Internes Benchmarking im Projektmanagement

In diesem zweiten Beitrag stellen wir Ihnen das interne Benchmarking im Projektmanagement genauer vor. Im letzten Beitrag hatten wir das Prinzip des Benchmarking grundlegend vorgestellt. Anschließend werden wir im nächsten Beitrag das externe Benchmarking im PM betrachten. 

Definition Benchmarking

Lassen Sie uns noch einmal aus dem letzten Beitrag die Definition dieser Methode aufgreifen:

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Benchmarking dient der Eigenbewertung mittels Konkurrenzvergleich. Im Projektmanagement ist dieses Tool vor allem dann hilfreich, um das PM-System eines Unternehmens zu verbessern oder einen Vergleich zwischen internen Projekten zu ziehen. 

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Prinzip des internen Benchmarkings

Beim internen Benchmarking wählen Sie ein Orientierungsprojekt (=Benchmarking-Objekt) in Ihrem Unternehmen aus, anhand dessen die anderen Projekte beurteilt werden. Bei diesem Benchmarking-Objekt kann es sich z.B. um ein besonders erfolgreiches, abgeschlossenes Projekt handeln. Anschließend werden die Unterschiede zwischen den Projekten ermittelt und Optimierungsmaßnahmen entwickelt, um das gesamte Projektmanagementsystem im Unternehmen auf einen qualitativ höheren Level zu heben. Damit steigern Sie die Effizienz und Effektivität der Projektarbeit und können einen konsistenten PM-Standard gewährleisten.

Vorgehensweise

Zur Vorgehensweise bei internem Benchmarking im Projektmanagement orientieren Sie sich an den folgenden 5 Schritten: 

Internes Benchmarking im PM in 5 Schritten

 

1. Auswahl des Benchmarking-Objekts 

Zuerst wählen Sie das Objekt aus, das Sie im Rahmen des Benchmarking-Prozesses als Orientierungspunkt verwenden möchten. Hierbei kann es sich um ein besonders erfolgreiches, abgeschlossenes Projekt im Unternehmen handeln oder um einen bestimmten Prozess bzw. eine Methode im Projektmanagement die besonders gute Ergebnisse erzielt hat.

2. Auswahl der Vergleichs-Objekte

Anschließend definieren Sie die Objekte, die zum Vergleich herangezogen werden soll. Dabei können Sie z.B. die restlichen Projekte Ihres Unternehmens berücksichtigen.

3. Sammeln der Daten

Im nächsten Schritt sammeln Sie Daten mit Hilfe der Analyse von Sekundärinformationen oder der Gewinnung von Primärdaten z.B. durch eine Befragung aller Projektleiter Ihres Unternehmens. Wichtig ist hier, sowohl Daten bezüglich des Benchmarking-Objekts, als auch hinsichtlich der Vergleichs-Objekte zu gewinnen. Nur so kann anschließend ein Vergleich stattfinden.

4. Identifizierung der Leistungslücken und der Ursachen

Nachdem Sie hinreichend Informationen zu beiden Objekten gesammelt haben, ziehen Sie nun einen Vergleich. Hierbei achten Sie zuerst darauf, alle Leistungslücken zu identifizieren, d.h. in welchen Aspekten das Benchmarking-Objekt den anderen überlegen ist. Im Anschluss gehen Sie den Ursachen für das Entstehen dieser Leistungslücken auf den Grund. Bei den Ursachen kann es sich z.B. um eine zu geringe Besetzung des Projektteams oder zu knapp kalkuliertes Budget handeln.

5. Entwicklung von Optimierungsmaßnahmen

Abschließend entwickeln Sie Maßnahmen, um die Leistungslücken zu füllen und alle Projekte im Unternehmen auf denselben Standard zu optimieren. Beachten Sie hierbei, dass auch das Benchmarking ein kontinuierlicher Prozess ist und Sie die Projekte in Ihrem Unternehmen regelmäßig auf bestehende und neue Leistungslücken überprüfen sollten, um ein höchstmögliches Maß an Verbesserung und Effizienz zur erreichen.

 

Weiterführende Informationen zum Thema Benchmarking: