Digitale Transformationsprojekte (3)

In den vorangegangenen Beiträgen unserer Blogreihe haben wir uns grundlegend mit der digitalen Transformation, sowie den Potentialen digitaler Transformationsprojekte beschäftigt. Dabei haben wir die folgende Definition zu Grunde gelegt:

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Eine digitale Transformation ist ein Prozess der Disruption („Zerstörung“) und darauffolgender Erneuerung. Alte Muster werden dabei aufgebrochen und durch neue, effizientere Prozesse und Strukturen ersetzt.

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Abschließend beschreiben wir im dritten und letzten Teil dieser Reihe einen möglichen Weg zur digitalen Transformation. Dieser Weg dient lediglich als Richtschnur für Ihren individuellen Transformationsprozess, denn der Prozess wird sich von Unternehmen zu Unternehmen stark unterscheiden.

Der Weg zu digitalen Transformation

Viele Branchen sehen große Chancen in der Digitalisierung, schätzen die eigene digitale Reife aber noch sehr niedrig ein (aus „Die digitale Transformation der Industrie“, S. 28). Hier besteht noch eine große Diskrepanz zwischen dem Gewollten und der Realität.

Um eine digitale Transformation erfolgreich auszuführen, müssen Sie sich bewusst sein, wo Ihr Unternehmen gerade steht, wo Sie es in Zukunft sehen wollen, und welche Schritte Sie einleiten müssen, um Ihr Ziel zu erreichen. Bevor sie mit dem eigentlichen Transformationsprozess beginnen können, müssen Sie erst einmal die richtigen Voraussetzungen dafür schaffen.

Schritt 1: Unternehmensstrategie ausrichten

Der erste Schritt zur digitalen Transformation ist die Ausrichtung der gesamten Unternehmensstrategie auf dieses Vorhaben. Digitalisierung kann nicht nur nebenbei geschehen, denn es ist ein Veränderungsprozess, der einen Einfluss auf das gesamte Unternehmen und seine Abteilungen hat, vom Marketing zur Entwicklung, bis hin zum Vertrieb und der Personalabteilung.  Somit dürfen Führungskräfte die digitale Transformation nicht stiefmütterlich behandeln, sondern müssen dafür sorgen, dass sie ein essentieller Teil der Unternehmensstrategie und –organisation wird. Es geht dabei nicht darum, alle möglichen neuen Technologien im Unternehmen einzuführen. Wählen Sie Digitalisierungsprojekte aus, die auch mit Ihrer neuen Unternehmensstrategie einhergehen, und vor allem einen Mehrwert für das Unternehmen, die Mitarbeiter und den Kunden darstellen.

Schritt 2: Technologien modernisieren

Der wichtigste Schritt nach der Ausrichtung der gesamten Unternehmensstrategie auf die digitale Transformation ist das Aufrüsten mit der passenden Technologie.  Die neuesten Technologien und Lösungen eröffnen Unternehmen viele Chancen, die bisher als unmöglich galten. Technologien wie KI (Künstliche Intelligenz), die intelligente Maschine die mitlernen kann, Roboter oder Sensoren (Stichwort „Internet der Dinge“) ermöglichen eine erhöhte Automatisierung von Abläufen und tragen so zu einer erheblichen Effizienzsteigerung bei.

Bevor Sie die alten Systeme komplett rauswerfen und durch neue ersetzen, müssen Sie eine Bestandsaufnahme machen. Welche Technologien sind veraltet und können durch neue ersetzt werden? Welche Technologien haben sich bewährt, und sollten beibehalten werden? Viele Lösungen, wie zum Beispiel CRM-Systeme werden oft schon Jahre lang benutzt, und eine komplette Ablöse wäre zeitaufwändig und garantiert keine Effizienzsteigerung. In solchen Fällen sollten Sie integrative Systeme entwickeln um alte und neue Systeme und Informationen miteinander zu verknüpfen.

Sparen Sie hier nicht an der falschen Stelle. Oftmals scheitern digitale Transformationsprojekte daran, dass nicht genügend Wissen und Know-how im Unternehmen besteht, oder nicht genügend Ressourcen oder Kapazitäten für eine erfolgreiche und nachhaltige Umstellung zur Verfügung stehen. Mitarbeiter sind meist mit dem Tagesgeschäft bereits ausgelastet, und können sich nicht vollkommen auf das Transformationsprojekt konzentrieren. In solchen Fällen ist es ratsam, sich Hilfe von Experten zu holen. Diese haben das nötige Fachwissen und können anhand der Bedürfnisse Ihres Unternehmens individuelle Lösungen entwickeln und implementieren.

Schritt 3: Prozesse optimieren

Eine weitere Voraussetzung für eine erfolgreiche digitale Transformation im Unternehmen ist die Optimierung von Prozessen. Unternehmen sollten immer nach einer Optimierung und einer kontinuierlichen Verbesserung von Geschäftsprozessen streben. Aber um digitale Prozesse einzuführen, ist es wichtig sogenannte „Best Practices“ im Prozessmanagement anzuwenden. Auch die Prozesse im Unternehmen müssen erst für die Digitalisierung vorbereitet werden, dazu gehört eine Ausarbeitung von neuen Prozessen, die die Geschäftsprozesse des Unternehmens optimieren und erweitern.

Starre, lineare Wertschöpfungsprozesse werden abgelöst durch flexible, iterative Prozesse, die einen Austausch zwischen den Stufen ermöglicht. Dieser direkte Kontakt zwischen verschiedenen Bereichen, fördert schnellere und effektivere Entscheidungsprozesse. So können Unternehmen schneller auf die Bedürfnisse und Anforderungen von Kunden reagieren. Dies erfordert natürlich auch, dass effektivere Kommunikationsprozesse geschaffen werden müssen.

