Projektmanagement & Events: So planen Sie einen erfolgreichen Festzug

Linh Tran, Mittwoch, 16. März 2022 | Lesedauer: 6 min.

Die meisten Menschen erleben einen Festumzug, wie die St. Patrick's Day Parade in Chicago oder die Karnevalsumzüge in Köln und Düsseldorf, als fertiges Endergebnis. Was sie nicht sehen, sind die Monate der Planung, die nötig waren, um einen perfekten Event auf die Beine zu stellen. 

Wussten Sie, dass die St. Patrick's Day Parade in Chicago jedes Jahr mehr als 400.000 Zuschauer anlockt? Oder dass man 40 Pfund pulverisierte Pflanzenfarbe, die eigentlich orange ist, benötigt, um den Chicago River grün zu färben? In Anbetracht dessen ist es nicht verwunderlich, dass es viel Zeit und Mühe kostet einen Umzug zu organisieren und dafür zu sorgen, dass am eigentlichen Tag alles nach Plan läuft.

Zwei Jahre in Folge ist die weltberühmte St. Patrick’s Day Parade in Chicago aufgrund der Corona-Pandemie ausgefallen. In 2022 fand sie nun endlich wieder statt. In normalen Jahren ist eine Outdoor-Veranstaltung in dieser Größenordnung schon eine planerische Herausforderung, aber in Zeiten von Corona steigen die Ungewissheiten auf ein neues Level: Gibt es Beschränkungen? Wenn ja, welche? Wird plötzlich eine neue, noch ansteckendere Variante entdeckt? Kommen die Leute oder bleiben sie Großereignissen fern? Kurzfristige Absagen, selbst direkt am Veranstaltungstag, sind keine Überraschung mehr.

Nichtsdestotrotz, Großereignisse kommen wieder und sie möchten effizient geplant werden. Die Planung eines Festzugs ist nicht einfach, aber mit den richtigen Projektmanagement-Fähigkeiten und -Wissen ist es viel weniger stressig. Hier sind 5 Projektmanagement-Tipps, die Ihnen helfen werden einen Festzug erfolgreich zu planen:

Erwartungen klären

Festumzüge haben in der Regel von Anfang an einen bestimmten Zweck: Es geht darum, eine Person oder einen Anlass zu feiern, z.B. St. Patrick oder den Karneval. Dennoch müssen die Organisatoren und Verantwortlichen klären, was sie von der Veranstaltung erwarten. Die meisten Festumzüge stehen zum Beispiel jedes Jahr unter einem anderen Motto, so dass alles genau auf das Thema abgestimmt werden muss. Je nach Umzug müssen Sie auch Ihr Zielpublikum bestimmen und dementsprechend planen. Wenn ein Umzug familienorientiert sein soll, müssen Sie zusätzliche Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass er familienfreundlich bleibt, z. B. die Einführung eines Alkoholverbots.

Risikomanagement und vorausschauende Planung

Da Umzüge im Freien stattfinden, sind sie der Willkür der Jahreszeiten ausgesetzt. Die Chicagoer St. Patrick's Day Parade fand beispielsweise schon unter sintflutartigen Regenfällen statt. Dieses Jahr fand das Spektakel unter eisigen Temperaturen statt. Bei Veranstaltungen, die im Sommer stattfinden, müssen Sie sich hingegen auf Hitze vorbereiten, indem Sie beispielsweise Wasserflaschen und Fächer verteilen. Aber nicht nur das Wetter stellt ein Risiko für die Organisatoren von Umzügen dar, sondern auch Sicherheitsrisiken und die Verfügbarkeit von Ressourcen. Aus diesem Grund müssen Sie ein Risiko- und Änderungsmanagement einführen. Sie müssen die Risiken sorgfältig bewerten und eine Präventionsstrategie sowie eine Strategie zur Eindämmung von Risiken, die Sie nicht verhindern können, einführen. Auch wenn die Kontrolle der Menschenmenge ein wichtiger Bestandteil Ihrer Umzugsplanung sein sollte, müssen Sie sie als Risiko betrachten - nichts ist so unberechenbar wie der Faktor Mensch. Ein sorgfältiges Änderungsmanagement hilft Ihnen, ein genaues Budget zu erstellen, da jede unvorhergesehene Änderung zusätzliche Kosten verursachen kann.

