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Berlitz ist weltweit einer der führenden Anbieter von Sprachtrainings, Management- und interkulturellen Trainings. Das Unternehmen ist zudem Dienstleister für 23 Tochtergesellschaften in Europa.

Anlass für die Suche nach einer geeigneten Projektmanagement-Software bei Berlitz war die Einführung eines neuen unternehmensweiten Enterprise Resource Planning Systems. Die Vielzahl und Komplexität der Teilprojekte innerhalb dieses Projektes führte dazu, dass sich das Projektteam nach einer praxistauglichen Softwareunterstützung umsah.

Outlook-Integration als entscheidender Pluspunkt

Auf der Suche nach einer Projektsoftware, die das Projektteam optimal unterstützen kann, wurden verschiedene Tools getestet, dabei kristallisierte sich InLoox PM für Outlook schnell als das System der Wahl heraus. Florian Daniel, Director Information Technology Europe bei Berlitz, fasst zusammen: „Microsoft Outlook war bereits im ganzen Unternehmen im Einsatz und ist das tagtägliche Arbeitswerkzeug im Projektteam. Die nahtlose Integration von InLoox PM in Outlook hat uns überzeugt.“ Außerdem wollte man den Kollegen aus der IT-Abteilung nicht zu viele unterschiedliche Softwarelösungen zur Administration zumuten, daher bot sich InLoox PM auch durch seine geringen Systemvoraussetzungen und die unkomplizierte Installation an.

Seit dem Start der Einführungsphase im November 2012 konnte die Projektmanagement-Software InLoox PM bereits erfolgreich im Bereich Projektmanagement implementiert werden. Berlitz nahm die Softwareeinführung zum Anlass, interne Prozesse und die Aufgabenverwaltung im Team zu standardisieren und sie an die Arbeit mit der neuen Software anzupassen. Außerdem werden interne Schulungen durchgeführt, damit die Aufgaben des Projektteams optimal in der Software abgebildet werden können.

Mehr Übersicht im Projektmanagement

Erste positive Effekte des neuen Systems sind bereits spürbar: InLoox PM erleichtert das Projektmanagement und bietet der Projektleitung in Echtzeit einen Überblick über die Projektzeitplanung, die Auslastung der Mitarbeiter und anstehenden Aufgaben. Hier spielt InLoox PM seinen Vorteil aus, dass alle Projektmanagement-Aufgaben direkt in Microsoft Outlook zusammengeführt werden.

Das erste Zwischenfazit von Florian Daniel fällt positiv aus: „Die Software bedeutet für unser Projektmanagement-Team einen sehr großen Mehrwert, da über die reine Projektplanung hinaus noch viele zusätzliche Funktionen wie etwa die Ressourcenübersicht zur Verfügung stehen. Des Weiteren ist durch regelmäßige Updates spürbar, dass sie permanent weiterentwickelt wird. Wir schätzen außerdem den engen und regelmäßigen Kontakt mit dem InLoox-Team, das auf Anfragen und Wünsche unsererseits extrem schnell reagiert. Das fällt sehr positiv auf.“

In einem nächsten Schritt soll der Einsatz von InLoox PM auch auf das komplette IT-Team der Berlitz Deutschland GmbH ausgeweitet werden.