Wenn's rot leuchtet, dann brennt's im Projekt - diese einfache Aussage können Sie mit der Projektampel in InLoox treffen. Denn nichts ist praktischer als auf einen Blick zu erkennen, welche Projekte Ihre volle Aufmerksamkeit erfordern. Im Blogartikel zeigen wir Ihnen, wie Sie mit den eigenen Felder einfach und schnell die Projektampel installieren.
Wo stehen wir eigentlich? Diese Frage hallt regelmäßig durch die Projektlandschaft, manchmal mit leicht panischem Unterton, meist kurz vor dem Termin mit dem Lenkungsausschuss oder wenn sich die Liste der offenen Aufgaben wie ein endloser Abgrund vor dem Projektteam auftut. Wenn die Projektlandschaft dann auch noch Hunderte Einzelprojekte umfasst, wird es fast unmöglich, die Frage schnell und einfach zu beantworten.
Eine klare, visuelle Orientierung – kurz: eine Projektampel kann hier Abhilfe schaffen. Und zwar prominent in der Projektübersicht. Denn eine Projektampel signalisiert nicht nur ob alles in Ordnung ist, sondern auch wo ein genauerer Blick notwendig ist.
Am einfachsten ist die Projektampel mit den eigenen Feldern für Projekte umzusetzen. Die Idee dahinter ist, dass die Projektverantwortlichen ein Projekt anhand von Kriterien bewerten und die Projektampel damit einheitlich definieren. Dann kann für jedes Projekt die Ampel auf
gesetzt werden. Welche Kriterien für die Ampel herangezogen werden, können ganz einfach einheitlich definiert und an Projekt Teams und Projekt Stakeholder kommuniziert werden. Beispielsweise kann folgendes gelten:
Grün - Alles in Ordnung:
Das Projekt läuft planmäßig. Alle Metriken des magischen Dreiecks passen. Der Zeitplan, die Budgetvorgaben und die vorgegebene Ressourcenauslastung werden eingehalten. Auch die Qualität der abgelieferten Ergebnisse passt.
Mögliche Metriken für Grün:
| Metrik(en) | |
| Zeitplan Gantt | Abweichung von ≤ 5 % in Vorgängen oder Meilensteinen vom geplanten Termin. |
| Projektfinanzen (Budget) | Abweichung ≤ 5 % vom geplanten Budget. |
| Auslastung der Ressourcen | Auslastung innerhalb des genehmigten Rahmens. |
| Risiken | Nur bekannte, bereits bewertete und kontrollierte Risiken aktiv. |
| Qualität | Keine kritischen Abweichungen von den Vorgaben, Tests/Reviews im Soll. |
Gelb - Achtung, leichte Abweichungen:
Das Projekt zeigt erste Abweichungen, sei es im Zeitplan des Gantt, den Kosten über die erfassten Arbeitszeiten oder weil die Auslastung des Teams über dem Grenzwert liegt. Die Lage ist noch beherrschbar, aber wenn nicht gegengesteuert wird, fängt es an zu brennen.
Mögliche Metriken für Gelb:
| Metrik(en) | |
| Zeitplan Gantt | Abweichung von ≤ 5 % aber ≤ 15 % in Vorgängen oder Meilensteinen vom geplanten Termin. |
| Projektfinanzen (Budget) | Abweichung ≤ 5 % aber ≤ 15 % vom geplanten Budget. |
| Auslastung der Ressourcen | Temporäre Überlastung einzelner Ressourcen oder Engpass-Risiken wie z.B. Krankheit, Urlaub. |
| Risiken | Neue Risiken mit mittlerer Eintrittswahrscheinlichkeit oder Auswirkungen. |
| Qualität | Probleme in Tests, Dokumentation oder Qualitätssicherung, aber noch lösbar. |
Rot - Kritisch, Eskalation nötig:
Es brennt, denn es gibt erhebliche Probleme im Projekt. Vorgänge im Gantt sind in Verzug, Meilensteine wurden nicht erreicht und das Projektbudget ist überschritten, obwohl das Projektziel noch in weiter Ferne liegt. Dieses Projekt muss eskaliert werden – oder die Reißleine gezogen und beendet werden.
