PMO 3: Verschiedene Formen des PMO

Nachdem wir bereits den Begriff PMO definiert haben und die 6 Kernaufgaben eines PMO aufgelistet haben erklären wir nun die verschiedenen Formen des PMO.

Denn das P kann nicht nur für Projektmanagement, sondern auch für Projekt, Programm oder Portfolio stehen. Darüber hinaus gibt es das PMCoE und das PSO. Aber der Reihe nach.

Übersicht der Arten von PMOs

PO – Das Projekt-Office:

Einfach erklärt ist das Projekt Office (PO) nur für ein Projekt die übergeordnete Koordinierungsstelle. Als solche kann sie wie ein PMO auch sowohl direktive, unterstützende wie auch eine kontrollierende Funktion einnehmen. Hat diese aber eben nur gegenüber diesem einem Projekt inne.

Typischerweise wird ein PO dann aufgebaut, wenn es um die zeitlich auf die Dauer des Projekts beschränkte Unterstützung bei umfassenden, komplexen Change-Projekten geht. Ein PO ist also temporär.

Ein Beispiel ist der Aufbau eines permanenten PMO, wobei das PO sich dann auflöst, sobald das PMO eingeführt und im Unternehmen etabliert ist. In diesem Artikel lesen Sie die detaillierte Unterscheidung zwischen PO und PMO.

PSO – Das Projekt Support Office:

Das PSO leistet – wie der Name schon sagt - operative und administrative Unterstützung in einzelnen Projekten im Unternehmen. Hat also eine rein unterstützende Funktion und übernimmt Aufgaben wie Schulungen zur Erhöhung des Projektmanagement-Reifegrades, erstellt Vorlagen oder übernimmt die Kapazitätsplanung von Ressourcen.

Typischerweise ist ein PSO eine permanente Organisationseinheit im Unternehmen. Das PSO kann im Multi-Projektmanagement auch Teil eines PMO sein oder Teil des PO, wenn es sich um ein einzelnes Projekt von hoher Komplexität handelt.

In agilen Organisationen kann ein Project Support Office auch agile Artefakte verwalten und Scrum Master oder Product Owner in der Organisation oder Kommunikation unterstützen.

Das PSO kann also als permanente oder temporäre Organisationseinheit existieren.

PMO – Das Projektmanagement Office für die Abteilung oder das ganze Unternehmen:

Das Projektmanagement Office kann in seiner Funktion direktiv, unterstützend oder kontrollierend agieren und diese Funktion entweder gegenüber einer Abteilung oder dem gesamten Unternehmen ausüben. Je nachdem, nach welchem Projektmanagement-Framework das Unternehmen handelt, wird das PMO nur temporär eingesetzt (nach PRINCE2) permament etabliert (nach PMBoK Guide, IPMA ICB 4.0) oder kann nach Unternehmens- bzw. Projektbedarf temporär oder permanent eingesetzt werden (nach PM2-Standard und ISO-21502).

Grundsätzlich unterscheidet sich das unternehmensweite PMO von einem PO und PSO auch darin, dass als übergeordnetes Ziel die strategische Ausrichtung der gesamten Projektlandschaft am Unternehmensziel verfolgt wird. Wenn das PMO „nur“ für eine Abteilung eingerichtet wird, so kann auch hier eine strategische Ausrichtung das Ziel sein. Die Effektivität wird jedoch geringer sein, wenn andere Abteilung kein PMO haben oder sich sogar aktiv dagegen sträuben.

PMO – Das Programm-Management Office:

Kleiner Ausflug in die Definition von Projektprogramm Management: Ein Projektprogramm ist eine Sammlung an inhaltlich miteinander verbundenen Projekten. Das Management dieser Programme hat zum Ziel, Synergien und Abhängigkeiten dieser Projekte zu nutzen um gemeinsam schneller zu besseren Ergebnissen zu kommen.

Wenn also das P in PMO für Programm steht, dass ist es als Organisationseinheit in direktiver, unterstützender oder kontrollierender Funktion für Projektprogramme im Unternehmen zuständig.

Typischerweise ist ein Programmmanagement Office permanent eingerichtet. Unternehmen haben einen hohen Projektmanagement-Reifegrad und ein Bewusstsein für die Wichtigkeit der strategischen Ausrichtung der Projektprogramme an den Unternehmenszielen.