Erstellen Sie ein exaktes Budget

Festumzüge sind riesige Veranstaltungen, die sehr hohe Budgets erfordern. Die meisten Städte können nicht die gesamten Kosten für eine solche Veranstaltung tragen, so dass die Organisatoren nach Sponsoren suchen müssen. Genügend Sponsoren zu haben, bedeutet jedoch nicht, dass alle Kosten gedeckt sind. Zu den Kosten, die Sie einkalkulieren müssen, gehören Aufräumarbeiten, Blumen, Druckkosten (z. B. für Flyer), Marketing, Bands, Banner und so weiter. Der beste Weg, ein Budget zu planen und es einzuhalten, besteht darin, vor der Veranstaltung Schätzungen und Prognosen vorzunehmen, dann im Laufe der Planung die ursprünglichen Schätzungen zu aktualisieren und nach dem Ereignis eine Budgetsitzung abzuhalten, um Ihre ursprünglichen Schätzungen mit den tatsächlichen Ausgaben zu vergleichen. Daraus können Sie Lehren für den nächsten Festzug ziehen.

Zeitmanagement

Zeitmanagement ist wahrscheinlich die wichtigste Fähigkeit, die Organisatoren von Umzügen haben müssen. Viele Umzüge finden jedes Jahr an einem bestimmten Datum statt, so dass Sie eine strenge Frist einhalten müssen - ein Rosenmontagszug kann schließlich nicht am Dienstag stattfinden. Planen Sie eine ausreichende Vorlaufzeit von mindestens ein paar Monaten ein, da Sie Finanzmittel und Genehmigungen einholen sowie die Infrastruktur planen müssen, d. h. Verkehrsregelung und Straßensperrungen. Auch die Veranstaltung selbst unterliegt einem strengen Zeitplan für die Produktion, weshalb Sie den Zeitplan für die Aktivitäten sorgfältig planen müssen. Legen Sie den Zeitpunkt und die Route der Parade fest und kalkulieren Sie, wie lange alle Wagen brauchen werden, um das Ziel zu erreichen. Denken Sie daran, dass Sie die Genehmigungen für eine bestimmte Zeit an einem bestimmten Tag erhalten haben, so dass Sie Ihren Zeitplan nicht überschreiten können.

Kommunizieren Sie regelmäßig

Um den Zeit- und Kostenplan einzuhalten, müssen Sie regelmäßig mit allen Beteiligten kommunizieren, z. B. mit allen Organisationen, die am Umzug beteiligt sind, sowie mit den Anwohnern, die von dem Umzug betroffen sind. In der Regel ist ein Komitee für eine Reihe von Aspekten eines Festzugs verantwortlich, von der Planungsphase bis zu den Aufräumarbeiten. Dieser Ausschuss setzt sich in der Regel aus dem Projektteam und Personen aus verschiedenen Organisationen zusammen, so dass es unweigerlich zu Meinungsverschiedenheiten und Missverständnissen kommen kann. Um Verwirrung und Missverständnisse zu vermeiden, ist es wichtig, häufig und effektiv zu kommunizieren. Führen Sie regelmäßige, mindestens wöchentliche Statusmeetings durch, damit Sie sich rechtzeitig mit Problemen befassen können und alle Beteiligten über den Stand des Projekts auf dem Laufenden gehalten werden. Da so viele Menschen direkt oder indirekt an einem Festzug beteiligt sind, kann man nie zu viel kommunizieren.

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