Das Projekt ist geschafft und auch hinter das letzte Arbeitspaket kann man einen Haken setzen. Nach arbeitsintensiven Wochen freut sich das Team entweder auf den verdienten Urlaub oder auf neue Aufgaben. Die meisten sind froh, wenn ein Projekt nach einer oft stressreichen Endphase zu Ende geht. Kein Wunder, dass die Motivation zum formalen Projektabschluss da oft gering ist. Doch spätestens, wenn der Kunde Nachforderungen stellt, während das Projektteam längst in alle Winde verstreut ist, wird man von einem unsauberen Projektabschluss wieder eingeholt.

Der Projektabschluss erfüllt vier wichtige Funktionen:

• Inhaltlich: Das Team stellt sicher, dass alle Ziele erreicht und keine Aufgaben mehr offen sind, solange die Teammitglieder noch zur Verfügung stehen.
• Administrativ: Man beugt juristischen und kaufmännischen Schwierigkeiten vor, indem man das Projekt formell korrekt abschließt.
• Persönlich: Individuelle Feedbackgespräche mit den Teammitgliedern und eine gemeinsame Abschlussfeier sorgen ein positives Unternehmensklima.
• Perspektivisch: Man dokumentiert Wissen und Erfahrungen strukturiert für künftige Projekte.

Unsere Checkliste bietet einen kleinen Leitfaden, um ein Projekt professionell und strukturiert abzuschließen:

• Überprüfung der Zielerreichung: Stimmen die erreichten Ergebnisse mit den Anforderungen des Auftraggebers überein? Hier sollte ein letzter Soll-Ist-Abgleich stattfinden.
• Restaktivitäten: Müssen noch Aufgaben erledigt werden, bevor das Projektteam entlastet wird? Wer ist dafür zuständig und bis wann müssen diese Arbeitspakete abgeschlossen sein?
• Finale Überprüfung der Funktionalität des Produktes/der Dienstleistung
• Erstellung einer vollständigen Projektdokumentation
• Übergabe aller notwendigen Informationen an den Kunden/Auftraggeber
• Formale Abnahme des Projektergebnisses und Dokumentation der Vertragserfüllung. Diese beinhaltet in der Regel eine Abschlusspräsentation, einen abschließenden Projektbericht, die Endabrechnung und ein Abnahmeprotokoll:
  • Abschlusspräsentation: Dem Auftraggeber und allen wichtigen Stakeholdern sollte der Projektbericht in einem persönlichen Meeting vorgestellt werden. So stellt man schnell fest, ob es noch offene Fragen oder Unstimmigkeiten gibt.
  • Abschlussbericht: Dieser sollte vom Auftraggeber abgesegnet werden und folgende Informationen enthalten:
    • Überprüfung der Projektziele
    • Aufstellung der erbrachten Leistungen
    • Projektkosten und Aufwände
    • Erfahrungen
    • Empfehlungen für künftige Projekte
• Endabrechnung: Sind noch Zahlungen offen, die vom Projektkonto getätigt werden müssen, z.B. Materialrechnungen oder Personalkosten? Die Endabrechnung sollte ebenfalls vom Auftraggeber unterzeichnet werden.
• Abnahmeprotokoll: Dies ist eines der wichtigsten Dokumente für den Projektabschluss und muss in jedem Fall vom Kunden unterzeichnet werden.
• Projektreview
  • Beurteilung der Leistung der Projektmitarbeiter in Feedbackgesprächen
  • Analyse der Kundenzufriedenheit
  • Zufriedenheit der Teammitglieder
  • Soll-Ist-Abgleich
  • Bewertung von Partnern, Lieferanten und sonstigen Auftragnehmern
  • Archivierung wichtiger Projektunterlagen: Hier gilt es die Aufbewahrungsfristen zu beachten.
  • Festhalten der Lessons learned für künftige Projekte: Was lief gut? Was sollte für künftige Projekte verbessert werden? Welche Erfahrungen können auch in künftigen Projekten von Nutzen sein? Hier leisten Wissensmanagement-Methoden wertvolle Dienste.
  • Ansprechpartner für eventuelle künftig auftauchende Fragen oder Probleme bestimmen: Wer hat künftig die Linienverantwortung für die Projektergebnisse?
  • Personalausstand: Scheiden Teammitglieder aus dem Unternehmen aus, müssen die entsprechenden Schritte unternommen werden: Ausweise retournieren, Telefone abmelden, Zugänge sperren, Arbeitszeugnisse erstellen usw.
  • Mit Projektgeldern angeschaffte Sachmittel: Was soll mit eigens für das Projekt erworbenen Sachmitteln wie Hardware oder Softwarelizenzen geschehen? Wer darf künftig darüber verfügen?
  • Perspektiven und Nachfolgeaufträge: Welche weiteren Geschäftsmöglichkeiten ergeben sich aus dem soeben abgeschlossenen Projekt?

