Aufgaben erstellen mit InLoox 9 für Outlook

Mit Hilfe von einzelnen Aufgaben können Sie den für ein Projekt anfallenden Arbeitsaufwand strukturieren. Dieser systematische Prozess trägt zusätzlich zum Planen und Organisieren Ihrer Ressourcen bei.

Neu: Mit InLoox 9 können Sie jetzt zwei verschiedene Arten von Aufgaben erstellen. Zum einen persönliche Aufgaben, die projektunabhängig sind, und zum anderen projektbezogene Aufgaben. In diesem Blogbeitrag erklären wir Ihnen wie Sie persönliche Aufgaben erstellen und diese ggf. im Nachhinein einem Projekt zuweisen. Dennoch besteht weiterhin die Möglichkeit neue Aufgaben direkt innerhalb eines Projektes zu anzulegen.

1. Wir starten von Ihrem Microsoft Outlook-Posteingang. Wenn Sie in der Zeile am oberen Bildschirmrand zu INLOOX wechseln, öffnet sich darunter die Funktionsübersicht Ihrer in Outlook integrierten InLoox Software.

 

2. Wählen Sie im Ribbon den Bereich Aufgaben aus.

 

3. Klicken Sie unter der Registerkarte InLoox im Bereich Neu auf die Schaltfläche Neue Aufgabe. Daraufhin erscheint in der Aufgabenübersicht die neue Aufgabe.

 

4. Die Aufgabenliste zeigt Ihnen alle Aufgaben und den Status an. Durch einen Doppelklick auf die neue Aufgabe gelangen Sie in die Bearbeitungsansicht. 

 

5. Im Seitenpanel zum Bearbeiten einer Aufgabe können Sie alle wichtigen Details zur Aufgabe festhalten. Benennen Sie Ihre Aufgabe und fügen Sie ggf. eine ergänzende Beschreibung ein. (Mit dem grünen Hakensymbol kann die Aufgabe als erledigt gekennzeichnet werden. Dies ist jedoch für das Erstellen einer neuen Aufgabe nicht von Bedeutung.)

 

6. Im Bereich Aufwand können Sie den Arbeitsaufwand angeben, den Sie für die Erledigung der Aufgabe einschätzen. Die Angabe ist in verschiedenen Einheiten (Arbeitstage, Stunden, Minuten) möglich. 

 

7. Teilen Sie die Aufgabe im Bereich Ressource einem Teammitglied zu und halten Sie Start und Ende der Aufgabe fest.

 

8. Zusätzlich bietet Ihnen InLoox die Möglichkeit, Dokumente mit der Aufgabe zu verknüpfen. Hierfür klicken Sie auf die blau hinterlegte Schaltfläche Neue Verknüpfung…

Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster. In diesem klicken Sie auf die Schaltfläche Neu und danach auf Neue Dateiverknüpfung. (Wenn Sie mit InLoox PM für Outlook arbeiten, können Sie hier alternativ auch Neue Datei auswählen. Dann wird diese nicht nur verlinkt, sondern in Ihren Dokumentenordner geladen.)

Anschließend öffnet sich das Fenster, in dem Sie das gewünschte Dokument hinzufügen können. Wählen Sie hierfür das Dokument aus und klicken Sie anschließend auf Öffnen. Das Dokument ist nun mit Ihrer neuen Aufgabe verknüpft und dadurch jederzeit aufrufbar.

 

9. Fügen Sie ergänzende Informationen zur Aufgabe über die Notizfunktion hinzu. Um zur Notizfunktion zu gelangen, klicken Sie unten rechts auf die Registerkarte Notizen. 

Geben Sie nun wichtige Details im Textfeld ein und klicken Sie zum Speichern der Notiz auf Notiz hinzufügen.

 

10. Es ist nicht notwendig die neue Aufgabe zu speichern, da alle neuen Eingaben automatisch gesichert werden. 

 

11. Fällt die soeben erstellte Aufgabe im Rahmen eines bereits angelegten Projektes an, kann die Aufgabe dem Projekt zugewiesen werden. Hierfür klicken Sie auf die Schaltfläche Projekt zuweisen.

Im neuen Fenster wählen Sie das entsprechende Projekt aus und klicken auf OK. Hiermit wurde Ihre neu erstellte Aufgabe dem Projekt zugewiesen.

 

Nach diesen einfachen Schritten haben Sie bereits Ihre erste Aufgabe mit Hilfe von InLoox für Outlook erstellt. Es bleibt spannend: Im nächsten Teil unserer Blogreihe Tipps & Tricks für InLoox Einsteiger stellen wir Ihnen das Anlegen einer neuen Aufgabe mit InLoox Web App vor. Dies läuft im Grunde sehr ähnlich ab, dennoch gibt es einige Besonderheiten, auf die geachtet werden muss.