Der dritte Teil unserer Serie Planen leicht gemacht beschäftigt sich mit der Planung von Schulungen, Workshops und Weiterbildungen im Unternehmen.

Mit Hilfe dieser Vorlage können Sie direkt mit der Planung Ihrer nächsten Schulung für Mitarbeiter oder Kunden beginnen. Sie können jederzeit eigene Vorgänge in die InLoox PM Planung einfügen und so den Projektplan ganz nach Ihren Wünschen gestalten.

Die Vorlage Schulung können Sie sich hier herunterladen.

Im zweiten Teil unserer Serie Planen leicht gemacht geht es um das Thema Umzug.

Sie wollen Ihre Geschäftsräume wechseln oder eine einzelne Abteilung verlegen? Auch kleinere Vorhaben wie zum Beispiel ein Umzug lassen sich durch eine einfache Planung schneller und effizienter durchführen.

Durch eine gezielte Projektplanung sehen Sie auf einen Blick, an welchem Punkt Sie gerade sind und welche Planungsschritte noch vor Ihnen liegen. Alle Beteiligten wissen zudem genau, was sie bis wann zu erledigen haben.

Außerdem können Sie so keine wichtigen Deadlines wie zum Beispiel das Mieten eines LKWs verpassen. Mit der Vorlage Umzug ist der Grundstein für Ihre Planung gelegt und Sie können ganz nach Ihren Wünschen darauf aufbauen. Zum Download der Vorlage Umzug gelangen Sie hier.

Der BVMW berichtet über unseren Kurzworkshop "Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen" am 17.07.2012 im InLoox Schulungszentrum in München.

Danke allen Teilnehmern! Es hat Spaß gemacht.

Die Inhalte des Workshops sind bei Slideshare verfügbar: http://de.slideshare.net/InLoox/outlook-im-projektmanagement-erfolgreich-einsetzen-13704825

Falls Sie an unseren kostenlosen Themenabenden teilnehmen möchten, kontaktieren Sie uns.

Ab heute erscheint in regelmäßigen Abständen unsere neue Serie Planen leicht gemacht auf dem InLoox Blog. Sie bietet Ihnen kostenlose Vorlagen zu unterschiedlichen Themen und Branchen als Grundlage für Ihre Planung in InLoox PM oder in InLoox PM Web App.

Die Vorlage Messestand ist ein Grundgerüst für die Planung eines Messestandes, das Sie speziell auf Ihre Anforderungen zuschneiden und entsprechend ergänzen können.

Um die Planung übersichtlicher zu gestalten, bietet es sich an, verschiedene Planungselemente farblich zu kennzeichnen. So steht die Farbe Grün in der Vorlage für Vorgänge, die man intern im Unternehmen erledigen kann, ohne auf die Arbeit von externen Projektpartnern angewiesen zu sein. Die Farbe Blau ist hingegen eine visuelle Kennzeichnung für Vorgänge, die in der Regel extern erledigt werden müssen, wie zum Beispiel das Drucken von Broschüren. In InLoox PM 7 für Outlook können Sie die Farben individuell anpassen, wenn Sie in der Planung auf der Registerkarte Bearbeiten auf Farbe klicken.

Falls Sie noch nicht wissen, wie Sie Vorlagen in InLoox PM für Outlook nutzen können, erhalten Sie weitere Informationen rund ums Thema Vorlagen in unserer Online-Hilfe.

Hier können Sie die Vorlage Messestand herunterladen.

Immer mehr Unternehmen möchten ihr Projektmanagement komplett oder zum Teil an spezialisierte Projektdienstleister auslagern, wie eine Studie der FH Wien festgestellt hat. Die Studie beschäftigte sich mit der Frage, welchen Nutzen das Outsourcing von Projektmanagement-Aktivitäten hat und in welchen Teilbereichen eine Auslagerung umsetzbar ist.

Befragt wurden im Rahmen der Studie 165 Projektleiter, Programmmanager, Projektcontroller und Projektmitarbeiter aus Deutschland, Österreich und der Schweiz. 39 Prozent der Befragten gaben an, dass Sie schon einmal PM-Aktivitäten outgesourct haben, 33 Prozent hingegen noch nie.

Quelle: Kreindl, Ortner, Schirl, 2012

Fast die Hälfte der Befragten sagte, über ein mögliches Outsourcing von Projektmanagement-Aktivitäten nachzudenken oder schon mit ersten Schritten begonnen zu haben. Bei 38 Prozent hingegen wurde noch nicht darüber nachgedacht. 13 Prozent gaben an, bereits über eine Auslagerung nachgedacht, diese Pläne aber nicht weiter verfolgt zu haben.

