Projektteams bestehen meist aus Mitarbeitern unterschiedlicher Abteilungen eines Unternehmens.  Durch verschiedene Vorgesetzte in den Abteilungen, verschiedene Arbeitsabläufe außerhalb des Projektes und unterschiedliche Arbeitsweisen der Mitglieder entstehen schnell Probleme innerhalb der Projektgruppe. Als Projektleiter ist man für das Ergebnis des Projektes verantwortlich, hat aber damit zu kämpfen, das Team ohne Weisungsbefugnis zu führen. Mit den folgenden Grundlagen gelingt dennoch eine erfolgreiche Projektarbeit.

Projektarbeit bedeutet Teamwork

In der Projektarbeit geht es nicht nur um das einzelne Mitglied, sondern um die Zusammenarbeit im Team. Diese Grundhaltung sollten Sie Ihren Teammitgliedern vermitteln. Bauen Sie Vertrauen innerhalb des Teams auf und pflegen Sie eine offene und ehrliche Kommunikation. Auftretende Probleme und Meinungsverschiedenheiten müssen besprochen werden, und dürfen nicht unter den Tisch gekehrt werden.

Aufgabenverteilung

Sie als Teamleiter sind der Koordinator der einzelnen Experten. Integrieren Sie Ihre Teammitglieder deswegen früh in die Planung und machen Sie deutlich, dass die Mitglieder schon von Anfang an Zuständigkeit und Verantwortung übernehmen müssen. Mischen Sie sich aber nicht in die Durchführung der Fachaufgaben Ihrer Leute ein, da Einmischung im Team demotivierend wirken kann.

Kontrolle                                                           

Als Teamleiter sollten Sie stets über alles bestens informiert sein. Setzen Sie hierfür regelmäßige Meetings an, um den aktuellen Stand zu erfragen und möglicherweise Probleme zu besprechen. Bei größeren Projektgruppen bietet es sich an, eine Projektmanagement-Software zu nutzen, um das Projekt im Überblick zu behalten und permanent über echtzeit-aktuelle Informationen zu verfügen. Um das Risiko des Scheiterns zu minimieren, können Sie einen unabhängigen Berater hinzuziehen, welcher das Projekt ständig kontrolliert und gegebenenfalls Vorschläge machen kann.

Risiko vermindern

Viele Projekte scheitern an Selbstüberschätzung und schlechter Planung. Achten Sie darauf, realistisch zu sein und vergleichen Sie Ihr Projekt mit ähnlichen Projekten anderer. Überschätzen Sie sich zu Beginn des Projektes nicht durch die anfängliche Euphorie und Optimismus, sondern setzen Sie feste Ziele und Richtlinien. Projekte können jedoch auch wegen demotivierten Mitarbeitern scheitern. Geben Sie Ihren Teammitgliedern so oft wie möglich Anerkennung, nicht nur für das Arbeitsergebnis, sondern auch für den Einsatz der dahinter steckt. Ein allgemeines Lob an das ganze Team am Ende des Projektes reicht häufig nicht aus.

Das Team der InLoox GmbH gratuliert dem Kooperationsdienstleister und InLoox-Kunden dsn zur Platzierung unter den Top 5 beim Wettbewerb „Exzellente Wissensorganisation“.

Exzellente Wissensorganisation ist ein durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie geförderter Wettbewerb. Er dient Unternehmen als Präsentationsplattform, die die Bedeutung hervorragender Wissensorganisation für sich erkannt haben. dsn überzeugte die Expertenjury durch den durchdachten Umgang mit der Ressource Wissen und setzte sich gegen Bewerber aus ganz Deutschland durch. Bewertet wurden dabei nicht einzelne Maßnahmen, sondern ein ganzheitlicher und intelligent organisierter Umgang mit dem unternehmenseigenen Wissen.

Für das unternehmensinterne Wissensmanagement nutzt dsn ein dreigliedriges Modell, bestehend aus einem Wissens-, einem Qualitäts- und einem Projektmanagement-System. Dieses Modell wurde in den vergangenen Jahren von der Agentur selbst konzipiert und aufgebaut. Im Bereich des Projektmanagements setzt dsn auf die Standard-Softwarelösung InLoox PM.

„Unser Wissensmanagement ermöglicht jedem Mitarbeiter jederzeit den Zugang zu allen nötigen Informationen. Wir teilen unser Wissen, denn Herrschaftswissen Einzelner hemmt Teamwork und Erfolg“, so Lone Mordhorst, Systemdesignerin und Projektleiterin Wissensmanagement bei dsn. Dabei kommt es nicht auf die Größe der Organisation an, wie dsn beweist, denn das Team besteht aus nur zehn Mitarbeitern.

Das Beispiel dsn zeigt, wie wichtig Projektmanagement-Software auch in kleineren Unternehmen ist  und welchen Beitrag eine einfache und integrierte Projektmanagement-Software für effiziente Prozesse und Know-How-Transfer leistet.

