Methoden im visuellen Projektmanagement

Was ist visuelles Projektmanagement?

Visuelles Projektmanagement versucht komplexe Themen durch visuelle Unterstützung verständlicher darzustellen. Dabei werden verschiedene Methoden der Visualisierung als Instrument im Projektmanagement eingesetzt. So werden Berichte, Aufgaben oder sonstige Dokumente durch visuelle Darstellungen wie Grafiken oder Symbole ergänzt bzw. im Idealfall ersetzt.

Vorstellung visueller Gestaltungstechniken

In diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen in Anlehnung an die interessante Session von Christian Botta und Daniel Reinold auf dem PM Camp in München einen Überblick zu potentiellen Visualisierungsmöglichkeiten geben. Dabei werden Sie bemerken, dass Ihnen einige dieser Techniken bereits bekannt sind und Sie diese regelmäßig im Arbeitsalltag anwenden. 

Visuelle Methoden

1. Canvas

Bei einem Canvas handelt es sich um eine Visualisierungsmethode, die vielschichtige Thematiken in ihre grundlegenden Bestandteile auflöst und idealerweise auf einer Seite übersichtlich abbildet. Dadurch wird die Komplexität enorm reduziert und Sie können das zu bearbeitende Thema schrittweise von Komponente zu Komponente bearbeiten, um es anschließend wieder zum großen Ganzen zusammenzusetzen.

Diese Grundidee des Canvas wurde mehrfach weiterentwickelt, um verschiedenen Einsatzgebieten gerecht zu werden. So unterscheiden wir beispielsweise zwischen den folgenden Canvas-Modellen:

  • Business Model Canvas: Das Business Model Canvas war das erste Canvas dieser Art und diente deshalb als Vorlage für sämtliche Weiterentwicklungen. Ursprünglich entwickelt von Alexander Osterwalder und Yves Pigneur können anhand des Business Model Canvas unterschiedliche Geschäftsmodelle nach einer einheitlichen Struktur dargestellt werden. Dieses Canvas untergliedert Geschäftsmodelle in die folgenden neun Komponenten: Schlüssel-Partner, Schlüssel-Aktivitäten, Nutzen-Versprechen, Kunden-Beziehung, Kunden-Arten, Schlüssel-Ressourcen, Vertriebs- und Kommunikations-Kanäle, Kosten und Einnahmequellen.
  • Project Canvas: Die ursprüngliche Idee von Osterwalder und Pigneur wurde mit dem Project Canvas auf das Projektmanagement übertragen. Mit Hilfe dieses Canvas zerlegen Sie ein Projekt in die einzelnen Projektbausteine und können diese in einer einheitlichen Struktur visuell darstellen und ausarbeiten. Das Project Canvas setzt sich aus 11 Projektbausteinen zusammen: Budget, Team, Ressourcen, Umfeld, Risiken + Chancen, Meilensteine, Qualität, Ergebnis, Kunde, Zeit und Zweck.
  • Role Model Canvas: Das Role Model Canvas wurde von Christian Botta zur Definition und Zuweisung von Rollen im Projektteam entwickelt. Ziel dieses Canvas ist die Visualisierung der einzelnen Rollen im Team, um anschließend Aufgaben und wichtige Eigenschaften wie z.B. Ziele und Entscheidungsbefugnisse gemeinsam festzulegen. Mit Hilfe von 8 verschiedenen Bereichen erhalten Sie so einen schnellen Überblick über die wichtigsten Fakten zu jeder Rolle: Verantwortet & Entscheidet, Nein, Ziele & Mission, Tools, Primäre Aufgaben, Unterstützung, Informationstransfer, Hinweise.

