eigenen Microsoft SharePoint Server® Online umsteigen. Wichtig dabei ist zu bedenken, dass diese Umstellung nicht rückwirkend greift. Dokumente in der InLoox Cloud müssen zuerst heruntergeladen und lokal gespeichert werden! Dokumente werden nicht automatisch von InLoox in SharePoint übertragen.
• nur die URL Ihres Microsoft SharePoints ändern. Diese Änderung greift beim erstmaligen Hinzufügen von neuen Projekt-Dokumenten. Bestehende Unterordner werden beim Ändern der Dokumentenbibliothek nicht gelöscht oder umbenannt.

Sie können einfach in jedes Eingabefeld einer Regel klicken und sie so bearbeiten. Wichtig: diese Änderung greift nicht rückwirkend. Eine Regeländerung greift erst wenn Sie ein weiteres Dokument in einem Projekt ablegen, für das diese Regel gilt.

Wenn Sie eine Regel löschen möchten, klicken Sie auf das rote Papierkorb-Symbol. Bestätigen Sie das Löschen der Regel mit Klick auf Löschen.

Der Basispfad von SharePoint, die Regel für die Dokumentenbibliothek und die Regel für den Unterordner werden addiert. Damit kann folgende URL-Struktur entstehen: <BASISPFAD>/<REGEL-DOKUMENTENBIBLIOTHEK>/<REGEL-UNTERORDNER>

Weitere Unterordner, die nach den Regeln im Tab Struktur erstellt werden, werden im Unterordner, der im Tab Dokumentenbibliothek erstellt wurde, angelegt.