Effizientes Zeitmanagement mit der Getting-Things-Done-Methode (GTD)

Annalena Simonis, Dienstag, 03. August 2021 | Lesedauer: 7 min

To-Do-Listen sind ein beliebtes Mittel, um den Überblick über kurzfristige Aufgaben zu behalten. Aber als langfristiges Planungsinstrument wird eine einfache Liste schnell unübersichtlich. Mit der Getting-Things-Done-Methode bringen Sie Ihr Aufgabenmanagement auf ein neues Level.

Kennen Sie diese Situation? Sie haben tausend Dinge zu erledigen, Ihr E-Mail-Postfach ist voll, mehrere MS Teams Nachrichten blinken auf und dann klingelt auch noch das Telefon? Wie sollen Sie diesen Berg an Arbeit bewältigen und gleichzeitig stressfrei sowie effizient arbeiten? Ob bei der Arbeit oder im Privatleben, manchmal verliert jeder den Überblick über seine Aufgaben. Dann ist gutes Zeitmanagement gefragt, aber wo fängt man am besten an? Wir stellen Ihnen eine Methode vor, mit der Sie alle Aufgaben in den Griff bekommen und den Kopf für die wichtigen Dinge frei haben. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über die Getting Things Done (GTD)-Methode wissen müssen.

 

Inhalt:

 

Was ist die GTD-Methode?

Getting Things Done ist eine Selbstmanagement-Methode, die von dem amerikanischen Autor David Allen entwickelt wurde. Das Prinzip der Methode besteht darin, alle Aufgaben des beruflichen und privaten Lebens in Aufgabenlisten festzuhalten. Mit Hilfe eines umfassenden Listen- und Terminsystems sowie verschiedener Workflows können Sie alle Ihre Aufgaben intelligenter verwalten. Ziel der GTD-Methode ist es, alle Aufgaben schriftlich zu fixieren und zu organisieren, so dass man sicher sein kann, nichts zu vergessen und den Kopf frei hat, um jede Aufgabe konzentriert abzuarbeiten. Denn wenn das Kurzzeitgedächtnis regelmäßig geleert wird, steigert das die Konzentrationsfähigkeit.

Getting-Things-Done Workflow

Grafik: Getting-Things-Done Workflow 

 

Die 5 Schritte der GTD-Methode

Schritt 1: Sammeln

Sammeln Sie alle Aufgaben, Termine und Ideen in sogenannten "Eingangskörben". Versuchen Sie, möglichst wenige Stellen zu bestimmen, an denen Sie die hereinströmenden Aufgaben sammeln, um einen Überblick und bereits ein Gefühl für die anstehenden To-Dos zu bekommen. "Eingangskörbe" können sowohl digital (E-Mail-Postfach) als auch analog (Ablagekorb auf dem Schreibtisch) funktionieren.

Schritt 2: Bearbeitung

Im zweiten Schritt überprüfen Sie alle Posteingänge. Die anstehenden Aufgaben werden nach dem Getting-Things-Done-System sortiert. Zuallererst werden drei wichtige Fragen gestellt:

  • Um welche Art von Aufgabe handelt es sich?
  • Gibt es etwas, das ich derzeit erledigen kann?
  • Was ist der nächste Schritt?

Wenn Sie die Aufgabe nicht selbst erledigen können oder müssen, können Sie eine der drei Optionen wählen:

  • Entsorgen
  • Archivieren als Referenzmaterial
  • Auf die "Irgendwann/Vielleicht"-Liste setzen

Schritt 3: Organisieren

Alle anderen Aufgaben, die erledigt werden müssen, werden auf vier verschiedene Listen zur weiteren Bearbeitung sortiert. Generell gilt: Aufgaben, deren Erledigung weniger als zwei Minuten in Anspruch nimmt, sollten direkt erledigt werden, anstatt sie auf weitere Listen zu setzen. Achten Sie auch darauf, größere Aufgaben (Projekte) in kleinere Teilaufgaben oder Handlungsschritte zu unterteilen. Beim Durcharbeiten der Posteingänge werden die Aufgaben in die folgenden vier Listen sortiert:

Kalender:

Tragen Sie alle anstehenden Termine in Ihren Kalender ein. Aufgaben, die erledigt werden müssen, kommen in die Liste "Nächste Schritte" oder werden als Projekt eingetragen und in Teilaufgaben untergliedert. Definieren Sie dann die nächsten Schritte für Ihr Projekt und legen Sie feste Termine im Kalender an.

Projekte:

Aufgaben, die nicht in einer einzigen Aktion erledigt werden können, gelten laut David Allen als Projekte. Alle Projekte werden in der Projektliste gesammelt und regelmäßig überprüft. Eine Erinnerungsliste hilft Ihnen, den Überblick über Aufgaben zu behalten, die Sie an andere Mitarbeiter delegiert haben.

