Benchmarking im Projektmanagement

In diesem Beitrag finden Sie eine grundlegende Einführung zum Thema Benchmarking. In den nächsten Beiträgen werden wir dann jeweils genauer auf das interne und externe Benchmarking im Projektmanagement eingehen.

Definition Benchmarking

Benchmarking dient der Eigenbewertung mittels Konkurrenzvergleich. Im Projektmanagement ist dieses Tool vor allem dann hilfreich, um das PM-System eines Unternehmens zu verbessern oder einen Vergleich zwischen internen Projekten zu ziehen.

Wichtig ist hierbei die Unterscheidung zwischen internem und externem Benchmarking. Internes Benchmarking verfolgt das Hauptziel der Qualitätsverbesserung des Projektmanagementsystems im Unternehmen. Wohingegen externes Benchmarking versucht, die Wettbewerbsposition im Vergleich zur Konkurrenz zu bestimmen und zu verbessern.

Grundlegende Vorgehensweise & Ziele

Beim Benchmarking vergleichen Sie kontinuierlich z.B. Prozesse und Methoden, entweder mit mehreren Konkurrenz-Unternehmen oder innerhalb Ihres eigenen Unternehmens.

Ziel ist es, das Unternehmen bzw. das Projekt mit der besten und effizientesten Leistung  zu identifizieren, um das eigene Unternehmen bzw. Projekt in diese Richtung zu optimieren. Dabei wird zum einen analysiert, welche Unterschiede zwischen den Unternehmen/Projekten bestehen. Zum anderen werden die Gründe dafür identifiziert und potentielle Verbesserungsmöglichkeiten entwickelt. Damit finden sich sogenannte Best Practices, also Projekte, die als Vorlage dienen können.

Studie zur Anwendung von Benchmarking im Projektmanagement

Die aktuellste Studie zu diesem Thema stammt von der deutschen Gesellschaft für Projektmanagement e.V. (GPM) aus dem Jahr 2011. Diese von der GPM durchgeführte Studie zum Benchmarking im Projektmanagement, wurde von März bis Juli 2011 realisiert. Ziel der Studie war es, den Status Quo und die Bedeutung von Benchmarking im Projektmanagement zu identifizieren und potentielle Gestaltungs- und Umsetzungsmöglichkeiten für die Praxis zu entwickeln.

An der Online-Befragung nahmen insgesamt 19 Geschäfts- und Bereichsleiter, QM-/PM-Verantwortliche, Projektmanager bzw. –mitarbeiter aus Betrieben mit mehr als 200 Mitarbeitern teil. Bereits die geringe Teilnehmerzahl liefert einen Hinweis auf die aktuell noch sehr geringe Akzeptanz und Anwendung von Benchmarking im Projektmanagement. Als Hindernisse für die Anwendung dieses Tools nannten die Befragten:

  • Fehlendes Wissen zur Anwendung von Benchmarking im Projektmanagement
  • Keine oder unklare Strategien und Ziele in Bezug auf Benchmarking
  • Fehlender Zugang zu Informationen für das externe Benchmarking

Allerdings sind diese Studienergebnisse schon etwas älter und der Einsatz von Benchmarking im PM kann sich bis heute durchaus stark verändert haben.

Gründe für die Anwendung von Benchmarking im Projektmanagement

Trotz der sehr geringen Anwendung von Benchmarking in der PM-Praxis, sollten Sie den Einsatz dieses Tools in Erwägung ziehen. In vielen anderen Bereichen, wie z.B. im Produktmanagement und der Markenkommunikation, wird Benchmarking bereits gewinnbringend eingesetzt. Des Weiteren erhalten Sie mit Hilfe des Benchmarkings einen detaillierten Eindruck zur Position Ihres Unternehmens im PM im Vergleich zu Ihrer Konkurrenz. Dies kann sehr hilfreich sein, um Maßnahmen zur Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit und Effizienz zu entwickeln.

Außerdem bietet Benchmarking auf Basis der internen Perspektive weitere Vorteile, da hier Unterschiede in PM-Prozessen und Methoden zwischen den verschiedenen Projekten in Ihrem Unternehmen aufgedeckt werden. Mit Hilfe dieser Informationen wird es Ihnen viel leichter fallen, das Projektmanagementsystem Ihres Unternehmens auf den höchstmöglichen Level zu bringen.

 

Quellenangaben:

Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. (2011): Anwendung von Benchmarking im Projektmanagement. URL: https://www.gpm-ipma.de/know_how/studienergebnisse/anwendung_von_benchmarking_im_projektmanagement.html. (Zugriff 30.05.2017)