4 Fragen an Ralf Duckert, Geschäftsführer von dsn

1. Jasper Braun: „Wie sind Sie darauf gekommen, beim Wettbewerb ‚Exzellente Wissensorganisation‘ mitzumachen?“

Ralf Duckert: „Vergangenes Jahr haben wir an einem Forschungsprojekt zum Thema Wissensmanagement der Fachhochschule Kiel teilgenommen. Nach einem sehr guten  Ergebnis gab uns Frau Prof. Vanini den Tipp, uns für den Wettbewerb ‘Exzellente Wissensorganisation‚ zu bewerben.“

2. J.B.: „Welche Erfahrungen ziehen Sie aus der Teilnahme beim Wettbewerb?“

R.D.: „Der zentrale Nutzen der Teilnahme am Wettbewerb ist das Wissen, wie sich andere Unternehmen organisieren und welche Tools sie verwenden und wie wir Prozesse in unserem Unternehmen besser gestalten können. Außerdem nutzten wir den Wettbewerb, um für unser Unternehmen zu werben – bei unseren Kunden und Mitarbeitern.“

3. J.B.: „Welche Rolle spielt InLoox PM bei Ihrem Erfolg beim Wettbewerb?“

R.D.: „Vor 4 Jahren haben wir versucht eine eigene Projektdatenbank aufzubauen. Der Aufwand war zu hoch. Wir haben uns dann für die Standard-Softwarelösung InLoox PM entschieden. Wir sind sehr zufrieden mit dem Tool und haben unser Qualitätsmanagement-System in InLoox PM integriert. Die Jury des Wettbewerbs fand die Abbildung unserer Projekte und Prozesse in der der Software überzeugend und die Software für unser Unternehmen gut geeignet.“

4. J.B.: „Sie sind ein Kooperationsdienstleister, mit welchen Problemen beschäftigen Sie sich täglich?“

R.D.: „Als Kooperationsdienstleister beschäftigen wir uns täglich mit den individuellen Wünschen unserer Kunden. Unsere Aufgabe ist es, Kooperationen gleichberechtigter Partner erfolgreicher zu gestalten. Das ist nicht immer leicht. Es gilt durchaus unterschiedliche Ziele und Kulturen der Organisationen miteinander zu verbinden, damit am Ende jeder Partner einen Mehrwert aus der Kooperation erzielt.“

Bei der Anschaffung einer Projektmanagement-Software gibt es verschiedene Auswahlkriterien. Ein entscheidender Punkt ist die Amortisationsdauer. Damit wird die Zeitspanne bezeichnet, in der sich die Investitionskosten durch entstehende Erträge und deren Rückflüsse gedeckt haben. Generell unterscheidet man zwischen statischer und dynamischer Amortisation. Die statische Amortisationsrechnung findet Anwendung, wenn der finanzielle Rückfluss jährlich in gleicher Höhe anfällt. Zur Berechnung verwendet man die Formel der Durchschnittsmethode:

Sind die jährlichen Rückflüsse aus der Investition jedoch verschieden hoch, verwendet man die dynamische Amortisationsrechnung. Bei dieser kumulativen Methode werden die Rückflüsse nach Jahren differenziert und schrittweise aufaddiert, bis die Gesamtsumme der Investitionssumme entspricht. Dies entspricht dann dem Amortisationszeitpunkt. (Dillerup & Albrecht, 2005) Ein besonders wichtiger Aspekt ist die Dauer der Amortisation bei der Erstellung von Finanzplänen und Wirtschaftlichkeitsrechnungen zur Entscheidung und Beurteilung einer Investition und ihrer Risiken.

Standard-Projektmanagement-Softwarelösungen bieten gegenüber einer Eigenentwicklung im Hinblick auf die Amortisation einige Vorteile. Zum einen entfallen die direkten Entwicklungskosten, zum anderen sind die Wartungskosten für die Software auf längere Sicht hin kalkulierbarer. Dadurch hat die Einführung der Software deutlich größere Erfolgschancen als die einer Eigenentwicklung.

Unser Amortisierungsrechner bietet Ihnen die Möglichkeit, die statische Amortisierungsdauer für InLoox PM, aber auch für jede andere Software mit mehreren Client-Lizenzen, einem Server und Wartung zu berechnen. Geben Sie unter „Angaben“ Ihre eigenen Werte für die Zahl der Anwender, die Projektdauer, die erwartete tägliche Zeiteinsparung sowie den durchschnittlichen Stundenlohn ein und finden Sie heraus, wie viel Sie effektiv an Kosten einsparen können. Im Feld „Investitionskosten“ sehen Sie, wie hoch die Kosten für die einzelnen Investitionskomponenten sind. Unter „Einsparungen“ werden Ihnen Ihre monatlichen bzw. jährlichen finanziellen sowie zeitlichen Ersparnisse angezeigt. Die Dauer, in der sich die Investition amortisiert hat sowie den Gewinn nach einem Jahr erfahren Sie im Feld „Rendite/ROI“. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, eine grafische Gegenüberstellung der Ausgaben und Einsparungen sowie eine Darstellung des Break Even Points zu erhalten. Diese Grafiken eignen sich hervorragend als visuelle Überzeugungsgründe für Ihre Vorgesetzten.

Anhand unserer Beispielrechnung können Sie sehen, dass sich bei 10 Anwendern mit einem Stundensatz von 30,00 Euro und einer täglichen Einsparung von 10 Minuten pro Mitarbeiter Ihre Investition von 6.108,00 Euro schon nach 6 Monaten amortisiert hat.