7 Gründe, warum eine Projektmanagement-Software wichtig ist

Armin Bichler, Mittwoch, 22. Juni 2022 | Lesedauer: 7 Min.

Wir geben Ihnen gute Gründe, warum Sie eine Projektmanagement-Software brauchen, wenn Sie wichtige Projekte erfolgreich umsetzen wollen.

Warum ist eine Projektmanagement-Software wichtig?

Sie arbeiten ständig an wichtigen Projekten. Je mehr Menschen in das Projekt involviert sind, desto schwieriger ist die Umsetzung. Ihre Mitarbeiter und Teams brauchen eine genaue Planung mit klarer Struktur, damit Ihr Projekt kein Zeitfresser wird.

Bei all den Aufgaben und Projekten, an denen sie arbeiten, ist es fast unmöglich, sich alles im Kopf zu merken. All diese Informationen in Tabellenkalkulationen und E-Mails festzuhalten, ist überwältigend und für die ständige Kommunikation schwierig. Selbst mit einer Cloud-Lösung verliert man dabei schnell den Überblick.

Warum brauche ich eine Projektmanagement-Software?

Mit einer Projektmanagement-Software erstellen Sie schnell eine Liste von Aufgaben. Planen Sie die Reihenfolge und den zeitliche Ablauf. Sie setzen Ihre Ressourcen effizient ein und erleichtern Ihrem Team das Projekt umzusetzen.

Kennen Sie diese Fragen?

  • In welchem Stadium befindet sich die Ihnen zugewiesene Aufgabe?
  • Warum gibt es eine Verzögerung bei der Fertigstellung der Projektanforderungen?
  • An wie vielen Projekten arbeiten Sie derzeit?

Wenn Sie als Führungskraft Ihrem Team diese Fragen stellen müssen, brauchen Sie eine Projektmanagement-Software.

7 Gründe für den Nutzen von Projektmanagement-Tools

Damit jedes Teammitglied die Aufgaben erledigen und die gesteckten Ziele ohne ärgerliche Planungsfehler und ohne kostspieligen Zeitverlust erreichen kann, braucht jedes Unternehmen ab einer gewissen Projektgröße eine Projektmanagement-Software, die folgenden Nutzen hat:

  1. Optimierte Planung
  2. Einfache Zusammenarbeit bei Projekten
  3. Verwaltung des Budgets
  4. Effizienz: Optimierung der Ressourcen
  5. Reporting: Systematische Projektberichterstattung
  6. Gemeinsame Nutzung von Dateien und Dokumenten
  7. Klare Kommunikation

Wollen Sie die Produktivität Ihres Teams steigern?

Unsere Fallstudien zeigen, dass die Projektmanagement-Plattform InLoox erheblich dazu beiträgt, dass Ziele schneller und kostengünstiger erreicht werden.

Starten Sie Ihr nächstes Projekt mit der Projektmanagement-Software InLoox kostenlos!

1. Optimierte Planung

Sobald Sie mit der Planung des Projekts fertig sind, werden sich wahrscheinlich einige Aspekte ändern.

Ohne ein professionelles Projektmanagement wird die Kommunikation mit mehreren Teams und allen beteiligten Teammitgliedern zu einer zeitraubenden Aufgabe.

In Ermangelung eines Instruments gibt es keine Richtlinien darüber, wer was in welcher Zeitspanne zu erledigen hat. Dies führt zu Schwierigkeiten bei der Einhaltung eines Zeitplans und in der Folge zu Produktivitätseinbußen.

Im Rahmen des Projektmanagements werden alle Aufgaben umrissen und für das Team sichtbar gemacht. Sie können die Zeitpläne, Fristen und Prioritäten festlegen, um Überschneidungen der Aufgaben zu vermeiden. Mit der PM-Software können Sie den Lebenszyklus des Projekts optimieren. Das Tool zeigt, wie Projekte verwaltet werden sollen, zentralisiert die Arbeitsweise der Mitarbeiter und sorgt für eine bessere Sichtbarkeit im gesamten Unternehmen.

So hat das Team eine vollständige Vorstellung davon, wo es steht, wohin es will und was es erreichen soll.

2. Einfache Zusammenarbeit bei Projekten

Bei großen Projekten werden jedem Mitglied individuelle Aufgaben im Team zugewiesen. 

Da viele Teams mittlerweile verstreut an verschiedenen Orten arbeiten, hat die Bedeutung von Projektmanagement für Unternehmen drastisch zugenommen.

Damit alle auf dem gleichen Stand bleiben, den Fortschritt verfolgen können und einen Überblick über die Leistungen ihrer Kollegen erhalten, ist eine leistungsstarke Projektmanagement-Software unerlässlich.

Bei Fragen oder Problemen erhalten Sie schnell eine Antwort, da Sie genau wissen, wer an einer bestimmten Funktion arbeitet. Die Zeit, die für die Suche nach einer Antwort benötigt wird, wird drastisch reduziert. Auch die Zusammenarbeit im Team wird erleichtert.

