Projektmanagement Software für Outlook, Web & Smartphone

Tipps und Infos rund um das Thema Projektmanagement Software

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Mit Projektmanagement-Software überwachen Sie Kosten, Renditen und Termine — planen und koordinieren wird so wesentlich einfacher.

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Definition: Projektmanagement Software

Unter dem Begriff Projektmanagement Software versteht man alle Kategorien von Software, die eingesetzt werden, um Führungskräfte, Projektleiter und Teammitglieder bei der Planung, Durchführung, Abrechnung und Dokumentation von Projekten zu unterstützen.

Manche Produkte decken nur Teilbereiche des Projektmanagements ab (zum Beispiel Terminplanung), während andere Gesamtlösungen darstellen. Folgende Kategorien kann man unter dem Oberbegriff Projektmanagement Software zusammenfassen:

  • Planungssoftware (Zeit- und Terminplanung, inkl. Lösungen zur grafischen Visualisierung von Gantt-Charts oder Netzplandiagrammen)
  • Ressourcenverwaltungssoftware (zur Planung und Steuerung der Ressourcenauslastung in Projekten, z.T. als Teil eines Enterprise Resource Planning-Systems (ERP))
  • Projekt-Portfolio-Management-Software (PPM-Software mit dem Zweck, die wertschöpfungssteigernden und wichtigen Projekte im Unternehmen zu identifizieren)
  • Controlling- und Abrechnungssoftware (zur Budgetierung von Projekten und zur Projektabrechnung)
  • Dokumentenmanagement-Systeme
  • Aufgabenmanagement-Software
  • Software zur besseren Kommunikation in Projektteams

Projektmanagement-Gesamtlösungen vereinen mehrere der genannten Teilkategorien in einem Produkt.

Auswahl von Projektmanagement-Software

Viele Projektmanager starten mit einer Web-Recherche, um die passende Projektmanagement-Software für ihr Unternehmen zu finden. Dabei kann das riesige Angebot auf dem PM-Softwaremarkt durchaus ein bisschen überfordern. Doch wie findet man die richtige Software, die eine professionelle Unterstützung für das gesamte Projektteam bietet?

1. Ist-Zustand analysieren: Bevor mit der Produktrecherche begonnen wird, sollte zunächst der Ist-Zustand evaluiert werden. Wie werden Projekte aktuell im Unternehmen geplant und gesteuert? Welche Abläufe müssen verbessert werden? Wo soll die Software unterstützend eingreifen?

Projektmanagement-Software-Auswahl: Phase 1

2. Anwender befragen: Die künftigen Anwender sollen dazu eingeladen werden, derzeitige Probleme im Projektmanagement zu formulieren und konkrete Anwendungsfälle zu schildern. Es ist dann Aufgabe der Verantwortlichen, daraus einen konkreten Funktionskatalog abzuleiten. Es empfiehlt sich, die Formulierung eines Anforderungskataloges nicht den künftigen Usern zu überlassen. Auf diesem Weg gelangen Abteilungen nicht selten zu völlig überfrachteten Lösungen.

Projektmanagement-Software-Auswahl: Phase 2

3. Technische Voraussetzungen klären: Auch die bereits vorhandene technische Infrastruktur spielt eine wichtige Rolle. Soll die Projektmanagement-Software auf der eigenen Hardware installiert werden oder ist eine Nutzung in der Cloud möglich? Hier sollte die IT-Abteilung unbedingt ins Boot geholt werden, um die technischen Voraussetzungen und Optionen zu klären.

Projektmanagement-Software-Auswahl: Phase 3

4. Produktrecherche anstoßen: Erst wenn der Ist-Zustand im Unternehmen von allen Seiten beleuchtet wurde, kann mit einer ersten Produktrecherche begonnen werden.

Projektmanagement-Software-Auswahl: Phase 4

5. Software testen: Sobald man drei bis fünf Produkte gefunden hat, die zum Anforderungsprofil passen, sollte man diese anhand kleiner Testprojekte auf die Probe stellen. Diese Phase sollte flankiert werden von einer Präsentation durch die Hersteller (sei es persönlich oder in einem Webinar), so dass man die Produkte und ihre wichtigsten Funktionen kennenlernen kann.