Nächste Schritte:

Neben der Projektliste sollten Sie auch eine Liste der projektunabhängigen Aufgaben führen. Je nach Umfang Ihrer Aufgaben können Sie die Liste "Nächste Schritte" auch in kontextbezogene Listen aufteilen. Zum Beispiel für Privates, Arbeit, Telefonate oder ähnliches.

„Warten auf“:

Auch außerhalb von Projekten kann es vorkommen, dass Sie Aufgaben delegieren. Auch hier ist es sinnvoll, eine Erinnerungsliste zu erstellen. Legen Sie in Ihrem Kalender Termine an, bei denen Sie sich mit den entsprechenden Personen über den Arbeitsfortschritt abstimmen.

4. Schritt: Durchsehen

Das GTD ist ein gut organisiertes System, was jedoch nur mit viel Pflege funktioniert. Nur so lohnt sich der Aufwand und die Produktivität kann gesteigert werden. Das System sollte daher regelmäßig geprüft und auf den aktuellen Stand gebracht werden. Checken Sie daher mehrmals täglich ihren Terminkalender und mindestens einmal am Tag Ihre Aufgabenliste.

Einmal pro Woche steht der Wochenrückblick an. Hier werden folgende Schritte abgearbeitet:

  • Kopf leeren: zum Wochenabschluss notieren Sie noch einmal alle Ideen, die Ihnen durch den Kopf gehen.
  • Eingangskörbe: Sortieren Sie alle neuen Aufgaben, Ideen und Termine in das GTD-System ein.
  • Aufgabenliste: Ist die Liste aktuell? Sind alle erledigten To-Dos gestrichen? Welche Aufgaben stehen für die nächsten Tage an?
  • Projektlisten: Ist die Liste aktuell? Welche Schritte haben Sie in der vergangenen Woche getan, um Ihr(e) Projekt(e) voranzubringen?
  • „Vielleicht/Irgendwann“-Liste: Wollen Sie Aufgaben aus dieser Liste in die Projektliste verschieben und bearbeiten?
  • Terminkalender: Ist der Kalender aktuell? Haben Sie alle Termine wahrgenommen? Welche Termine stehen in den nächsten Tagen an? Sind alle Termine eingetragen?
  • „Warten auf“-Liste: Wie ist der aktuelle Stand der delegierten To-Dos? Haken Sie gegebenenfalls bei Mitarbeitern nach.

5. Schritt: Erledigen

Haben Sie alle To-Dos verteilt, müssen Sie nun entscheiden mit welchen Aufgaben Sie als erstes beginnen. Bei der Entscheidung helfen Ihnen die folgenden vier Kriterien:

Kontext:

  • In welchem Kontext befinden Sie sich gerade? Wofür haben Sie gerade Kopf und Zeit?
  • Tipp: Teilen Sie Ihre Aufgabenliste in kontextbezogene Listen (Beruf, Familie, Hobby), um unübersichtliche To-Do-Listen zu vermeiden.

Verfügbare Zeit:

  • Wie viel Zeit haben Sie gerade zur Verfügung?
  • Können Sie eine kurze Autofahrt für ein Telefonat nutzen oder reicht die Zeit im Wartezimmer, um ein paar E-Mails zu beantworten?

Verfügbare Energie:

  • Zu welcher Tageszeit haben Sie die meiste Energie?
  • Sind Sie ein Frühaufsteher oder arbeiten Sie am liebsten, wenn alle anderen ins Bett gehen?
  • Tipp: Planen Sie Ihre To-Dos so, dass Sie anspruchsvollere Aufgaben dann erledigen wenn Sie sich am energievollsten fühlen.

Priorität:

  • Welche Aufgabe ist am wichtigsten oder unterliegt dem größten Zeitdruck?
  • Tipp: Falls es Ihnen schwerfällt, die wichtigste Aufgabe zu identifizieren, nutzen Sie verschiede Priorisierungsmethoden 

 

Fazit

Die Getting-Things-Done-Methode hat sich als effiziente Zeitmanagement-Methode etabliert. Zahlreiche Anwender berichten von produktiven Ergebnissen im Selbstmanagement, sei es im Beruf oder im Privatleben. Als besonders effektiv hat sich die Methode jedoch für Menschen erwiesen, die von Natur aus sehr analytisch und strukturiert arbeiten. Wer regelmäßig mit verschiedenen Aufgaben konfrontiert wird, bekommt mit Hilfe des Systems einen besseren Überblick. Für Menschen mit sich wiederholenden Aufgaben und wenigen Projekten erscheint die Methode etwas überdimensioniert. Hier reicht es in der Regel aus, einen gut gepflegten Kalender zu haben und regelmäßig den E-Mail-Posteingang aufzuräumen. Wenn Sie sich für die Methode interessieren, gibt es vom Erfinder selbst ein ausführliches Buch zum Thema: "Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity"

 


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