 

Beispiel zum Project Canvas

Beispiel zum Project Canvas

 

2. Sketchnoting

Beim Sketchnoting handelt es sich um eine einfache Visualisierungsmöglichkeit, die Sie ganz unkompliziert für sich selbst üben und ausprobieren können. Prinzipiell werden bei dieser Technik Notizen mit Hilfe von kleinen graphischen Skizzen festgehalten. Dabei ist es sehr hilfreich mit Standardelemente wie Sprechblasen, Etiketten, einfachen Objekten (Häuser, Wolken, Bücher, Papier, Computer) oder Emoticons zu starten. Mit Sketchnoting aktivieren Sie Ihre Wahrnehmung auf einer weiteren Ebene und können Informationen einfacher untereinander vernetzen.

Mehr zum Thema Sketchnoting und Beispiele finden Sie u.a. hier: Sketchnotes

 

3. Mind Mapping

Der Begriff “Mind Map” wurde in den 1970er Jahren populär. Eine Mind Map ist ein Diagramm, das mit Hilfe eines zentralen Knoten in der Mitte die grundlegende Idee oder das Konzept repräsentiert. Dieser zentrale Knoten hat mehrere verwandte Äste, die um ihn herum aufgebaut werden. Mind Maps werden häufig primär mit Brainstormings in Verbindung gebracht. Darüber hinaus eignen sie sich auch als Notizwerkzeug, um Lösungen zu schwierigen Problemen zu finden und komplexe Sachverhalte in handhabbare Teile herunter zu brechen. 

Mind Map in InLoox 9 für Outlook

 

4. Gantt-Charts

Auch die im Projektmanagement häufig genutzten Gantt-Diagramme stellen eine Form von Visualisierung dar. Ein Gantt-Diagramm ist eine Spezialform des Balkendiagramms, das alle Terminplanvorgänge des Projekts graphisch abbildet. Diese Methode der Projektplanung stellt die Fortschritte des Projekts graphisch dar und ist gleichzeitig ein gutes Kommunikationsmittel zwischen den Projektakteuren. 

Gantt-Diagramme als Visualisierungsmöglichkeit

 

Projektmetaphern

Projektmetaphern betrachten ein Projekt in einem weniger komplexen Setting und verwenden einfache Metaphern, um dieses Setting herzustellen.

1. Projektinsel

Eine Insel kann als Metapher für einen einzelnen Menschen, ein Team, ein Projekt oder ein Unternehmen stehen. Bei der Metapher der Projektinsel wird ein Projekt als diese Insel betrachtet und sämtliche Projektprozesse können in diesem einfachen Setting mit reduzierter Komplexität dargestellt werden.

2. Project Journey

Das Project Journey ist die dem Project Canvas zugrundeliegende Metapher für ein Projekt. Dabei wird das Projekt als eine Reise ins Unbekannte dargestellt. Dafür wird das Bild einer Reiseroute über den Project Canvas gelegt. Auch diese Metapher hilft, ein komplexes Projekt bildhaft zu erläutern, ohne zu sehr auf Projektmanagement-Fachausdrücke zurückzugreifen. 

 

Vor- und Nachteile des visuellen Projektmanagements

Im Vergleich zu sprachlich übermittelten Informationen (geschrieben oder gesprochen) sind visuelle Signale klar im Vorteil. Dies liegt vor allem daran, dass sie vom Menschen sehr schnell erfasst und intuitiv verstanden werden. Da Visualisierungen enorm zur Überwindung von Sprachbarrieren beitragen, liefern Sie zudem einen echten Mehrwert für die Zusammenarbeit in interkulturellen Teams. 

Vorteile des visuellen Projektmanagements

Dennoch eignen sich visuelle Signale nicht immer zur Darstellung vielschichtiger Inhalte. Ab einem gewissen Grad an Komplexität sind Visualisierungen nicht mehr nutzbar, um komplexe Aussagen richtig abzubilden. Außerdem sollten Sie vor dem Hintergrund der immer größer werdenden Flut an Informationen beachten, dass zu viele visuelle Signale vom Empfänger mitunter ignoriert werden. Auch die Standardisierung von Symbolen ist von hoher Bedeutung, da nur stark standardisierte Symbole sicher überall und von allen verstanden werden.  

Nachteile des visuellen Projektmanagements

 

Zum Nachlesen