Schon das Web 2.0 hat die zwischenmenschliche Kommunikation in Unternehmen stark verändert: statt asynchroner, zeitversetzter Kommunikation, können nun auch virtuelle und geographisch verteilte Teams effektiv und synchron miteinander kommunizieren und kollaborieren. Auch die sozialen Medien haben die Unternehmenskommunikation verändert. Sie spielen eine immer wichtigere Rolle in allen Bereichen des Unternehmens, von der internen Kommunikation bis hin zum Marketing („Social Media Marketing“), Support und Vertrieb. Machen Sie sich diese Möglichkeiten zunutze, um die Prozesse und Kommunikation in Ihrem Unternehmen effektiver und effizienter zu gestalten.

Schritt 4: Veränderungen effektiv kommunizieren

Da der Digitalisierungsprozess ein Veränderungsprozess ist, müssen Führungskräfte mit anfänglichem Misstrauen und sogar Widerstand von Seiten der Belegschaft und Kunden rechnen. Um aber die Unternehmensstrategie langfristig auf die digitale Transformation auszurichten, müssen Sie das Vertrauen und die Unterstützung aller Beteiligten haben. Dazu brauchen Sie solide Führungskompetenzen, denn nur wenn Ihre Mitarbeiter sehen, dass Sie mit Bestimmtheit dahinter stehen und sich die Veränderungen positiv auf das Unternehmen auswirken wird, werden sie die Veränderungen akzeptieren.

Eine Veränderung betrifft natürlich auch immer die Stakeholder, die bestimmte Anforderungen und Erwartungen an die Weiterentwicklung des Unternehmens haben. Es ist wichtig, während des gesamten digitalen Transformationsprozesses regelmäßig mit den Stakeholdern zu kommunizieren, besonders wenn Veränderungen einen direkten Einfluss auf deren Interessen haben.

Schritt 5: Neue Fähigkeiten und Wissen fördern

Die Einführung neuer Technologien erfordert natürlich auch, dass die Mitarbeiter darauf vorbereitet werden und ein „digitales Training“ erhalten.  Viele jüngere Mitarbeiter, die „Digital Natives“ sind mit den neuen Medien aufgewachsen und arbeiten sich in neue Technologien und Methoden mit einer positiven Einstellung schnell ein.

Aber es gibt auch die „Digital Immigrants“, also all diejenigen, die nicht mit dem Web 2.0 aufgewachsen sind und deshalb eine Starthilfe benötigen.  Zum Training gehört aber nicht nur das Erlernen technischer Kenntnisse, sondern auch neue Sichtweisen und erweitertes Wissen zu verschiedenen anderen Aspekten, wie zum Beispiel Kundenorientierung und abteilungsübergreifendes Zusammenarbeiten zu erwerben. Durch gezielte Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen können Sie Ihre Belegschaft auf die digitale Transformation vorbereiten und mögliche Bedenken adressieren und idealerweise aus dem Weg räumen.

Zum digitalen Wissensmanagement gehört auch die enge Zusammenarbeit mit Partnern, Freelancern, Universitäten und anderen externen Dienstleistern. Digitale Technologien ermöglichen die Zusammenarbeit mit internen und externen Beteiligten über räumliche und zeitliche Grenzen hinweg. Durch das sogenannte „Crowdsourcing“ können Sie das kollektive Wissen von vielen verschiedenen Experten wirksam nutzen, um Wissenslücken im eigenen Unternehmen zu schließen.

Schritt 6: Transformationsprojekt durchführen

Das Ziel der digitalen Transformation ist es, „analoge“ Unternehmen in die digitale Zukunft zu führen. Dieser Prozess ist fortlaufend und die Umstellung wird iterativ und integrativ eingeführt. Transformationsprojekte sind so unterschiedlich, dass es keine perfekte Lösung gibt, sondern jedes Projekt unterschiedliche Anforderungen hat. Je nachdem welches Projekt ansteht, müssen Sie Ihre Methoden und Vorgehensweisen dementsprechend anpassen.  

Agile Methoden sind perfekt für die Durchführung von digitalen Transformationsprojekten. Im Vergleich zu traditionellen Projektmanagement Methoden, wie der Wasserfall-Planung, betonen agile Methoden wie Scrum oder Kanban das iterative Vorgehen bei der Planung und ermöglichen dem Projektmanager und Team mehr Flexibilität.

Aber das heißt natürlich nicht, dass Sie die „alten“ Methoden komplett verwerfen sollten, denn sie können diese auch mit den neuen verbinden und eine Art hybrides Projektmanagement betreiben. Ihr Transformationsprojekt wird nicht aus einem großen Projekt bestehen, sondern aus vielen kleineren Teilprojekten, die ein Projektportfolio ergeben. Sie können für die einzelnen Teilbereiche, je nach den Bedürfnissen des Projektes, die eine oder andere Methode auswählen, oder agile Elemente in die klassische Planung einbauen und umgekehrt. Vergessen Sie dabei nicht, die Kommunikation und den Informationsfluss zwischen den klassischen und agilen Projektteams sicherzustellen. Sonst riskieren Sie, dass die Projektteams völlig isoliert voneinander arbeiten, anstatt zusammenzuarbeiten.

 

Mehr Beiträge in dieser Reihe:

Digitale Transformationsprojekte (1): Was bedeutet digitale Transformation

Digitale Transformationsprojekte (2): Chancen und Herausforderungen