InLoox Fragerunde #1: Best Practice Tipps von der InLoox-Expertin

Linh Tran, Montag, 28. September 2020 | Lesedauer: 10 min.

In unserer neuen Webinarreihe "InLoox Fragerunde" haben InLoox-Nutzer die Möglichkeit ihre Fragen rund um das Arbeiten mit InLoox an die InLoox-Trainerin Gabriele Ressel zu stellen. In diesem Blogbeitrag haben wir Ihnen die Fragen und Antworten aus dem ersten Webinar zusammengefasst. 

Übung macht den Meister - für die Arbeit mit InLoox rät unsere Trainerin vor allem eins: Nehmen Sie sich jeden Tag etwa 15 bis 20 Minuten Zeit für InLoox. So vergessen Sie bereits Gelerntes nicht und verbessern Ihre InLoox-Kenntnisse kontinuierlich. Wir geben unseren Nutzern viele Ressourcen an die Hand, um Ihnen den Einsteig und die Arbeit mit InLoox zu erleichtern. Unsere neue Webinarreihe "InLoox Fragerunde" bietet Ihnen die Gelegenheit darüber hinausgehende Anwenderfragen direkt zu klären. 

Sehen Sie sich die Aufzeichnung der InLoox Fragerunde #1 an:

Inhalt

1. Welche Ansichtseinstellungen machen bei der Aufgabenliste Sinn?

Eine Ansicht, die sich jeder InLoox-Nutzer anlegen sollte, ist eine Liste mit allen eigenen offenen Aufgaben. So legen Sie die von unserer Trainerin empfohlene Ansicht an: 

  • Fügen Sie folgende Felder zu Ihrer Aufgabenlsite: START und ARBEITSAUFWAND (H)
  • Gruppieren Sie die Liste nach START und ARBEITSAUFWAND (H)
  • Setzen Sie den Filter auf Meine und Offen, so werden Ihnen nur Ihre eigenen Aufgaben angezeigt, die noch nicht erledigt wurden bzw. schon überfällig sind.
  • Unsere Empfehlung: Arbeiten Sie auch nach dem Start- und nicht nur nach dem Fälligkeitsdatum. Wenn Sie nur nach dem Fälligkeitsdatum gehen, kann es sein, dass Sie nicht genügend Zeit haben die Aufgabe pünktlich zu erledigen, da für manche Aufgaben Aufwände von mehreren Tagen definiert wurden.
  • Sie sehen in der Aufgabenliste jetzt ihre offenen Aufgaben nach Startdatum und Aufwand gruppiert und können Aufgaben effizient und pünktlich abarbeiten.

InLoox Fragerunde #1 - InLoox Aufgabenliste anpassen

Bild: Die globale Aufgabenliste in InLoox gefiltert nach eigenen offenen Aufgaben und gruppiert nach Startdatum und Arbeitsaufwand

TIPP Entfernen Sie das ERLEDIGT-Feld, da es passieren kann, dass man aus Versehen daneben klickt und eine Aufgabe fälschlicherweise als erledigt markiert. Diese Aufgabe verschwindet dann aus der Liste mit den offenen Aufgaben und wird in die Abgeschlossen-Liste verschoben.

TIPP Das Feld DIREKTER VORGÄNGER ERLEDIGT ist hilfreich für die Projektarbeit. Hat eine Aufgabe einen direkten Vorgänger erscheint ein Kästchen in der Spalte. Wenn der Vorgänger erledigt wurde, erscheint ein Häkchen und Sie können direkt mit der Bearbeitung des Nachfolgers anfangen, auch wenn das Startdatum noch in der Zukunft liegt. Andersherum sehen Sie auch auf einen Blick, wenn ein Vorgänger noch nicht erledigt ist. Das heißt, selbst wenn das Startdatum erreicht ist, können Sie noch nicht mit der Bearbeitung des Nachfolgers beginnen.

TIPP Sie können sich diese Ansicht abspeichern. Da aber die Schnellfilter nicht in der Vorlage mit übernommen werden, empfehlen wir, der gespeicherten Ansicht einen klaren Namen zu geben, wie z.B. „Meine offenen Aufgaben“. So wissen Sie immer, welche Filter Sie aktivieren müssen.

