Externes Benchmarking im Projektmanagement

In diesem Beitrag stellen wir Ihnen das externe Benchmarking im Projektmanagement genauer vor. Mit externem Benchmarking wird die Wettbewerbsposition im Vergleich zur Konkurrenz bestimmt, um diese mit Hilfe korrektiver Maßnahmen zu verbessern. In den letzten Beiträgen haben wir bereits das grundlegende Prinzip des Benchmarking und das interne Benchmarking betrachtet.

Definition Benchmarking

Lassen Sie uns noch einmal kurz die Grundlagen des Benchmarkings Revue passieren:

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Benchmarking dient der Eigenbewertung mittels Konkurrenzvergleich. Im Projektmanagement ist dieses Tool vor allem dann hilfreich, um das PM-System eines Unternehmens zu verbessern oder einen Vergleich zwischen internen Projekten zu ziehen. 

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Prinzip des externen Benchmarkings

Beim externen Benchmarking wählen Sie ein Orientierungsprojekt (=Benchmarking-Objekt) Ihrer Konkurrenzunternehmen aus, anhand dessen die internen Projekte beurteilt werden. Dieses Benchmarking-Objekt könnte zum Beispiel ein besonders erfolgreiches, abgeschlossenes Projekt der Konkurrenz sein, über das in der Branche auf Grund des exzellenten Projektmanagements gesprochen wird.

Im Anschluss ermitteln Sie die Unterschiede zwischen dem gewählten Orientierungsprojekt und den Projekten Ihres Unternehmens. Basierend auf den daraus entstandenen Erkenntnissen werden Optimierungsmaßnahmen entwickelt, um das Projektmanagementsystem Ihres Unternehmens dem Level der Konkurrenz anzugleichen. Damit verbessern Sie u.a. die Effizienz der Projektarbeit und die Wettbewerbsposition Ihres Unternehmens.

Vorgehensweise

Um ein externes Benchmarking durchzuführen, orientieren Sie sich an der folgenden Leitlinie:

Externes Benchmarking im Projektmanagement in 5 Schritten

 

1. Auswahl des Benchmarking-Objekts

Zuerst wählen Sie das Konkurrenz-Projekt aus, das Sie im Rahmen des Benchmarking-Prozesses als Orientierungspunkt verwenden möchten. Hierbei kann es sich um ein bekanntes, erfolgreiches Projekt handeln oder um Prozesse bzw. Methoden im Projektmanagement, über die auf Grund ihrer herausragenden Ergebnisse gesprochen wird.   

2. Auswahl der Vergleichs-Objekte

Anschließend definieren Sie die Objekte, die zum Vergleich herangezogen werden sollen. Hierbei können Sie sich z.B. auf alle Projekte Ihres Unternehmens oder lediglich auf Ihre Top-Projekte beziehen.

3. Sammeln der Daten

Dieser Schritt ist der kritischste Schritt im externen Benchmarking, da es oft sehr schwierig ist Daten zu den Projekten der Konkurrenzunternehmen zu erhalten. Die Daten sammeln Sie z.B. mit einer Analyse von Sekundärinformationen oder der Gewinnung von Primärdaten z.B. durch eine Befragung aller Projektleiter Ihres Unternehmens und – wenn möglich – Erkundigungen im Konkurrenzbetrieb.

Wichtig ist hier, sowohl Daten bezüglich des Benchmarking-Objekts, als auch hinsichtlich der Vergleichs-Objekte zu gewinnen. Nur so kann anschließend ein Vergleich stattfinden.

4. Identifizierung der Leistungslücken und der Ursachen

Nachdem Sie im Idealfall genügend Informationen zu allen Objekten gesammelt haben, beginnen Sie mit dem Vergleich. Hierbei achten Sie zuerst darauf, alle Leistungslücken zu identifizieren, d.h. in welchen Aspekten das Konkurrenz-Projekt den anderen überlegen ist. Im Anschluss gehen Sie den Ursachen für das Entstehen dieser Leistungslücken auf den Grund. Bei den Ursachen kann es sich z.B. um eine zu geringe Besetzung des Projektteams oder zu knapp kalkuliertes Budget handeln.

5. Entwicklung von Optimierungsmaßnahmen

Abschließend entwickeln Sie Maßnahmen, um diese Leistungslücken zu schließen und alle Projekte Ihres Unternehmens auf den Level des Konkurrenz-Projektes zu optimieren. Beachten Sie hierbei, dass auch das Benchmarking immer im Rahmen eines kontinuierlichen Prozesses stattfindet. Außerdem sollten Sie die Projekte in Ihrem Unternehmen regelmäßig auf bestehende und neue Leistungslücken im Vergleich zur Konkurrenz überprüfen, um ein höchstmögliches Maß an Verbesserung und Effizienz zu erreichen. 

 

Weiterführende Informationen zum Thema Benchmarking:

 

Credit Header-Zitat: Peter Altenberg (* 9. März 1859; † 8. Januar 1919)