Die Teammitglieder können über das Tool kommunizieren, Dokumente austauschen und ausstehende Arbeiten besprechen, ohne dass sie sich über Fehlkommunikation Gedanken machen müssen - alles unter einem Dach. Der Projektleiter kann die Fortschritte der Teammitglieder überprüfen und bei Bedarf Änderungen vornehmen.

3. Verwaltung des Budgets

Für jede 1 Milliarde Dollar, die in den USA investiert wird, werden 122 Millionen Dollar aufgrund mangelnder Projektplanung verschwendet. Das ist eine unnötige Verschwendung von 12,2%.

Eines der Ziele des Projektmanagers ist es, den Gewinn des Unternehmens bei jedem Projekt zu maximieren. Eine einfache Excel-Tabelle, in der die Ausgaben aufgelistet sind, reicht nicht mehr aus, wenn die Teammitglieder aus der Ferne arbeiten.

Mit einer Projektmanagement-Software kann der Projektleiter feststellen, wie das Team in Bezug auf die geplanten und tatsächlichen Budgets abschneidet.

Bei Unstimmigkeiten, geringer Auslastung oder Überbuchung kann die Arbeit entsprechend angepasst und verteilt werden. So kann das Projekt am Ende innerhalb des zugewiesenen Budgets und Zeitrahmens abgeschlossen werden.

4. Optimierung der Ressourcenzuweisung

Ein weiterer wichtiger Grund, warum Unternehmen eine Projektmanagement-Software einsetzen, ist die Optimierung der Ressourcen. Die Verwaltung der Mitarbeiterzeit stellt sicher, dass Ihre Mitarbeiter weder überfordert noch unterfordert  sind. Sie können die Zeit sinnvoll nutzen und einen reibungslosen Ablauf gewährleisten.

Diese Funktion zeigt auf, welche Ressourcen benötigt werden und wofür sie benötigt werden. Die Kosten für die Nutzung werden entsprechend berechnet.

Warum ist das so hilfreich? Auf diese Weise können Sie vermeiden, dass Ressourcen fehlen oder überbeansprucht werden.

5. Systematische Projektberichterstattung

Wenn Projektmanager verschiedene Methoden zur Verwaltung von Projekten verwenden, können auch die Statusberichte in verschiedenen Formaten vorliegen. Das Lesen dieser Berichte ist eine mühsame Aufgabe.

Jede professionelle Projektmanagement-Software verfügt über eine Reihe von Vorlagen für die Projektberichterstattung. Das erleichtert den Projektmanagern die Analyse von Informationen und eine einheitliche Form für das gesamte Unternehmen. Dadurch finden alle Mitarbeiter in den Berichten schnell die benötigten Informationen.

Außerdem können die Berichte an einem zentralen Ort gespeichert werden, so dass jeder weiß, wohin er sich wenden muss, wenn es nötig ist.

6. Gemeinsame Nutzung von Dateien und Dokumenten

Dateien und Dokumente sind ein wichtiger Bestandteil eines jeden Unternehmens. Eines der Merkmale der besten PM-Tools ist eine zentralisierte Speicherplattform, auf der die Teammitglieder wichtige Dokumente speichern und abrufen können. Ihre Mitarbeiter müssen sich nicht mehr durch mehrere Tabellenkalkulationen oder E-Mails wühlen, um die gewünschten Informationen zu erhalten.

7. Klare Kommunikation

Viele Projekte scheitern an mangelnder Kommunikation.

Bei einem Projektmanagement-Tool geht es nicht nur um die interne Kommunikation. Es macht auch die externe Kommunikation einfacher und reibungsloser. Kunden möchten selbst bei den kleinsten Dingen auf dem Laufenden gehalten werden, und mit diesem Tool können Sie auch sie einbinden und zufriedenstellen.

Binden Sie auch Ihre Kunden und Lieferanten in die Arbeit mit Ihrer Projektmanagement-Software ein!

Auf diese Weise können auch sie sich anmelden und relevante Projektdaten einsehen, Kommentare hinterlassen sowie Aktualisierungen und Feedback austauschen, wann immer sie wollen. 

Bonustipp: Unsere Projektmanagement-Plattform für Sie kostenlos!

Unternehmen können zwar die besten Projektmanager einstellen, um komplexe Projekte mit hochqualifizierten Teams abzuwickeln, doch nur mit den richtigen Werkzeugen lässt sich die Arbeit wirklich effizient gestalten.

Hier eine Zusammenstellung der nützlichsten Tools, die wir bei InLoox selbst nutzen:

Steigern Sie Ihre Produktivität mit der Projektmanagement-Software InLoox!

Projektmanagement ist nicht länger ein Luxus. Es erleichtert die Umsetzung von Disziplin in Unternehmen, um ihre Ziele effizient und effektiv zu erreichen.

Je größer Ihr Team ist, desto wichtiger ist ein leistungsstarkes System, das es Ihren Mitarbeitern ermöglicht, optimal auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten.

Jetzt InLoox kostenlos testen

Abonnieren Sie unseren Newsletter

Bitte geben Sie Ihren Namen ein.

Events

Web-Demo