Projektmanagement-Software-Auswahl: Phase 5

6. Nutzerfreundlichkeit sicherstellen: Häufig wird der Fehler gemacht, dass Projektmanagement-Systeme nur anhand von Funktionalitäten ausgewählt werden. Über den Erfolg der Softwareeinführung entscheidet aber letztlich ganz häufig die Nutzerfreundlichkeit. Ist der Widerstand auf Seiten der Anwender groß, weil sie die Software zu kompliziert finden, verläuft die Einführung nicht selten im Sande. Die Standish Group kommt beispielsweise zu dem Ergebnis, dass 70 Prozent der PM-Softwareeinführungen in Unternehmen scheitern.

Projektmanagement-Software-Auswahl: Phase 6

7. Implementierungsaufwand definieren: Parallel sollte man erfassen, welchen Implementierungs- und Schulungsaufwand die einzelnen Projektmanagement-Softwarelösungen mit sich bringen. Ab wann kann das gesamte Team produktiv mit der Software arbeiten?

Projektmanagement-Software-Auswahl: Phase 7

8. Produktliste eingrenzen: Anhand dieser Schritte sollte man die Liste der Produkte, die in Frage kommen, deutlich eingrenzen können. Für die verbliebenen Produkte kann man dann konkrete Angebote einholen. Sollte eine erste Teststellung ergeben, dass keines der Produkte zum Unternehmen passt, kann man jederzeit zu Schritt 4 zurückgehen und mit dem neu gewonnenen Wissen die Recherche nochmals durchführen.

Projektmanagement-Software-Auswahl: Phase 8

9. Anwenderakzeptanz erhöhen: Wenn die Entscheidung für eine Software gefallen ist, sollte der Fokus darauf liegen, die Akzeptanz der Anwender für das neue Projektmanagement-Tool zu stärken. Die User sollten möglichst schnell erleben, wie die neue Software ihren Arbeitsalltag einfacher macht. Bei großen Projektteams oder einer unternehmensweiten Einführung ist zu empfehlen, Key User zu definieren und diese intensiv im Umgang mit der Software zu schulen. Sie können im Anschluss dann alle anderen Anwender unterstützen.

Projektmanagement-Software-Auswahl: Phase 9

Was spricht für eine Gesamtlösung? - Mehr erfahren
Auswahl von Projektmanagement-Software

Viele Projektmanager starten mit einer Web-Recherche, um die passende Projektmanagement-Software für ihr Unternehmen zu finden. Dabei kann das riesige Angebot auf dem PM-Softwaremarkt durchaus ein bisschen überfordern. Doch wie findet man die richtige Software, die eine professionelle Unterstützung für das gesamte Projektteam bietet?

1. Ist-Zustand analysieren: Bevor mit der Produktrecherche begonnen wird, sollte zunächst der Ist-Zustand evaluiert werden. Wie werden Projekte aktuell im Unternehmen geplant und gesteuert? Welche Abläufe müssen verbessert werden? Wo soll die Software unterstützend eingreifen?

Projektmanagement-Software-Auswahl: Phase 1

2. Anwender befragen: Die künftigen Anwender sollen dazu eingeladen werden, derzeitige Probleme im Projektmanagement zu formulieren und konkrete Anwendungsfälle zu schildern. Es ist dann Aufgabe der Verantwortlichen, daraus einen konkreten Funktionskatalog abzuleiten. Es empfiehlt sich, die Formulierung eines Anforderungskataloges nicht den künftigen Usern zu überlassen. Auf diesem Weg gelangen Abteilungen nicht selten zu völlig überfrachteten Lösungen.

Projektmanagement-Software-Auswahl: Phase 2

3. Technische Voraussetzungen klären: Auch die bereits vorhandene technische Infrastruktur spielt eine wichtige Rolle. Soll die Projektmanagement-Software auf der eigenen Hardware installiert werden oder ist eine Nutzung in der Cloud möglich? Hier sollte die IT-Abteilung unbedingt ins Boot geholt werden, um die technischen Voraussetzungen und Optionen zu klären.

Projektmanagement-Software-Auswahl: Phase 3

4. Produktrecherche anstoßen: Erst wenn der Ist-Zustand im Unternehmen von allen Seiten beleuchtet wurde, kann mit einer ersten Produktrecherche begonnen werden.