Nicht vergessen: Ein erfolgreicher Projektabschluss ist immer ein Höhepunkt im Projektalltag, der als solcher auch gefeiert werden sollte. So kann man eine Zäsur setzen und die Mitarbeiter für neue Aufgaben motivieren. Dies ist auch die Gelegenheit, um dem Team für seinen Einsatz zu danken. Der Rahmen der Abschlussfeier muss zum Projekt und zum Team passen – von der offiziellen Gala mit wichtigen Stakeholdern bis hin zum kleinen Umtrunk im Kollegenkreis gibt es viele Möglichkeiten.

Der Weiterbildungsanbieter Berlitz ist der 2.500. InLoox-Kunde. Mehr als 35.000 Anwender in über 40 Ländern auf fünf Kontinenten verlassen sich mittlerweile auf die Softwarelösungen von InLoox.

Berlitz ist weltweit einer der führenden Anbieter von Sprachtrainings, Management- und interkulturellen Trainings. Das Unternehmen ist zudem Dienstleister für 23 Tochtergesellschaften in Europa.

Anlass für die Suche nach einer geeigneten Projektmanagement-Software bei Berlitz war die Einführung eines neuen unternehmensweiten Enterprise Resource Planning Systems. Die Vielzahl und Komplexität der Teilprojekte innerhalb dieses Projektes führte dazu, dass sich das Projektteam nach einer praxistauglichen Softwareunterstützung umsah.

Outlook-Integration als entscheidender Pluspunkt

Auf der Suche nach einer Projektsoftware, die das Projektteam optimal unterstützen kann, wurden verschiedene Tools getestet, dabei kristallisierte sich InLoox PM für Outlook schnell als das System der Wahl heraus. Florian Daniel, Director Information Technology Europe bei Berlitz, fasst zusammen: „Microsoft Outlook war bereits im ganzen Unternehmen im Einsatz und ist das tagtägliche Arbeitswerkzeug im Projektteam. Die nahtlose Integration von InLoox PM in Outlook hat uns überzeugt.“ Außerdem wollte man den Kollegen aus der IT-Abteilung nicht zu viele unterschiedliche Softwarelösungen zur Administration zumuten, daher bot sich InLoox PM auch durch seine geringen Systemvoraussetzungen und die unkomplizierte Installation an.

Seit dem Start der Einführungsphase im November 2012 konnte die Projektmanagement-Software InLoox PM bereits erfolgreich im Bereich Projektmanagement implementiert werden. Berlitz nahm die Softwareeinführung zum Anlass, interne Prozesse und die Aufgabenverwaltung im Team zu standardisieren und sie an die Arbeit mit der neuen Software anzupassen. Außerdem werden interne Schulungen durchgeführt, damit die Aufgaben des Projektteams optimal in der Software abgebildet werden können.

Mehr Übersicht im Projektmanagement

Erste positive Effekte des neuen Systems sind bereits spürbar: InLoox PM erleichtert das Projektmanagement und bietet der Projektleitung in Echtzeit einen Überblick über die Projektzeitplanung, die Auslastung der Mitarbeiter und anstehenden Aufgaben. Hier spielt InLoox PM seinen Vorteil aus, dass alle Projektmanagement-Aufgaben direkt in Microsoft Outlook zusammengeführt werden.

