Projektplanung in Outlook

Projektplanung: Grundlagen und Software

Zum kleinen Einmaleins jedes Projektmanagers gehören die Grundlagen der Projektplanung. Doch welche Schritte muss man beachten, um ein Projekt „gut“ zu planen? Und wie kann Microsoft Outlook dazu beitragen, dass die Projektplanung übersichtlicher für alle Teammitglieder wird?

Projekte in Outlook planen

Outlook bündelt in Unternehmen etliche Informationen, die auch für die Projektplanung relevant sind – so wie Kalendertermine, E-Mails, Kontakte und Aufgaben. Daher ist es sinnvoll, eine Projektplanung in Outlook aufzusetzen. Damit das gelingt, sollte Outlook zu einer vollwertigen Projektplattform ausgebaut werden.

InLoox PM ist eine Projektplanung Software unter Microsoft Outlook und Microsoft Exchange Server.

Die Software ist schnell zu installieren, einfach zu erlernen und setzt einheitliche Organisationsstandards in den Bereichen:

  • Projektmanagement / PM Software
  • Team-Collaboration
  • Dokumentenmanagement
  • Zeiterfassung
  • Informationsmanagement

InLoox PM erweitert Microsoft Outlook

InLoox PM ist branchenübergreifend im Einsatz und existiert in als Download-Version zur Installation auf der eigenen Hardware und als SaaS-Lösung in der Cloud. Neben der Software zur Projektplanung in Outlook bietet InLoox außerdem die browserbasierte Online-Projektsoftware InLoox PM Web App. Alle Kunden mit Universal User-Zugang können außerdem ohne Zusatzkosten die InLoox Mobile Apps für iPhone und Android-Geräte nutzen.

Funktionen

InLoox ermöglicht Projektplanung direkt in Microsoft Outlook – so müssen Anwender nicht mehr parallel mehrere Systeme verwalten, sondern können alle Projektplanungs-Aufgaben direkt in einer vertrauten Benutzeroberfläche erledigen.

Outlook-Elemente ins Projektmanagement einbinden

InLoox ermöglicht die direkte Nutzung von Outlook-Elementen für das Projektmanagement. Egal, ob Outlook-Aufgaben, Kalendertermine, E-Mails oder Kontakte - alle Informationen können ohne Medienbrüche in der Projektplanung und -steuerung genutzt werden.

Mind Mapping

Erste Projektideen und Konzepte lassen sich mit Hilfe von Mind Maps visuell sammeln und organisieren. Anschließend können sie mit einem Klick in die Zeitplanung übertragen werden.  

Projektplanung mit Gantt-Chart

Gewinnen Sie einen grafischen Überblick über den zeitlichen Ablauf ihrer Projekte. Durch die konsequente Outlook-Integration der Projektplanung wird gleichzeitig der Pflegeaufwand reduziert.

Ressourcenübersicht und Kapazitätsauslastung

Sehen Sie auf einen Blick, wie stark Teammitglieder, Räume oder Maschinen ausgelastet sind und wo noch Kapazitäten frei sind. Auch Outlook-Kalendertermine können dabei berücksichtigt werden.  

Dokumentenmanagement

InLoox PM führt alle projektbezogenen Dokumente an einem Ort zusammen und bietet berechtigten Teammitgliedern aus jedem Projekt heraus Zugriff auf die zugehörigen Unterlagen.

Projektzeiterfassung

Mit InLoox PM dokumentieren Sie ohne Zusatzaufwand alle projektbezogenen Zeitaufwendungen. Auch Eckdaten aus Outlook können übernommen werden, z.B. aus Aufgaben oder Terminen.

Projektkommunikation

Microsoft Outlook ist in vielen Unternehmen ohnehin bereits die Kommunikationszentrale. Mit InLoox PM wird es zusätzlich das Zentrum Ihrer Projektkommunikation.

Budgetierung

Kalkulieren Sie Ihre Projekte direkt in Microsoft Outlook und vergleichen Sie fortlaufend Ausgaben und Einnahmen. Auch projektbezogene Angebote und Rechnungen können Sie mit InLoox PM erstellen, versenden und kontrollieren.

Einen umfassenden Überblick über die Funktionen von InLoox PM finden Sie hier.