Projektmanagement-Software-Auswahl: Phase 4

5. Software testen: Sobald man drei bis fünf Produkte gefunden hat, die zum Anforderungsprofil passen, sollte man diese anhand kleiner Testprojekte auf die Probe stellen. Diese Phase sollte flankiert werden von einer Präsentation durch die Hersteller (sei es persönlich oder in einem Webinar), so dass man die Produkte und ihre wichtigsten Funktionen kennenlernen kann.

Projektmanagement-Software-Auswahl: Phase 5

6. Nutzerfreundlichkeit sicherstellen: Häufig wird der Fehler gemacht, dass Projektmanagement-Systeme nur anhand von Funktionalitäten ausgewählt werden. Über den Erfolg der Softwareeinführung entscheidet aber letztlich ganz häufig die Nutzerfreundlichkeit. Ist der Widerstand auf Seiten der Anwender groß, weil sie die Software zu kompliziert finden, verläuft die Einführung nicht selten im Sande. Die Standish Group kommt beispielsweise zu dem Ergebnis, dass 70 Prozent der PM-Softwareeinführungen in Unternehmen scheitern.

Projektmanagement-Software-Auswahl: Phase 6

7. Implementierungsaufwand definieren: Parallel sollte man erfassen, welchen Implementierungs- und Schulungsaufwand die einzelnen Projektmanagement-Softwarelösungen mit sich bringen. Ab wann kann das gesamte Team produktiv mit der Software arbeiten?

Projektmanagement-Software-Auswahl: Phase 7

8. Produktliste eingrenzen: Anhand dieser Schritte sollte man die Liste der Produkte, die in Frage kommen, deutlich eingrenzen können. Für die verbliebenen Produkte kann man dann konkrete Angebote einholen. Sollte eine erste Teststellung ergeben, dass keines der Produkte zum Unternehmen passt, kann man jederzeit zu Schritt 4 zurückgehen und mit dem neu gewonnenen Wissen die Recherche nochmals durchführen.

Projektmanagement-Software-Auswahl: Phase 8

9. Anwenderakzeptanz erhöhen: Wenn die Entscheidung für eine Software gefallen ist, sollte der Fokus darauf liegen, die Akzeptanz der Anwender für das neue Projektmanagement-Tool zu stärken. Die User sollten möglichst schnell erleben, wie die neue Software ihren Arbeitsalltag einfacher macht. Bei großen Projektteams oder einer unternehmensweiten Einführung ist zu empfehlen, Key User zu definieren und diese intensiv im Umgang mit der Software zu schulen. Sie können im Anschluss dann alle anderen Anwender unterstützen.

Projektmanagement-Software-Auswahl: Phase 9

Was spricht für eine Gesamtlösung? - Mehr erfahren
Was spricht für eine Gesamtlösung?

Unterschiedliche Abteilungen haben oft ganz verschiedene Ansprüche an Projektmanagement-Software. Während die Produktion mit festen Terminen und Abhängigkeiten arbeitet, führen Marketing-Abteilungen oft nur eine Aufgabenliste und wollen wissen, wer gerade woran arbeitet und wie die einzelnen Teammitglieder vorankommen. In IT-Teams kommen dagegen mittlerweile häufig agile Methoden zum Einsatz.

Kein Wunder also, dass in Unternehmen oft Insellösungen bestehen, die die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit behindern. Doch kann unter diesen Voraussetzungen überhaupt eine Gesamtlösung für das Projektmanagement im gesamten Unternehmen eingeführt werden?

Eine Lösung für alle Teams und Abteilungen ist wünschenswert, da so einheitliche Standards gesetzt werden und die Zusammenarbeit an Projekten über Abteilungen und Fachbereiche hinweg deutlich erleichtert wird.

Ob dies jedoch möglich ist, hängt von der Projektmanagement-Software selbst ab. Idealerweise lassen sich auf einer Plattform unterschiedliche Vorgehensweisen und Methoden nutzen und auch kombinieren. Den Nutzern wird nicht vorgeschrieben, wie sie ihre Projekte zu planen und steuern haben – sie können selbst entscheiden.

Was ist InLoox PM? - Mehr erfahren
Was ist InLoox PM?