Das erste Zwischenfazit von Florian Daniel fällt positiv aus: „Die Software bedeutet für unser Projektmanagement-Team einen sehr großen Mehrwert, da über die reine Projektplanung hinaus noch viele zusätzliche Funktionen wie etwa die Ressourcenübersicht zur Verfügung stehen. Des Weiteren ist durch regelmäßige Updates spürbar, dass sie permanent weiterentwickelt wird. Wir schätzen außerdem den engen und regelmäßigen Kontakt mit dem InLoox-Team, das auf Anfragen und Wünsche unsererseits extrem schnell reagiert. Das fällt sehr positiv auf.“

In einem nächsten Schritt soll der Einsatz von InLoox PM auch auf das komplette IT-Team der Berlitz Deutschland GmbH ausgeweitet werden.

Das PM Forum ist die größte Projektmanagement-Veranstaltung in Europa. In diesem Jahr ist InLoox zum ersten Mal als Aussteller dabei und präsentiert seine Softwarelösungen auf der Fachausstellung am 29. und 30. Oktober auf Ebene 3, Stand 304.

Auch in diesem Jahr werden  wieder etwa 900 Teilnehmer in Nürnberg erwartet, die sich zu Trends, Methoden, Tools und Lösungen rund um das Thema Projektmanagement informieren möchten. Eingeleitet wird das PM-Forum durch den PMO-Tag am 28. Oktober 2013, auf dem sich alles um Project Management Offices dreht. Für drei Tage wird Nürnberg so zum Nabel der europäischen Projektmanagement-Welt.

In etwa 50 Fachvorträgen, ausgewählten Keynotes, in Fachgesprächen und beim Netzwerken mit Teilnehmern und Ausstellern haben Projektinteressierte die Gelegenheit, sich auf den neuesten Stand zu bringen. Auf der begleitenden Fachausstellung präsentieren Aussteller aus den Bereichen Beratung, Dienstleistung, Software, Forschung und Weiterbildung ihre Projektmanagement-Lösungen.

Am 16. Mai wird das Tagungsprogramm veröffentlicht. Am selben Tag öffnet auch die Anmeldung für Besucher. Wir freuen uns schon auf Ihren Besuch am InLoox-Stand, auf interessante Vorträge und gute Gespräche!

Das PM Forum 2013 findet von 29. bis 30 Oktober 2013 im NCC Ost in Nürnberg statt. Weitere Informationen erhalten Sie unter http://www.pm-forum.de/

Was machen wir Ihrer Meinung nach gut? Was könnten wir noch besser machen? Sagen Sie uns Ihre Meinung und helfen Sie uns, die Softwarelösungen von InLoox noch weiter zu verbessern.

Nehmen Sie an der InLoox Kundenumfrage 2013 teil. Wir verlosen unter den Teilnehmern ein Jahresabo des Projekt Magazins, des führenden deutschsprachigen Fachmediums für Projektmanager.

Der Fragebogen zur InLoox Kundenumfrage ist ab sofort online.

Millionen Büroanwender nutzen Microsoft Outlook tagtäglich. Sie verwalten damit nicht nur ihre E-Mails, sondern auch Termine, Aufgaben und Kontakte. Was liegt da näher, als aus Outlook auch die Projektzentrale im Unternehmen zu machen?

Wie das gelingen kann und wie man das volle Potenzial von Microsoft Outlook im Projektalltag ausschöpfen kann, zeigt InLoox-Geschäftsführer und -Mitbegründer Dr. Andreas Tremel am 15. April 2013 im Rahmen des Themenabends „Projektmanagement mit Outlook“ beim Forum 7-it.

Die Vortragsreihe „Forum 7-it“ gibt es nun seit 7 Jahren. Referenten aus der Praxis teilen im Forum 7-it ihr Expertenwissen rund um das Thema IT und benachbarte Themengebiete. Die Veranstaltungen finden meistens in München statt.

Der Vortrag "Projekt-Management mit Outlook" beginnt um 18.30 Uhr und dauert bis ca. 21:00 Uhr. Teilnehmen kann Jeder nach vorheriger formloser Anmeldung per Telefon oder E-Mail und gegen eine geringe Teilnahmegebühr. Die Möglichkeit zur Anmeldung und alle weiteren Details finden Sie hier. 

	Ab sofort unterstützt InLoox auch gemeinnützige Organisationen in Österreich mit IT-Spenden. Über das Online-Portal Stifter-helfen.at – IT for Nonprofits können Non-Profit-Organisationen in Österreich von den professionellen Projektmanagement-Lösungen von InLoox profitieren. Gerade bei gemeinnützigen Projekten ist es wichtig, dass sie effizient und kostengünstig zum Erfolg geführt werden.

