PMO 4: Einführung eines PMO im Unternehmen

Die Einführung eines PMO im Unternehmen ist ein Projekt, wie alle anderen auch, und muss daher gut geplant werden. Daher sollten Sie unbedingt eine Analyse der IST-Situation im Unternehmen durchführen und darauf aufbauend ein Konzept für das PMO erarbeiten. Sehr wichtig bei der erstmaligen Einführung eines PMO ist es, das PMO individuell auf die Rahmenbedingungen im Unternehmen und die tatsächlichen Bedürfnisse auszurichten. 

Transparenz als Erfolgsfaktor

Wenn Sie über die Einführung eines PMOs nachdenken, ist das wichtigste Erfolgskriterium die Transparenz gegenüber allen Stakeholdern in allen Schritten des Prozesses. Vor allem die Mitarbeiter und die Geschäftsführung sollten hinter der Entscheidung stehen und diese aktiv unterstützen. Um dies zu erreichen, sollten Sie vor, nach und während des Einführungsprozesses auf vollständige Transparenz, Einbeziehung der Stakeholder und kontinuierliche Kommunikation achten. Nur so holen Sie alle wichtigen Stakeholder an Board und können den Grundstein für den Erfolg der PMO-Einführung legen.

Vorgehensweise zur Einführung eines PMO

Jede PMO Einführung ist anders, dennoch können Sie sich an der folgenden Vorgehensweise orientieren: 

Vorgehensweise zur Einführung eines PMO

1. Analyse der IST-Situation

Wie bei jedem anderen Projekt auch, ist es ratsam zuerst eine Analyse der IST-Situation im Unternehmen durchzuführen. Dabei erhalten Sie detaillierte Einblicke in den aktuellen Reifegrad des PM im Unternehmen und können erstmalig einige der Bedürfnisse an das neue PMO identifizieren. Im Rahmen der Analyse untersuchen Sie die PM-Methoden, Prozesse und Tools und betrachten die laufenden Projekte.

Erstellen Sie zusätzlich eine Projektliste, die einen Überblick gibt, für welche Projekte das PMO zuständig sein wird. Anhand dieser Liste wird es Ihnen später leichter fallen, einzuschätzen wie viele Mitarbeiter Sie im PMO brauchen und auch welche Aufgaben dem PMO zugeordnet werden sollen. 

2. Konzeptionierung

In dieser Phase versuchen Sie ein realistisches Konzept für das PMO zu erarbeiten. Als Grundlage für dieses Konzept nutzen Sie die IST-Analyse und die bereits identifizieren Anforderungen. Anschließend sollten Sie zuerst das Ziel des PMO festlegen. Das bedeutet, Sie überlegen, ob es sich eher um ein operatives PMO, ein projektüberwachendes PMO oder ein strategisches PMO handeln soll (siehe PMO 3: Verschiedene Formen eines PMO). Denn das Ziel bzw. die Ausrichtung des PMO ist ausschlaggebend für die tatsächlichen Aufgabenfelder des PMO.

Nachdem das Ziel festgelegt wurde, können Sie bereits die notwendigen Aufgabenfelder und Zuständigkeiten ableiten. Auf Basis dieser Rahmenbedingungen identifizieren Sie nun den Ressourcenbedarf.

Außerdem sollten Sie im Konzept bereits wichtige PM-Prozesse und Methoden definieren. Diese können anschließend durch das PMO in allen Projekten umgesetzt werden. 

3. Implementierung

In der Implementierungsphase setzen Sie das erarbeitete Konzept Schritt für Schritt um. Spätestens jetzt erfolgt die Besetzung der Positionen im PMO durch den PMO-Leiter und die Mitarbeiter (siehe PMO 2: Positionen und Mitarbeiter im PMO). Achten Sie hierbei auf eine gute Vorbereitung und Ausbildung des PMO-Teams für die zukünftigen Aufgaben.

Nachdem das Team steht, ist es an der Zeit gemeinsam mit dem Team das Konzept und die PM-Prozesse und Methoden nach und nach umzusetzen. 

4. Übergang in den Regelbetrieb

Nach der Implementierungsphase erfolgt der Regelbetrieb. Sie und alle, die die Einführung des PMO betreut haben, ziehen sich nun aus dem PMO zurück. Das PMO-Team sollte nun sämtliche Aufgaben ohne Betreuung und Unterstützung eigenständig übernehmen und in den Regelbetrieb übergehen. Natürlich können Sie weiterhin für Rückfragen und Probleme zur Verfügung stehen und beispielsweise regelmäßige Meetings zum Austausch vereinbaren.

 

Lesen Sie auch die anderen Beiträge der Blogreihe rund um das PMO:

PMO 1: Definition und Funktionen des PMO

PMO 2: Mitarbeiter und Positionen im PMO

PMO 3: Verschiedene Formen des PMO