Quelle: Kreindl, Ortner, Schirl, 2012

Die Erfahrungen mit dem Outsourcing von Projektmanagement-Aktivitäten waren bei den Befragten zum Großteil positiv: Rund drei Viertel der Teilnehmer meinten, dass die Auslagerung gut funktioniert habe und wenn möglich wieder angewendet werden soll. Drei Prozent gaben hingegen an, das Outsourcing nicht wiederholen zu wollen. Weitere 4 Prozent würden nach eigener Einschätzung keinen weiteren Outsourcing-Versuch unternehmen, wenn nicht unternehmensweite Vorgaben dies vorschreiben würden.

Die Studienteilnehmer wurden außerdem nach den Gründen und Vorteilen des Outsourcings gefragt. 90 Prozent der Befragten fanden die Konzentration auf die wesentlichen Prozesse im Unternehmen durch den Wegfall des Projektmanagements wichtig. Ein weiterer Vorteil sei die Möglichkeit, fremdes Know-how nutzen zu können. Auch den durch die Auslagerung entstandenen optimalen Ressourceneinsatz sahen die Teilnehmer als guten Grund dafür, Projektmanagement-Aktivitäten auszulagern.

Die gesamte Studie können Sie sich hier ansehen.

Ein Projekt an einem Unternehmensstandort erfolgreich zu managen, ist für Projektleiter nicht immer einfach. Schwieriger wird es noch, wenn die Projektgruppen auf mehrere Orte oder sogar unterschiedliche Kontinente und Zeitzonen verteilt sind. Ein Projekt mit internationaler Besetzung zu steuern, ist für den Projektleiter eine Herausforderung, bietet aber auch Vorteile.

Die Bündelung unterschiedlicher Fachkompetenzen der einzelnen Mitarbeiter und das Arbeiten in unterschiedlichen Zeitzonen eröffnet sogar die Möglichkeit, an einem Projekt rund um die Uhr zu arbeiten und kann so zu einer Steigerung der Entwicklungsgeschwindigkeit beitragen. Dennoch können kulturelle Unterschiede der Projektbeteiligten und das Fehlen von regelmäßigen Face-to-Face-Meetings schnell zu Missverständnissen und Problemen führen. Die folgenden Ratschläge können Ihnen als Projektleiter helfen, ein internationales Projektteam erfolgreich zu leiten und das Projekt schneller abzuschließen.

Basiskenntnisse

Als Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Projektarbeit sollten Sie als Projektleiter offen für neue Methoden und Verfahren sein. Dadurch bleiben Sie in der Planung flexibel und können schneller Probleme analysieren und passende Lösungen finden. Außerdem sollten Sie sich mit der Arbeitskultur und Mentalität der beteiligten Länder vertraut machen. Deutsche Manager gelten im Ausland zum Teil als sehr sachlich und forsch – was von anderen nicht immer als angenehm empfunden wird. In speziellen interkulturellen Trainings können Sie sich auf Situationen im internationalen Geschäftsalltag vorbereiten. Auch profunde Recherchen zum rechtlichen, betrieblichen und außerbetrieblichen Projektumfeld beugen negativen Überraschungen vor.

Kommunikation

Entscheidend für eine funktionierende Projektarbeit ist die Kommunikation innerhalb der Gruppe. Deswegen sollten Sie als Projektleiter Ziele, Aufgabe, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten vor Beginn des Projektes klar definieren und verteilen. Häufig entstehen Probleme durch Selbstverständlichkeiten, die in der interkulturellen Zusammenarbeit unterschiedlich aufgefasst und gehandhabt werden. Hier kann es hilfreich sein, Verständigungsregeln festzulegen, sodass zum Beispiel schlechte Nachrichten nicht aus kultureller Höflichkeit verschwiegen werden, sondern offen über Projektkomplikationen gesprochen wird.

Führung

Ein entscheidender Punkt bei der Projektarbeit ist die Führung der Mitarbeiter und die Kontrolle der Aufgaben. Verteilen Sie zu Beginn des Projektes detaillierte Arbeitsanweisungen, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten und überprüfen Sie regelmäßig, ob die Vorgaben bei Ihrem Team richtig verstanden werden, um spätere Unklarheiten zu vermeiden. Hier ist es sinnvoll, mit den Teammitgliedern detailliert über ihre geplanten nächsten Schritte und ihre persönlichen Fortschritte zu sprechen. Außerdem sollten Sie Benchmarks und Standards definieren und diese regelmäßig überprüfen.

