Effizienz-Steigerung mit Multiprojekt-Management

Definition Multiprojekt-Management

Unter Multiprojekt-Management verstehen wir die übergreifende Planung, Steuerung, Koordination und das Monitoring aller Projekte eines Unternehmens oder einer Projekteinheit.

Multiprojekt-Management ist nicht gleich Portfoliomanagement und Programm-Management, denn der Begriff Multiprojekt-Management wird nur im deutschsprachigen Raum verwendet. International fällt das Management mehrerer Projekte innerhalb eines Unternehmens oder einer Projekteinheit in die Konzepte des Programm-Managements bzw. Portfoliomanagements. Dies bedeutet jedoch nicht, dass diese Konzepte als Synonyme für Multiprojekt-Management eingesetzt werden können. Programm-Management beispielsweise behandelt das Management von Projekten innerhalb eines Programmes, die dieselbe Zielsetzung verfolgen. Wohingegen das Multiprojekt-Management sämtliche Projekte eines Unternehmens betrachtet. Portfoliomanagement wiederum gilt nach DIN Standards als Unterkategorie des Multiprojekt-Managements. Dennoch ist hier die Abgrenzung schwerer und es ist durchaus möglich den Begriff Projektportfoliomanagement mit dem deutschen Multiprojekt-Management gleichzusetzen.

Ziele des Multiprojekt-Managements

Als strategischer Leitgedanke des Multiprojekt-Managements gelten grundsätzlich die Unternehmensziele. Deshalb sind insbesondere die Auswahl der richtigen Projekte und die effiziente Allokation (Verteilung), der zur Verfügung stehenden Ressourcen (Mitarbeiter, Budget, etc.), wichtige Ziele des Multiprojekt-Managements.

Aufgaben des Multiprojekt-Managements

  • Projektübergreifende Managementaufgaben, wie z.B. Qualitätsmanagement
  • Bewertung der Wirtschaftlichkeit aller potentiellen und laufenden Projekte
  • Identifizierung des Beitrags zu Unternehmenszielen
  • Priorisierung, sowohl der beantragten, als auch der aktuellen Projekte hinsichtlich Ressourcenallokation
  • Aufdecken von Synergien und Abhängigkeiten zwischen den Projekten
  • Laufende Überprüfung des Projektfortschrittes
  • Ggf. Intervention oder frühzeitiger Projektabbruch
  • Zusammenführung von Erfahrungen und Knowhow

Verantwortlichkeit

Aufgrund der übergeordneten Managementtätigkeit, die Multiprojekt-Management mit sich bringt, ist diese Aufgabe automatisch ähnlich hoch in der Hierarchie angesiedelt wie die Unternehmensführung. Dennoch wird der starke Einfluss des Multiprojekt-Managements in gewissem Maße reguliert, denn ein Multiprojekt-Manager sollte nicht beliebig in alle Projekte eingreifen können. Zur Regulierung können Sie beispielsweise die Faktoren zur Umsetzung von Multiprojekt-Management beachten.

Faktoren zur Umsetzung von Multiprojekt-Management

Sie haben beschlossen in Ihrem Unternehmen Multiprojekt-Management einzuführen? Dann sollten Sie die folgenden Faktoren zur Umsetzung des Multiprojekt-Managements genauer betrachten:

Schaffen Sie eine entsprechende Organisationseinheit zur Etablierung des Multiprojekt-Managements und benennen Sie diese. Dies beinhaltet auch die klare Aufgaben- und Zuständigkeitsdefinition von Multiprojekt-Managern, Projektmanagern und Unternehmensleitung, sowie eine Festlegung der Ziele dieser neuen Organisationseinheit.

Gehen Sie bedacht bei der Wahl des Multiprojekt-Managers vor. Dieser sollte die nötigen Kompetenzen und Qualifikationen mitbringen. Idealerweise handelt es sich hierbei um einen erfahrenen Projektmanager, der schon länger im Unternehmen ist und deshalb von allen respektiert wird.

Schaffen Sie die benötigten Prozesse um Multiprojekt-Management überhaupt zu ermöglichen. Sorgen Sie dafür, dass dem Multiprojekt-Manager alle wichtigen Informationen zur Verfügung stehen. Zudem sollten die einzelnen Projektmanager in der Bringschuld stehen und den Multiprojekt-Manager regelmäßig mit allen relevanten und wichtigen Informationen versorgen.

Mit dem Multiprojekt-Management sollten Sie zukünftig alle Ressourcen, wie Mitarbeiter und Budget, zentral vergeben.

Stellen Sie einen regelmäßigen Austausch unter allen einzelnen Projekten her. Damit können Projekterfahrungen und Knowhow im Unternehmen verbreitet und zusammengeführt werden.

Projektmanagement-Software im Multi-Projektmanagement

Für Multiprojektmanager ist es von hoher Bedeutung den Überblick über sämtliche Projekte zu behalten und deren Fortschritt zu überwachen. Der Einsatz einer Projektmanagement Software, wie InLoox, kann Ihnen diese Aufgabe in großem Maße erleichtern. Im Folgenden werden wichtige und nützliche Funktionen von InLoox 9 zum Einsatz im Multi-Projektmanagement vorgestellt:  

Die projektübergreifende Übersicht in InLoox für Outlook, zeigt Ihnen alle aktuellen und geplanten Projekte an.

Die Projektübersicht in InLoox 9 für Outlook

 

Mit Hilfe der Aufgabenliste in InLoox 9 für Outlook können Sie sich einen projektübergreifenden Überblick über alle Aufgaben schaffen, denn die Aufgabenübersicht befindet sich außerhalb der einzelnen Projekte. Dabei wird zwischen drei verschiedenen Ansichten unterschieden: Meine, Projektbeteiligung, Alle. 

Die Aufgabenliste in InLoox 9 für Outlook

 

Das einfache Dokumentenmanagement von InLoox ermöglicht jedem involvierten Mitarbeiter den Zugriff auf alle projektrelevanten Dokumente. Rufen Sie einfach an Aufgaben oder Vorgänge angehängte Dokumente auf und informieren Sie sich damit umfangreich zu den einzelnen Projekten. 

Einfaches Dokumentenmanagement mit InLoox 9 für Outlook

 

Besonders für Unternehmen mit vielen Projekten kann sich die Implementierung von Multi-Projektmanagement enorm lohnen. Der Multi-Projektmanager behält den Überblick über alle Projekte und trägt zur Schaffung von Synergien und optimaler Ressourcenallokation bei. Um effektives Multi-Projektmanagement zu betreiben sollte dies aber nach klaren Regeln erfolgen.