So retten Sie Ihr Projekt noch in diesem Jahr

Die gute Nachricht: Es bleiben Ihnen noch ein paar Wochen in diesem Jahr, um das Projekt vor der drohenden Krise zu bewahren. So können Sie Ihre Energie 2016 darauf verwenden, mit aller Kraft am Projekterfolg zu arbeiten. Also was gilt es zu tun?

1. Ehrlichkeit ist Trumpf

„Und – wie läuft es im Projekt?“ – Auf diese Frage haben Sie bislang mit „Ganz okay“ geantwortet und es vielleicht selbst geglaubt. Schluss damit! Hören Sie auf, Ihr Projekt schönzureden, wäre alles „ganz okay“, würden Sie diesen Artikel nicht lesen (außer natürlich, Sie sind nur ein interessierter Leser dieses Blogs. Dann können Sie ganz entspannt weiterlesen). Je schneller Sie akzeptieren, dass Ihr Projekt in Schieflage geraten ist, desto schneller können Sie konkrete Schritte einleiten. Aktuell verschwenden Sie vermutlich zu viel Energie darauf, die Missstände im Projekt unter den Teppich zu kehren. Zeigen Sie Flagge und packen Sie an.  

2. Erwartungen klären

Vielleicht ahnt Ihr Auftraggeber schon länger, dass etwas im Argen liegt, vielleicht ist er aber auch völlig ahnungslos. Machen Sie reinen Tisch. Jetzt. Um dabei aber einen professionellen und kompetenten Eindruck machen zu können, sollten Sie erst Punkt 3 erledigen. Nur wenn die Erwartungen geklärt sind, können Sie sich die Unterstützung von Ihren Auftraggebern sichern und die Entscheider ins Boot holen.

3. Überblick gewinnen

Gießen Sie Ihr ungutes Gefühl in Zahlen und Fakten, ohne Schönfärberei. Wie weit liegen Sie im Plan zurück? Wie weit haben Sie das Budget überzogen? Je schneller Sie sich von der „Wir schaffen das schon noch“-Rhetorik verabschieden, desto schneller können Sie die Probleme im Projekt identifizieren. Tragen Sie alle Informationen zusammen, in einer professionellen Projektmanagement-Software oder Microsoft Excel. Wichtig ist, dass alle Teammitglieder ihre Zahlen auf den Tisch legen. Lassen Sie kein „Wir sind fast fertig.“ gelten.

4. Opfer bringen

An einer Stelle im Magischen Dreieck werden Sie Zugeständnisse machen müssen: Entweder Sie brauchen mehr Budget, Sie brauchen mehr Zeit oder Sie werden Abstriche im Lieferumfang machen müssen. Daher ist es so wichtig, dass die Entscheider und Auftraggeber mit an Bord sind – nur so können Sie qualifizierte Aussagen dazu treffen, wie es im Projekt weitergehen soll.

5. Gehen Sie mit sich ins Gericht

Es gibt einen Grund, warum Sie sich vors Management stellen müssen und erklären, dass Ihr Projekt nicht läuft wie geplant. Finden Sie diesen Grund. Sonst stehen Sie in ein paar Monaten zwangsläufig wieder da, wo Sie jetzt stehen. Es geht nicht darum, einen Schuldigen oder einen Sündenbock zu finden – das ist in der Regel auch zu einfach. Aber irgendwo wurden Fehler gemacht:

a) Ist die Projektorganisation im Unternehmen überhaupt geeignet, Projekte zum Erfolg zu führen? Oder liegt der Fehler im System?

b) Gab es Probleme in der Zielbeschreibung? War das Projektziel evtl. lange unklar oder schlecht definiert?

c) Gibt es Rahmenbedingungen, die das Gelingen des Projektes verhindern?

d) Hapert es am Anforderungsmanagement? Wurden beispielsweise zu oft Anforderungen nachgereicht?

e) Ist die Projektmanagement-Methode ungeeignet für dieses spezielle Projekt?

f) Fehlt es an der Führung? Haben Sie die Steuerung des Projektes schleifen lassen, weil Sie in der Abteilung zu stark eingebunden waren?

Diese Liste ließe sich quasi endlos ergänzen. An dieser Stelle kann ein externer Berater extrem hilfreich sein, weil er das Projekt unabhängig bewerten kann und die Kommunikation dann sachlicher und vorwurfsfreier abläuft.

6. Prioritäten setzen

Im neuen Jahr soll alles besser werden im Projekt. Die Lage ist ernst und verschiedene Schritte müssen jetzt zwingend unternommen werden, damit nicht noch mehr Geld verbrannt wird und am Ende noch ein Projektnutzen generiert werden kann. Kommunizieren Sie das ganz klar ans Projektteam und an die Auftraggeber. Bitten Sie das Management, dasselbe zu tun. Definieren Sie ganz klare Schritte, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen. Absichtserklärungen reichen nicht. Verteilen Sie Aufgaben und fordern Sie deren Erledigung konsequent ein.