Lernen Sie, wie Sie die (globale) Aufgabenliste anpassen können: Tutorial Video „Globale Aufgabenliste"

2. Wie kann ich alle Projekte in einem Gantt-Diagramm darstellen?

Methode 1: Projektgruppen

Sie können mehrere voneinander abhängige Projekte zu Projektgruppen zusammenfassen und sich diese in einem Gantt-Diagramm anzeigen lassen. Wie das geht wird in diesem Hilfe-Artikel beschrieben: Projektgruppen: Abhängigkeiten zwischen Projekten

Die Projektgruppenansicht können Sie auch ausdrucken bzw. als PDf oder E-Mail versenden – zum Beispiel als Übersicht für die Geschäftsführung. Den Planungsdruck können Sie in InLoox ganz leicht anpassen. Erfahren Sie hier mehr darüber: Planungsdruck

Methode 2: Zeitleiste

In der Zeitleiste sehen Sie, welche Projekte in einem bestimmten Zeitraum gerade parallel laufen. Sie sehen außerdem direkt das Start- und Enddatum. Wenn Sie mit der Maus über ein Projekt fahren, erhalten Sie weitere Informationen, wie z.B. den Projektfortschritt. An der farblichen Markierung sehen Sie auch, welche Projekte schon überfällig sind, d.h. der Status wurde noch nicht auf „Abgeschlossen“ gestellt, obwohl das geplante Enddatum des Projektes schon überschritten wurde.

3. Welche Informationen werden übernommen, wenn man eine Planung exportiert?

Alle Informationen die in der Planung sichtbar sind werden übernommen. D.h. Vorgänge, Meilensteine, inklusive Start- und Enddaten sowie Einschränkungen und Anordnungsbeziehungen. Es werden aber auch alle Aufgaben und auch Informationen in den Aufgaben, wie z.B. Status, Ressourcen, verknüpfte Dokumente und Notizen, beim Export übernommen.

Kann man Ressourcen beim Importieren und Exportieren die Ressourceninformationen entfernen?

Nein, beim Export oder Import einer Planungsvorlage kann diese Information nicht entfernt werden. Wenn Sie aber eine Planung als Vorlage speichern, so dass alle die auf der gleichen Datenbank arbeiten auf die Vorlage zugreifen können, können Sie beim Laden einer Vorlage bestimmen, ob Sie die Ressourcendaten auch laden möchten oder nicht.

WICHTIG Beim Speichern von Planungsvorlagen werden verknüpfte Dokumente nicht mit übernommen. 

4. Wozu sind eigene Felder da und wie lege ich diese an?

  • Wenn die Standardfelder in InLoox nicht genügen und Sie weitere Informationen im Projekt hinterlegen möchten, haben Sie die Möglichkeit eigene Felder zu erstellen.
  • Sie können für folgende Projektbereiche eigene Felder anlegen:
    • Projekt (Betreuung)
    • Aufgaben
    • Budgetposition
    • Budgets
    • Dokumente
    • Zeit
    • Mindmaps
    • Mindmap-Knoten
    • Planung
    • Diese Feldtypen stehen Ihnen zur Verfügung:
      • Text
      • Datum
      • Ganzzahl
      • Dezimalzahl
      • Kontrollfeld
      • Liste
      • Währung
  • Sie können über Regeln festlegen, wann ein Feld angezeigt werden soll. Z.B. nur für Marketing-Projekte oder nur Projekte für einen bestimmten Kunden.
  • Alle eigenen Felder, die Sie im Projekt anlegen, können in den jeweiligen Listenansichten angezeigt werden. Sie können eigene Felder sortieren, gruppieren und filtern, um so genau die Projektinformationen zu erhalten, die Sie benötigen.

Sehen Sie sich das Video-Tutorial zu den eigenen Feldern an: Eigene Felder anlegen

5. Wie erfasse ich eine Rechnung für ein Projekt, inklusive Mehrwertsteuer?

Sie können in InLoox Plan- und Ist-Ausgaben und -Einnahmen erfassen. Um eine Rechnung zu erfassen, folgen Sie diesen Schritten: 

  • Erstellen Sie im jeweiligen Projekt eine Ist-Ausgabe.
  • Erstellen Sie eine Budgetposition, z.B. „Material“ und geben Sie den Einkaufspreis inklusive Mehrwertsteuer an. So wird die „Rechnung“, d.h die Kosten für das Material, im Projekt erfasst. Sie können die Original-Rechnung auch als Dokument an die Budgetposition anhängen.

6. Was bedeuten die (Kosten-)Gruppen in den Aufgaben?

Die Kostengruppen helfen Ihnen dabei, einen Überblick über Ihr Projektbudget zu behalten. Sie können direkt sehen, wie viele Arbeitsstunden Sie im Projekt brauchen und wie viel diese Arbeitsstunden kosten. Die in den jeweiligen Kostengruppen hinterlegten Einkaufs- und Verkaufspreise werden von den automatisch erstellten Budgets Ausgaben (Plan, Ressourcen) und Ausgaben (Ist, Zeiterfassung) für die Abrechnung genutzt. 