Erfolgreiche Installationen unserer Software für Projektplanung in Outlook in vielen Branchen

(Auswahl in alphabethischer Reihenfolge)

  • Bankwesen
  • Bauwesen
  • Dienstleistungen
  • Handel
  • Informations- und Kommunikationstechnologie
  • Media & Publishing
  • Öffentliche Verwaltung / Kommunalwesen
  • Transport / Logistik

Hier ein kleiner Überblick über das Vorgehen bei der klassischen Projektplanung:

Grundlagen der Projektplanung

Projektinitiierung

Wenn man in die Details der Projektplanung gehen kann, hat das Projekt die Initiierungsphase bereits hinter sich gelassen. Nach der Projektinitiierung sollte man Antworten auf die folgenden Fragen gefunden haben:

  • Warum wird das Projekt angestoßen? Welchen konkreten Sinn und Nutzen hat das Projekt?
  • Steht der Nutzen im Verhältnis zu den angenommenen Kosten?
  • Welchen übergeordneten und konkreten Zielen dient das Projekt?
  • Welche Ergebnisse erhofft sich der Kunde/Auftraggeber von dem Projekt? Wie sind diese spezifiziert?
  • Wann kann das Projekt als erfolgreich abgeschlossen bezeichnet werden (messbare Erfolgskriterien)?
  • Was sind die Stärken und Schwächen, die Chancen und Risiken des Projektes?
  • Wie sieht der Ist-Zustand aus?

Am Ende einer gelungenen Projektinitiierung sollte der Auftraggeber ein Lastenheft formuliert haben, das den genauen Projektauftrag definiert. Auch bei unternehmensinternen Projekten ist ein Lastenheft sehr empfehlenswert. Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, steht die Projektplanung auf einer soliden Grundlage.

Vorgangsplanung

Sobald die übergeordneten Ziele, die gewünschten Ergebnisse und der zeitliche Rahmen des Projektes feststehen, kann man mit der Vorgangsplanung bzw. mit der Strukturplanung beginnen, denn dann kann man entscheiden, wie die Projektziele erreicht werden sollen.

Projektplanung InLoox PM

Projektplanung in InLoox PM

Dazu strukturiert man das Projekt in einzelne Vorgänge, die dann in einer Vorgangsliste aufgeführt werden. Vorgänge werden auch als Projektphasen oder thematisch zusammengehörige Aufgabenbündel definiert.

Diese Vorgänge sollte man im nächsten Schritt in eine Reihenfolge bringen, abhängig von den zeitlichen Erfordernissen und den logischen Abhängigkeiten zwischen den Vorgängen.

Vorgangsliste

Vorgangsliste

Gerade bei großen Projekten liefert eine Projektplanungs-Software hier wertvolle Dienste, weil sie für den nötigen Überblick sorgt. Neben einer einfachen Vorgangsliste trägt ein visuelles Hilfsmittel wie z.B. ein Gantt-Diagramm zusätzlich zu mehr Übersichtlichkeit im Plan bei.

Um die Vorgänge zu strukturieren, kann man außerdem thematisch zusammengehörige Vorgänge zu sog. Sammelvorgängen zusammenfassen.

Projektplan mit Gantt-Chart

Projektplan mit Gantt-Diagramm

Meilensteinplanung

In jedem Projektplan sollte es mehrere Meilensteine geben. Das sind feste Termine, zu denen definierte und messbare Zwischenergebnisse vorgelegt werden. Das Nicht-Erreichen eines Meilensteins zum geplanten Termin ist ein wichtiges Frühwarnsystem in einem Projekt. Ein solcher Meilenstein kann beispielsweise die Präsentation eines Prototyps beim Kunden sein. Meilensteine strukturieren außerdem den Projektplan in übersichtliche Etappen und Teilprojekte.

Arbeitspaketplanung

Zu jedem Vorgang gehören ein oder mehrere Arbeitspakete, also konkrete Aufgaben mit einem vorab geschätzten Arbeitsaufwand. Arbeitspakete sind wichtig für das Team, weil sie die abstrakteren Vorgänge verständlich und konkret machen. Die Dauer eines Arbeitspaketes ist durch den Vorgang bestimmt, zu dem es gehört. Der Arbeitsaufwand, der mit einem Arbeitspaket verbunden ist, muss von den Projektplanern geschätzt werden. Wenn beispielsweise ein Vorgang Anwerben von Sponsoren heißt, dann kann das Erstellen einer Liste mit potenziellen Sponsoren ein Arbeitspaket sein, das zu diesem Vorgang gehört.