PMO – Das Projektportfolio-Management Office:

Auch hier erstmal kurz die Definition eine Projektportfolios: Es handelt sich um eine Sammlung an Projekten und Programmen.

Nur Projekte und Programme die den strategischen Unternehmenszielen entsprechen werden in das Portfolio aufgenommen, priorisiert und über das Projektportfolio-Management Office in seiner direktiven, unterstützenden und kontrollierenden Funktion gesteuert. Darin unterscheidet es sich maßgelblich von einem Projektmanagement Office, das in seiner Ausprägung entweder direktiv, unterstützend oder kontrollierend sein kann. Projektportfolio-Management Office muss alle Ausprägungen in seiner Funktion vereinen.

Typischerweise ist ein Projektportfolio-Management Office permament eingerichtet, und zwar direkt dem CEO oder dem Vorstand unterstellt.

PMCoE – Das Project Management Center of Excellence:

Beim PMCoE handelt es sich um eine Art Think Tank für Projektmanagement, das in Unternehmen eingerichtet wird, um gezielt den Projektmanagement-Reifegrad zu erhöhen. Im Gegensatz zu einem PMO (egal ob das P für Projekt, Programm oder Portfolio steht) hat das PMCoE eine reine beratende Funktion und ist nicht direkt in Projekte involviert sondern richtet sich an Projektmanager und Projektmitarbeitende.

Typischerweise ist wird ein PMCoE als permanente Organisationseinheit eingerichtet und übernimmt Aufgaben wie die Entwicklung und Pflege von Projektmanagement-Richtlinien, den Aufbau einer Wissensdatenbank mit Best Practices oder auch die Digitalisierung des Projektmanagements durch die Auswahl von Projektmanagement Tools.

Projektmanagement-Reifegrad beeinflusst die Form des PMO

Der Projektmanagement-Reifegrad im Unternehmen hat direkte Auswirkungen auf die Art des PMO. Es verhält sich hier in etwas so wie bei Kindern und Fahrrädern: Sie werden kaum einem Zweijährigen Kind das Fahrradfahren auf einem Erwachsenen-Fahrrad beibringen. Genauso wenig werden Projektteams ein Projektportfoliomanagement-Office zu schätzen wissen, wenn sie die Grundlagen des Projektmanagements noch nicht beherrschen.

Dementsprechend ist die obenstehende Auflistung der unterschiedlichen Arten von PMOs auch aufsteigend nach Reifegrad zu lesen. Ein PO erfordert einen geringeren PM-Reifegrad als ein Projektportfolio-Management Office.

Bild: Der Projektmanagement-Reifegrad bestimmt den Einfluss und die strategische Ausrichtung des Unternehmens. ©InLoox GmbH

Das PMO im Organigramm

Je nach Form des PMO ist es an unterschiedlichen Stellen im Unternehmen verankert. Wo ein PO an ein Projekt andockt, ist ein Bereichs-PMO (Abteilungs-PMO) in der Abteilung verankert. Hingegen sind PMOs unter der Geschäftsleitung, dem C-Level bzw. der Vorstandsebene angesiedelt.

Bild: Position im Organigramm in Abhängigkeit vom PMO-Typ. ©InLoox GmbH

Im nächsten Blog-Artikel dieser Reihe erläutern wir, welche Mitarbeiter in einem PMO tätig sind und welche Positionen es zu besetzen gilt. Damit kommen wir zu dem allgemeinen Thema des Aufbaus eine PMOs und welchen Einfluss die erfolgreiche Etablierung eines PMO im Unternehmen haben kann.

Lesen Sie auch die anderen Beiträge unserer PMO-Reihe oder nutzen Sie unser ausführliches Whitepaper: Projektmanagement Office erfolgreich einführen

• PMO 1: Definition und Funktionen des PMO
• PMO 2: Die 6 Kernaufgaben eines PMO
• PMO 4: Mitarbeiter und Positionen im PMO
• PMO 5: Einführung eines PMO im Unternehmen
• PMO 6: Das PMO als Treiber der agilen Transformation
• Whitepaper: Projektmanagement Office erfolgreich einführen

_{Hinweis: Dieser Blogartikel erschien am 01.02.2017 und wurde am 31.07.2025 zuletzt aktualisiert.}