Sie können in den InLoox Optionen (Projekte >> Betreuung >> Gruppen) Kostengruppen erstellen und deren Einkaufs- und Verkaufspreise definieren. Sie können für einzelne Aufgaben auch individuelle Kosten anlegen, z.B. bei externen Personen, die andere Kosten verursachen. Die individuellen Kosten gelten nur für diese eine Aufgabe und hat keinen Einfluss auf die hinterlegten Preise in der Kostengruppe.

Was passiert, wenn man eine Gruppe löscht?

  • Wenn Sie eine neue Gruppe erstellen oder eine Gruppe umbenennen, hat das keine Auswirkungen auf bereits bestehende Budgetpositionen oder Aufgaben.
  • Wenn Sie den Einkaufs- oder Verkaufspreis einer Gruppe ändern, dann hat das keine Auswirkungen auf die Einkaufs- und Verkaufspreise bestehender Budgetpositionen.
  • Wenn Sie eine Gruppe löschen, dann sind alle Aufgaben und Budgetpositionen, die dieser Gruppe zugeordnet waren davon betroffen. Das heißt, dass Sie diese Aufgaben und Positionen wieder einer anderen Gruppe zuordnen müssen. Außerdem werden die Gruppe und dazugehörige Beträge nicht mehr in der Budgetposition angezeigt.

7. Kann man unterschiedliche Währungen in den Budgets hinterlegen?

Sie können das Währungssymbol global in den InLoox Optionen ändern. Die Währung wird aber nicht automatisch umgerechnet. Wenn Sie also das Währungssymbol von € zu $ ändern, ändern sich die Beträge in InLoox nicht, d.h. der „Wechselkurs“ ist 1:1.

8. Kann ich mich wie bei Outlook an Aufgaben erinnern lassen? Wo kann ich die Einstellungen vornehmen?

Sie können in den InLoox Optionen in den Benutzereinstellungen Aufgabenerinnerungen aktivieren (InLoox Optionen >> Benutzereinstellungen >> Weitere Optionen). Alle InLoox Nutzer haben Zugriff auf die persönlichen Benutzereinstellungen, auch ohne Admin-Rechte. Sie können individuell einstellen, ob Sie bei Start und/oder Ende der Aufgabe erinnert werden wollen.

9. Kann man den Inhalt von Benachrichtigungen individualisieren?

Wenn Sie InLoox PM nutzen, können Sie bestimmen, wann Benachrichtigungen verschickt werden sollen, auf welche Art Sie benachrichtigt werden wollen und auch den Inhalt von Benachrichtigungen anpassen. Sie können einstellen, ob Nutzer per E-Mail benachrichtigt werden oder eine Outlook Aufgaben- oder Besprechungsanfrage erhalten sollen.

Sehen Sie sich das Video-Tutorial zum Thema an: InLoox PM Benachrichtigungen

Lesen Sie hier mehr darüber, wie Sie den Inhalt von Benachrichtigungen anpassen können: Verwalten von Benachrichtigungsvorlagen (InLoox PM)

WICHTIG Ändern Sie die Platzhalter (= alles in spitzen Klammern) nicht. Wenn diese Platzhalter geändert werden, kann InLoox nicht mehr die richtigen Informationen aus den Projekten holen. Den normalen Text (= alles nicht in spitzen Klammern) können Sie flexibel ändern.

Bei InLoox now! können Benachrichtigungen nicht angepasst werden. Das System versendet vordefinierte Sammelnachrichten, die alle Ereignisse im Projekt bündeln. Die Nutzer können aber die Häufigkeit dieser Sammelnachrichten selbst einstellen.

10. Was ist der Unterschied zwischen E-Mail-Vorlagen und Benachrichtigungsvorlagen?

In InLoox stehen Ihnen verschiedene Standardvorlagen für E-Mails zur Verfügung, wie z.B. Projektabschluss. Sie können die Vorlagen direkt über das Outlook Nachrichten-Fenster auswählen und verschicken. InLoox fügt dabei die wichtigsten Projektinformationen in die E-Mail ein. Sie können den Inhalt der E-Mail-Vorlagen in den InLoox Optionen (InLoox Optionen > Benachrichtigungen > E-Mail-Vorlagen) anpassen bzw. neue Vorlagen erstellen und auch Regeln für die E-Mail-Felder „Empfänger“, „CC-Empfänger“, „Betreff“ etc. definieren.

Im Gegensatz zu E-Mail-Vorlagen werden Benachrichtigungen von InLoox versendet, wenn es Änderungen im Projekt gibt, wie z.B. Aufgabe wurde gelöscht, es gibt einen neuen Kommentar, man wurde zu einem Projekt hinzugefügt etc.

Sie können sich die E-Mail- und Benachrichtigungsvorlagen auf unserer Webseite herunterladen: InLoox Vorlagen herunterladen


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