Betreuung

Durch die Verteilung der Projektgruppe auf verschiedene Länder ist es besonders wichtig, möglichst schnell einen Gruppenzusammenhalt aufzubauen, sodass das Team gemeinsam seine Aufgabe erfüllen kann. Auch regelmäßige Feedbacks an jeden Einzelnen und an die Gruppe sind entscheidend, um die Motivation zu stärken oder gegebenenfalls Komplikationen frühzeitig zu erkennen. Dabei wirkt es sich positiv aus, wenn sich die Teammitglieder zumindest einmal im Laufe des Projekts persönlich getroffen haben und so Vertrauen auf- und interkulturelle Vorurteile abbauen können.

Das PM-Handbuch von Stefan Hagen ist eine ausführliche, kostenlose Zusammenstellung von Basisinformationen, Vorlagen, Literaturempfehlungen, Methoden und vielem mehr rund um das Thema Projektmanagement. Der Leitfaden bietet Ressourcen für alle, die sich mit den Grundlagen des Projektmanagements vertraut machen wollen und eignet sich insbesondere als Basiswissen für Projektmanager, die ein kleines oder mittelgroßes Projekt leiten.

In der Rubrik PM-Grundlagen stellt Stefan Hagen den Nutzen von systematischem Projektmanagement dar, erklärt die wichtigsten Fachbegriffe, Erfolgsfaktoren und beschreibt die unterschiedlichen Formen des Projektmanagements innerhalb von Organisationen.

Der Bereich PM-Prozess beschreibt außerdem leicht verständlich die Prozesse innerhalb eines Projektes und erklärt die dazugehörigen Teilprozesse, die für einen reibungslosen Ablauf des Vorhabens notwendig sind – von der Initiierung bis zum Abschluss.

Des Weiteren können Benutzer sich die wichtigsten Vorlagen für Formulare, Checklisten und Arbeitsbehelfe herunterladen und diese unmittelbar in der Praxis anwenden.

Abgerundet wird die Seite durch Literaturempfehlungen und eine Übersicht über verschiedene Projektmanagement-Softwarelösungen.

In vielen Unternehmen ist Microsoft Outlook tagtäglich im Einsatz. Das Programm dient nicht nur als E-Mail-Groupware, sondern gleichzeitig als zentrale Kontakt-, Termin- und Aufgabenverwaltung. Doch wie kann man Microsoft Outlook gezielt für eine effiziente Projektarbeit nutzen?

Um diese Frage drehte sich der Kurzworkshop „Microsoft Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen“ am vergangenen Dienstag. Der Themenabend von InLoox in Zusammenarbeit mit dem Bundesverband mittelständische Wirtschaft (BVMW) vermittelte den Teilnehmern Tipps, Tricks und Strategien für eine sinnvolle Einbindung und effiziente Nutzung von Outlook im Projektalltag.

Am Ende hatten die Anwesenden bei einem Get together die Gelegenheit, Erfahrungen und Lösungsvorschläge aus ihrem persönlichen Arbeitsalltag auszutauschen.
Falls Sie am Dienstag nicht dabei sein konnten, gibt es hier die Präsentation zum Nachlesen:

Der Kurzworkshop ist Teil der Seminarreihe „Unternehmer für Unternehmer“ des BVMW. Gerne halten wir Sie über zukünftige Termine und Themen auf dem Laufenden, schreiben Sie einfach eine E-Mail an Sabine Pfleger.

Vom 8. bis 10 November findet in Dornbirn/Vorarlberg das PM-Camp 2012 statt. Wir freuen uns, das PM-Camp in diesem Jahr zum ersten Mal als Sponsor zu unterstützen!

Das PM-Camp ist eine „Un-Konferenz“ rund ums Thema Projektmanagement für Spezialisten, Mitarbeiter, Manager, aber auch für Neueinsteiger. In Workshops, Vorträgen und Barcamp-Sessions werden Strategien, Standards und Erfahrungen ausgetauscht. Darüber hinaus sollen verschiedene, manchmal auch gegensätzliche Aspekte des Projektmanagements diskutiert werden, etwa die Frage klassisches vs. agiles Projektmanagement.

Grund genug für uns, in diesem Jahr dabei zu sein und unsere eigenen langjährigen Erfahrungen im Projektmanagement einzubringen.

Das PM-Camp wird zwischen dem 08. und 10. November 2012 in der FH Vorarlberg in Dornbirn stattfinden. Derzeit sind Anmeldungen noch möglich – wir würden uns freuen, Sie dort zu treffen! Hier geht es zur Anmeldung.

Weitere Informationen unter www.pm-camp.org.