Mögliche Metriken für Rot:
| Metrik(en) | |
| Zeitplan Gantt | Abweichung von > 15 % in Vorgängen /und oder wesentliche Meilensteine verfehlt. |
| Projektfinanzen (Budget) | Abweichung > 15 %, Nachfinanzierung nötig oder genehmigte Reserven überschritten. |
| Auslastung der Ressourcen | Personelle Engpässe, Ausfall kritischer Rollen ohne Ersatzlösung. |
| Risiken | Hohe Eintrittswahrscheinlichkeit und/oder massive Auswirkungen, keine adäquaten Gegenmaßnahmen. |
| Qualität | Schwerwiegende Mängel mit Risiko für Produktabnahme oder Kundenzufriedenheit. |
Tipp für die Praxis:
Die Ampel sollte nicht rein rechnerisch, sondern bewertend gesetzt werden – am besten durch die Projektleitung mit Review durch das PMO. Reine Zahlen sagen nicht immer die ganze Wahrheit: Ein Projekt mit 10 % Budgetabweichung und ungeklärter Ressourcenlage kann gefährlicher sein als eines mit 18 % Budgetabweichung, aber guter Qualität und klaren Maßnahmen zur Risikominimierung.
In den InLoox Einstellungen finden Sie unter Eigene Felder alle Bereiche, für die Sie eigene Felder anlegen können. Für die Projektampel wird das eigene Feld im Tab Projekt angelegt, damit es auf der Betreuungsseite zur Verfügung steht. Und so gehen Sie vor:
Bild: Eigene Felder in InLoox anlegen. ©InLoox GmbH
1. Klicken Sie auf Neu und geben Sie den Namen Projektampel ein.
2. Wählen als Typ aus dem Menü Liste aus.
3. Klicken Sie auf Speichern. Das neue eigene Feld steht am Ende der Liste, scrollen Sie also ggf. nach unten.
BILD: Legen Sie Listeneinträge für das eigene Feld "Projektampel" an und verwenden Sie Emojis oder Symbole. ©InLoox GmbH
4. Klicken Sie in der Zeile des eigenen Feldes Projektampel ganz rechts auf das Listen Symbol. Es öffnet sich das Fenster zum Konfigurieren des eigenen Feldes.
5. Klicken Sie auf Neu, um einen neuen Listeneintrag hinzuzufügen. Wenn Sie zusätzlich zu den Worten Grün, Gelb und Rot ein Symbol hinzufügen möchten, dann halten Sie die Windows-Taste und drücken auf die Punkt-Taste, um das Emoji-Fenster zu öffnen.
6. Optional können Sie noch eine Ampelfarbe als Standardwert definieren.
7. Nachdem Sie alle drei Listeneinträge für die Farbauswahl der Projektampel angelegt haben, klicken Sie auf Schließen.
InLoox übernimmt die Einträge automatisch. InLoox legt eigenen Felder standardmäßig nach der Regel immer sichtbar an, was für die Projektampel auch sinnvoll ist.
BILD: Das eigene Feld "Projektampel" ist angelegt und wird automatisch in jedem neuen InLoox Projekt angezeigt. ©InLoox GmbH
Das eigene Feld "Projektampel" wird nun von InLoox bei jedem neu angelegten Projekt auf der Betreuungsseite angelegt. Sofern ein Standard-Wert, z. B. Grün definiert wurde, wird die Projektampel automatisch auf Grün gesetzt und kann vom Projektverantwortlichen nach Prüfung der Metriken korrigiert werden.
InLoox erstellt für eigene Felder automatisch Spalten für die entsprechende Listenansicht. Im Fall der Projektampel steht die Spalte in der Projektliste zur Verfügung. Um die Spalte einzublenden, machen Sie folgendes:
BILD: Ziehen Sie die Spalte Projektampel in die Projektliste. ©InLoox GmbH
Für die optimale Übersicht bietet es sich an, die Projektliste nach der Projektampel zu gruppieren.
BILD: Die Projektliste gruppiert nach dem Status der Spalte Projektampel. ©InLoox GmbH
Dafür aktivieren Sie den fortgeschrittenen Modus (Rechtsklick in eine Spaltenüberschrift >> Fortgeschrittenen Modus ein-/ausschalten) und ziehen die Spalte Projektampel in das Feld über der Liste. Nun sind alle Projekte nach Grün, Gelb und Rot gruppiert.
Mit dieser einfachen Art und Weise, über eine Projektampel die Aussagekraft der Projektliste zu erhöhen fällt es den Projektverantwortlichen und dem PMO leicht, durch die Projektlandschaft zu navigieren. Ganz ohne Panik und ohne Fragezeichen, sondern mit dem guten Gefühl auf die Frage, wie der Stand der Dinge ist, klar und präzise antworten zu können. Sie können jene Projekte, in denen es Handlungsbedarf gibt, gezielt in Angriff nehmen. So geht proaktives Projektmanagement.