Arbeitspaketplanung

Arbeitspaketplanung

Aufwandsschätzung

Für jedes Arbeitspaket sollte nun der Zeitaufwand geschätzt werden. Idealerweise schätzen nicht nur das Teammitglied, das das Arbeitspaket später erledigen soll oder der Projektleiter, sondern alle Teammitglieder aus dem entsprechenden Fachbereich. Im Anschluss daran bittet man Arbeitspaket für Arbeitspaket die Teammitglieder, die besonders hohe oder niedrige Schätzungen abgegeben haben, diese zu erläutern und einigt sich am Ende (in der Regel) auf einen Mittelwert. Dies ist eine sehr aufwändige Methode, die jedoch von Beginn an einen realitätsnahen Plan gewährleistet, der eine hohe Verbindlichkeit für das gesamte Team hat.

Ressourcenplanung

Im Rahmen der Ressourcenplanung werden die Arbeitspakete an die Teammitglieder vergeben. Hier wird über eine der zentralen Fragen der Projektplanung entschieden, nämlich Wer macht Was bis Wann? Dabei sollte auf eine gerechte und in etwa gleichverteilte Arbeitsbelastung geachtet werden. Setzt man die geplanten Kosten für Ressourcen und die sonstigen geplanten Ausgaben für das Projekt ins Verhältnis zu den geplanten Einnahmen, entsteht eine Kosten- bzw. Budgetplanung für das Projekt.

Ressourcenplanung im Projekt

Ressourcenplanung im Projekt

Risikomanagement

Auch etwaige Risiken im Projekt sollten bereits in der Planungsphase analysiert werden. Nur so können wirksame Strategien zur Vorbeugung bzw. Risikoabfederung erarbeitet werden.

Kick-Off-Meeting

Das Kick-Off-Meeting markiert den Übergang von der Projektplanung in die Durchführungsphase. Im Kick-Off-Meeting sollte der Entwurf des Projektplans erläutert werden. Auch die Rollen, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten der Teammitglieder sollten thematisiert werden, genauso wie der Arbeitsumfang. Im Anschluss daran wird besprochen, wie man weiter vorgeht und wie die Kommunikation im Projektteam aussehen soll. Eine Checkliste für die Planung eines Kick-Off-Meetings finden Sie hier

Projektplanung mit Software

Auch wenn die Projektplanung zu Beginn des Projektes stattfindet, ist sie in den seltensten Fällen in Stein gemeißelt. Vorgaben von Seiten des Kunden ändern sich, Arbeitspakete dauern länger als geplant, Teammitglieder fallen krankheitsbedingt aus – eine Vielzahl an unvorhersehbaren Änderungen führt dazu, dass der Plan regelmäßig aktualisiert werden muss. Da fällt es Teammitgliedern schwer, auf dem neuesten Stand zu bleiben. Mit Hilfe von Projektplanungssoftware sehen Teammitglieder immer die aktuellste Version des Projektplans, können Änderungen nachvollziehen und werden benachrichtigt, falls es Änderungen an ihren Arbeitspaketen gibt.

Video: Projektplanung in Outlook


InLoox PM 8 in Aktion

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Editionen

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Hersteller

Verantwortlich für InLoox PM ist der Outlook-Softwarespezialist InLoox GmbH mit Sitz in München.

Referenzen

Lesen Sie hier, was Journalisten und Kunden über InLoox PM sagen.

Für wen ist InLoox PM geeignet?


  • Outlook®-Anwender
  • Teams mit/ohne Exchange Server®
  • Projektmanager (Projektleiter)
  • Projektplaner
  • Projektcontrolle
  • Projektmitarbeiter
  • Vertrieb/Marketing
  • Produktion
  • (IT-)Support
  • Controlling
  • Qualitätssicherung
  • Geschäftsführung
  • Geschäftspartner