Die professionelle Projektmanagement-Software von InLoox unterstützt Organisationen dabei, ihren Projektalltag effizient zu meistern und dabei keine Ressourcen zu vergeuden. InLoox spendet sowohl Lizenzen für Einzelanwender als auch für Arbeitsgruppen. So können Non-Profit-Organisationen ihre Aufgaben noch besser bewältigen und haben mehr finanzielle Mittel für ihre Kernaufgaben zur Verfügung.

Das InLoox Spendenprogramm richtet sich an gemeinnützige Organisationen, deren Gesamtbudget weniger als 5 Millionen US-Dollar pro Jahr beträgt und die sich in den Bereichen Armutsbekämpfung und Soforthilfen für Arme, Förderung der Bildung, der Sozial- und Wohlfahrtsfürsorge, des Kultur- und Denkmalschutzes, des Natur- und Umweltschutzes, des Sports oder für andere gemeinnützige Zwecke, mit dem Ziel, das Gemeinwohl zu fördern, einsetzen. Stifter-helfen.at ist das österreichische Partnerportal von Stifter-helfen.de, wo sich InLoox bereits seit Februar 2012 engagiert.

Mit Hilfe des InLoox Spendenprogramms konnten in Deutschland bereits verschiedene gemeinnützige Organisationen ihre Projekte effizienter und übersichtlicher machen. Hier können Sie nachlesen, wie InLoox dem Württembergischen Landessportbund hilft, das Präventionsprojekt „cool and clean“ erfolgreich zu betreuen und wie die multilateral academy mit Hilfe der InLoox-Produkte den Austausch und die Verknüpfung von Informationen in Projekten für benachteiligte Jugendliche deutlich verbessern konnte. Beide Non-Profit Organisationen haben InLoox PM über stifter-helfen.de bezogen.

Wir bitten gemeinnützige Organisationen, die das InLoox Spendenprogramm in Anspruch nehmen möchten, sich direkt an Stifter-helfen zu wenden. Dort können sie ihren Spendenantrag stellen. Auch die gesamte organisatorische Abwicklung läuft über das Online-Spendenportal.

Weitere Informationen zum InLoox-Spendenprogramm gibt es hier. 

Kaum ein IT-Blog kommt dieser Tage ohne einen CeBIT-Rückblick aus. Wir möchten es natürlich auch nicht versäumen, einen Blick zurück auf die CeBIT-Woche 2013 zu werfen.

^{Der InLoox-Stand in Halle 4}

Die weltgrößte IT-Messe ist am vergangenen Samstag zu Ende gegangen. Mit 285.000 Besuchern zog sie rund 9 Prozent weniger Fachbesucher an als im Vorjahr. Doch von vielen Ausstellern war zu hören, dass in diesem Jahr ein besonders informiertes und interessiertes Fachpublikum die Stände besuchte.

Shareconomy…

Das Leitthema der diesjährigen CeBIT war „Shareconomy“ – also die Ökonomie des Teilens – von Wissen, Ressourcen, Erfahrungen und Infrastruktur. Für Projektmanager ist das Thema mit Sicherheit kein neuer Trend mehr. Das Teilen und Mitteilen von Informationen im Projektteam war schon immer essenziell für den Projekterfolg. Virtuelle Projekträume, die jederzeit und überall zur Verfügung stehen, machen den Austausch im Projektteam jedoch immer einfacher – auch von unterwegs.

… oder Cloud-Computing

Unternehmen wollen in zunehmendem Maß professionelle Enterprise-Anwendungen nutzen, auch wenn sie nicht über die IT-Infrastruktur verfügen, die bislang dafür nötig war. Hier kommt die Cloud-Technologie ins Spiel, mit deren Hilfe Unternehmen Kosten für Server, Installation und Upgrades sparen können. Insofern bleibt Cloud Computing einer der wichtigsten Trends in der IT und das heimliche Motto der CeBIT 2013. Dass aber Mietsoftware den Kauf von Lizenzen mittlerweile ersetzt, kann man derzeit noch nicht behaupten. Unternehmen sollten auch sorgfältig prüfen, ob für sie die klassische Server-/Desktop-Installation oder ein Service zum Mieten in der Cloud ökonomisch sinnvoller ist. InLoox-Kunden können wählen, ob sie unsere Softwarelösungen in der Cloud nutzen möchten oder im klassischen Lizenzmodell. Diese Flexibilität kam auch bei unseren Messebesuchern sehr gut an.