Die Projektmanagement-Software InLoox PM hilft Einzelanwendern, Teams und verteilten Arbeitsgruppen, ihren Projektalltag effizient zu meistern. InLoox PM unterstützt sie bei der Planung, Dokumentation, Zeiterfassung und Budgetierung ihrer Projekte. Arbeiten Sie integriert in Microsoft Outlook, in Ihrem Webbrowser oder unterwegs in der InLoox Mobile App für iPhone und Android. Sie können auch alle drei Möglichkeiten kombinieren (derzeit mit InLoox PM 7 für Outlook).

Vorteile der nahtlosen Integration in Microsoft Outlook

Die nahtlose Integration in Microsoft Outlook bietet von Anfang an klare Vorteile:

  • Einfache und vertraute Benutzeroberfläche
  • Hohe Akzeptanz bei den Benutzern
  • Kurze Einarbeitungszeiten und geringer Schulungsaufwand
  • Outlook Kalenderdaten, Aufgaben, Kontakte und Emails lassen sich direkt für das Projektmanagement verwenden
  • Umständliche Daten-Synchronisation mit Outlook ist nicht notwendig

 Alle, die nicht mit Microsoft Outlook arbeiten, können mit der Online-Projektsoftware InLoox PM Web App ihre Projekte webbasiert im Browser steuern.

Alle Projektmanagement-Aufgaben in einer zentralen Plattform

Alle Projektmanagement-Aufgaben sind mit InLoox PM direkt in Microsoft Outlook verfügbar – von der Projektkonzeption mit Hilfe von Mindmaps über Projektplanung, Projektsteuerung, Dokumentenmanagement und Berichtswesen bis hin zur Projektabrechnung können alle Arbeitsschritte in einer zentralen Plattform erledigt werden, die außerdem perfekt für alle Anforderungen an eine gelungene Projektkommunikation gerüstet ist. Erleben Sie die wichtigsten Funktionen von InLoox PM im Überblick in unserem Produktvideo.

Zukunftssichere Technologie

Mehr als 3.000 Kunden und 45.000 Anwender auf fünf Kontinenten und in über 40 Ländern weltweit setzen auf InLoox PM - in Deutschland nutzen es bereits 20% der Unternehmen im DAX als Standardsoftware zur Projektplanung.

Unternehmen aller Größenordnungen und Branchen zählen zu unseren Kunden. Unterschiedliche Sektoren wie Telekommunikation, Maschinenbau, Elektrotechnik, Banken, produzierendes und verarbeitendes Gewerbe, Gesundheitswesen, öffentliche Verwaltung, Unternehmensberatungen und Agenturen – um nur einige Beispiele zu nennen – setzen täglich auf InLoox PM als bewährte, solide Lösung für effizientes Projektmanagement.

Namhafte Unternehmen wie AOK plus, AVIS, DB Schenker, das Deutsche Rote Kreuz, ElectronicPartner, Pentax Europe, SEAT, Siemens oder US Airways zählen - unter vielen anderen - zu unseren Kunden. DieProjektmanagement-Software InLoox PM ist auf die Praxis und den Berufsalltag von Projektmanagern zugeschnitten und wird anhand der Anregungen unserer Kunden permanent weiterentwickelt und passt sich so beständig an die Anforderungen modernen Projektmanagements an.

Umfangreicher Supportservice

Es gibt eine Vielzahl von Einsatzszenarien für die Projekt-Software InLoox PM. Daher können InLoox PM Kunden jederzeit auf einen umfassenden und aktuellen Supportservice für die InLoox-Produktreihe zurückgreifen.

Egal ob sie die InLoox PM Onlinehilfe nutzen, in der Support-Datenbank Antworten auf häufig gestellte Fragen zu InLoox finden, sich in unseren Video-Anleitungen verschiedene Aspekte der Konfiguration und Nutzung von InLoox PM ansehen oder über das Online-Ticketsystem Expertenhilfe erhalten - bei Fragen zu InLoox PM erhalten Sie schnelle und konkrete Hilfe.

Video zur Projektmanagement-Software


InLoox PM 8 in Aktion

Kontakt


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Weitere Informationen


InLoox PM Produktbeschreibung
Broschüre im PDF-Format

InLoox PM Präsentation
Präsentation im PowerPoint-Format

InLoox PM Preisliste
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Neu auf dem InLoox Blog: Total gestresst? - Die Umfrage zur Work-Life-Balance:

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Projektmanagement-Begriffe kurz erklärt


Finden Sie Erklärungen zu gängigen Begriffen aus dem Projektmanagement im InLoox Projektmanagement-Glossar.

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