PMO und PO – worin liegt der Unterschied?

Projektmanagement-Abteilungen finden immer häufiger Einzug in Unternehmen. Grund dafür sind der Wunsch nach einer zentralen Anlaufstelle für Unterstützung und Beratung zu Projekten sowie die verstärkte Wahrnehmung der Bedeutsamkeit von Projektmanagement, um umfangreiche Vorhaben zu stemmen. Man unterscheidet dabei zwischen Projektmanagementbüro (PMO, vom englischen „Project Management Office“) und Projektbüro (PO, vom englischen „Project Office“). Während die Begriffe im Alltagsgebrauch oft synonym verwendet werden, umfassen sie in Wirklichkeit unterschiedliche Tätigkeiten und können voneinander abgegrenzt werden.

PMO: Multiprojektmanagement

Das Project Management Office arbeitet projektübergreifend und agiert als zentrale Steuerungsstelle für mehrere Projekte gleichzeitig. Es kann sowohl auf Unternehmens-, als auch auf Bereichsebene angesiedelt werden; in letzterem Fall können somit mehrere fachspezifische PMOs in einem Betrieb bestehen. Zudem ist ein PMO ein konstanter Bestandteil des Unternehmens ohne zeitliche Begrenzung. Es besteht also auch nach Abschluss von Projekten weiter und widmet sich anschließend neuen internen Projekten.

Ein PMO kann verschiedene Schwerpunkte haben, die von der Entwicklung von Projektstandards und PM-Strategien über Projektüberwachung bis hin zur Projektunterstützung reichen können. Auch internes Coaching und Training zu PM-Kompetenzen kann zu dessen Aufgaben gehören. Der wichtigste Punkt jedoch ist die Qualitätssicherung von Projekten, die aufgrund des fortdauernden Charakters durch den Einbezug von Erfahrungen aus früheren Projekten erreicht werden kann.

PO: Einzelprojektmanagement

Das Project Office hingegen ist nur für ein Projekt zuständig und sorgt so für Entlastung der Projektleitung. Außerdem besteht es nur so lange wie das Projekt selbst, d. h., dass das PO als temporäre Einheit nach Projektbeendigung wieder aufgelöst wird. Demnach besteht es nicht auf Unternehmens-, sondern auf Projektebene.

Zu den Zuständigkeiten eines Projektbüros gehören operative Aufgaben wie Analysen, Berichte, die Auswertung von Kennzahlen sowie Dokumentation. Die Tätigkeiten beziehen sich dabei immer auf das spezifische, zu bearbeitende Projekt.

Interaktion von PMO und PO

Beide Einheiten können gleichzeitig bestehen, jedoch gibt es Unterschiede bezüglich Dauer und Aufgabenbereich. Grundsätzlich können das PMO als allgemeiner Koordinator und das PO als spezifische Einheit betrachtet werden. Die folgende Grafik verdeutlicht die unterschiedlichen Ebenen der beiden Abteilungen:

PMO und PO

(nach https://www.projektmagazin.de/pmo)