Aha-Erlebnisse

Projektmanagement integriert in Outlook als Service zum Mieten in der Cloud – das geht? Viele unserer Messebesucher waren überrascht, dass man nicht nur die Online-Projektsoftware InLoox PM Web App, sondern auch die Outlook-integrierte Desktop-Software von InLoox als Cloudlösung beziehen kann. InLoox now! – die Projektplattform in der Cloud – wird so zur passgenauen Lösung für kleinere Teams, Freiberufler und Unternehmen mit wenig IT-Infrastruktur, die aber dennoch ihre Projekte in Outlook professionell steuern und verwalten möchten.

Sicherheit

Auch das CeBIT-Motto aus dem Jahr 2012, „Managing Trust“, hatte im Jahr 2013 nichts von seiner Relevanz eingebüßt. Viele Aussteller leisten immer noch Überzeugungsarbeit, dass die Daten in Cloud-Datenzentren oft sicherer aufgehoben sind als auf dem Server der Kunden. Große Rechenzentren, wie sie der InLoox-Partner Microsoft mit Windows Azure anbietet, verfügen über Hochsicherheitsmaßnahmen was Brandschutz, Zugangskontrollen, Firewalls und Maßnahmen gegen Netzwerkausfälle angeht, wie sie kleine Unternehmen für ihre Server in der Regel nicht leisten können. Letzten Endes müssen Endkunden aber immer selbst entscheiden, welche Lösung für sie das Maximum an Datensicherheit und Verfügbarkeit bietet, auch wenn die Bereitschaft zur Datenhaltung in der Cloud merklich zugenommen hat.

Mobilität

Laut CeBIT-Sprecherin Gabriele Dörries hatten drei Viertel der ausgestellten Produkte mit dem Thema Mobilität zu tun. Auch im Projektmanagement werden mobile Lösungen immer wichtiger. Die Arbeit in verteilten Teams mit mobilen Teammitgliedern nimmt zu. Da ist es unabdingbar, Projekträume zu schaffen, in denen die Projektarbeit im Team auch von unterwegs aus möglich ist. Mit der plattformunabängigen Online-Projektsoftware InLoox PM Web App konnten wir unseren Besuchern auch hier eine Lösung anbieten.  

Nach unzähligen verteilten Testversionen, Kugelschreibern, Prospekten und Gummibärchen kurieren wir (zum Teil immer noch) unsere heiseren Stimmen, um alte und neue Kontakte auch weiterhin mit dem gewohnten Elan pflegen zu können.  

Wir möchten es nicht versäumen, Ihnen allen noch einmal für den Besuch am InLoox-Stand zu danken. Die vielen guten Gespräche mit künftigen und langjährigen Kunden und mit Partnern und Journalisten haben uns – und hoffentlich auch Ihnen – viel Spaß gemacht.

Bis zum nächsten Mal!

^{Und schon ist sie wieder vorbei, die CeBIT 2013.}

Nach Cloud Computing im Jahr 2011 und „Managing Trust“ 2012 hat sich die CeBIT 2013 das Motto „Shareconomy“ auf die Fahnen geschrieben. Shareconomy steht für das Teilen und den gemeinsamen Nutzen von Wissen, Kontakten, Infrastruktur, Ressourcen und Erfahrungen und für neue Formen der (digitalen) Zusammenarbeit.

Teilhaben statt Herunterladen

Technologien wie Cloud Computing legen den Grundstock für die effiziente Verteilung von Informationen und eine gelungene Zusammenarbeit auch in verteilten Teams. Dabei rücken Collaboration-Funktionen und Aspekte des Social Web zunehmend in den Vordergrund.

Gerade im Bereich Projektmanagement ist Shareconomy jedoch längst kein neuer Trend mehr, meint InLoox-Geschäftsführer Dr. Andreas Tremel im CeBIT-Interview. Das Teilen und Verteilen von Informationen ist seit Jahren die zentrale Herausforderung bei der Steuerung von Projekten, nur die Art und Weise des Teilens wandelt sich. Die Anwender der Softwarelösungen von InLoox PM dürfen mit Recht erwarten, dass sie Echtzeit-aktuelle Daten zu ihren Projekten erhalten – egal wann und wo sie sie benötigen – und das strukturiert aufbereitet und jederzeit griffbereit.

Collaboration ist ein weiterer Trend, der die Branche derzeit umtreibt. Durch den inzwischen alltäglichen Umgang mit Mobile Apps wird der Anspruch gesetzt, dass der Umgang mit Softwarelösungen spielerisch erlernbar und einfach sein muss.

Cloud Computing war bereits 2011 das Leitthema der CeBIT, doch erst jetzt wird diese Technologie für viele Anwender erlebbar und relevant. Gerade für kleinere Unternehmen eignet sich die Cloud, um einen schnellen Einstieg in Unternehmensanwendungen zu finden und um relevante Daten sicher zu speichern. Doch nicht zwangsläufig ist Cloud Computing für alle Unternehmen der beste und wirtschaftlich sinnvollste Weg – hier gilt es abzuwägen. Auch der Trend zur Mobilität und dem Projektmanagement von unterwegs aus ist ungebrochen und bietet auch für die Zukunft noch viel Potenzial.

Das Gespräch führte Dr. Michael Kausch von der Agentur vibrio am 5. März 2013 auf der CeBIT. 

InLoox PM 7.5 für Outlook steht ab sofort zur Verfügung. Die neue Produktversion integriert sich wie ihre Vorgänger vollständig in Microsoft Outlook. Die Software für ein professionelles und effizientes Projektmanagement steht dabei erstmals nicht nur als klassische Server-/Desktop-Installation, sondern auch als SaaS-Lösung in der Cloud zur Verfügung und bietet darüber hinaus zahlreiche Neuerungen und Verbesserungen.

Projektdaten auf dem eigenen Server oder in der Cloud

Die neue Version bietet noch mehr Flexibilität und Wahlfreiheit. Entscheiden Sie nun, ob Sie InLoox PM für Outlook auf dem firmeneigenen Server betreiben oder als Service in der Cloud beziehen möchten. Damit ist unsere Outlook-integrierte Projektsoftware erstmals auch als gehostete Mietlösung mit flexibler Laufzeit verfügbar. Das macht InLoox PM zu einer passgenauen Lösung für kleinere Teams, Freiberufler und alle, die umgehend und ohne Aufwand eine eigene Projektplattform starten möchten.

Betrachten Sie Änderungen an Ihren Projekten im Zeitverlauf

Ebenfalls in InLoox PM 7.5 neu hinzugekommen ist die projektübergreifende Verlaufsansicht. Sie zeigt Ihnen wichtige Änderungen in chronologischer Reihenfolge. Das macht es ganz leicht, sich schnell einen Überblick über die aktuellen Ereignisse in den eigenen Projekten zu verschaffen - zum Beispiel nach einem Urlaub.

Weitere Neuerungen

Daneben sorgen weitere Verbesserungen dafür, dass Sie Ihre Projekte mit InLoox PM 7.5 noch bequemer und effizienter steuern und Sie die Software noch mehr an Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen können. Unter anderem bietet das Update folgende neuen Funktionen:

Individuelle Projektbenachrichtigungen

Wählen Sie nun ganz nach Bedarf aus, welche Mitglieder Ihres Projektteams Sie über Änderungen am Projekt benachrichtigen möchten.

Projektnummern zurücksetzen

Ab sofort können Sie die Laufnummern von Projekten nach Bedarf zurückzusetzen. So ist es nun beispielsweise möglich, die Laufnummer eines Projektes zu Jahresbeginn wieder auf 1 zu setzen.

Vorab-Erinnerungen per E-Mail

Planungselement aus der Arbeitspaketliste abschließen

Projektleiter können jetzt auf Wunsch ein Planungselement direkt aus der Arbeitspaketliste heraus als erledigt markieren - mit nur einem Klick.

InLoox PM 7.5 für Outlook steht allen Kunden der Version 7 kostenfrei zur Verfügung.

Starten Sie noch heute Ihr erstes Projekt mit InLoox PM für Outlook und testen Sie die aktuelle Demoversion mit vollem Funktionsumfang 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich unter: www.inloox.de/testen