Projektgruppen: Abhängigkeiten zwischen Projekten

Eine Projektgruppe besteht aus zwei oder mehreren Teilprojekten. Eine Projektgruppe ist dann sinnvoll, wenn Abhängigkeiten zwischen Projekten z.B. in verschiedenen Abteilungen bestehen, wobei jedes Einzelprojekt evtl. auch einen anderen Projektleiter hat. Diese projektübergreifenden Abhängigkeiten stellen Sie in Ihrem Projektplan dar, indem Sie ein oder mehrere andere Projekte Ihrem Projektplan hinzufügen und eine Projektgruppe erstellen.

HINWEIS Damit Sie Projektgruppen erstellen können, müssen Sie die Berechtigung Projekte bearbeiten und Planung bearbeiten entweder über Ihre Benutzerdefinierten Berechtigungen oder Ihre Rolle im Projekt haben. Wenn Sie nur über Leserechte in Projekten verfügen, können Sie diese Funktion nicht nutzen. Wer in welchem Umfang Projekte bearbeiten kann, steuern Sie über die Nutzer- und Rollenberechtigungen in den Optionen (Dafür werden Administratorrechte benötigt!).

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf Einstellungen und im Ribbon auf Projektgruppe.

2. Wählen Sie nun aus dem Seitenpanel rechts das Projekt aus, das Sie Ihrem Projektplan hinzufügen möchten. Klicken Sie auf Hinzufügen .

Oder klicken Sie im Ribbon auf Ausgewähltes Projekt hinzufügen.

Oder ziehen Sie das Projekt von der Liste nach unten in den grauen Bereich.

3. Sie sehen nun das hinzugefügte Projekt sowohl in der Planung als auch als Teil der Neuen Projektgruppe im Seitenpanel rechts unten. 

HINWEIS Wenn das hinzugefügte Projekt keine Einschränkung in der Planung hat, die diesem Projekt ein definitives Startdatum gibt, wird es an die Dauer des bestehenden Projektes angepasst! Somit würde es mit dem selben Startdatum beginnen, wie das bestehende Projekt.

HINWEIS Wenn Sie keine Bearbeitungsrechte in Projekten bzw. in dem hinzugefügten Projekt keine Rolle haben, sehen Sie nur einen Balken mit dem Projektnamen und können es nicht bearbeiten. 

4. Geben Sie nun einen Namen für diese Neue Projektgruppe ein. Dazu klicken Sie entweder links oben im Ribbon auf Projektgruppe umbenennen,

oder Sie Klicken rechts im Seitenpanel auf Neue Projektgruppe oder das Symbol .

5. Nun setzen Sie die Anordnungsbeziehung zwischen Planungselementen beider Projekte. Im hier verwendeten Beispiel besteht eine Abhängigkeit zwischen dem Ende des Projektes Kunden- und Partner-Event und dem Start des Projektes Vertriebliche Nachbearbeitung. Der blaue Verbindungspfeil grenzt diese Abhängigkeit zwischen zwei Projekten von jenen innerhalb eines Projektes optisch ab.

Sie können nun den Projektplan wie gewohnt bearbeiten. Änderungen an den hinzugefügten Teilprojekten werden bei speichern und schließen der Projektgruppe übernommen. 

Wenn Sie eine Projektgruppe erstellt haben, können Sie die Reihenfolge der Teilprojekte in der Darstellung ändern.  

In diesem Beispiel enthält die Projektgruppe Jahresevent 2016 drei Teilprojekte. Da das Einzelprojekt Sammelwebinar ein früheres Startdatum als das Einzelprojekt Vertriebliche Nachbearbeitung hat, ist es sinnvoll, die Reihenfolge zu ändern.

1. Benutzen Sie dazu die Pfeile in der Projektgruppe.

2. Klicken Sie z.B. auf  , um ein Einzelprojekt nach oben zu schieben.

In diesem Beispiel stimmt die Reihenfolge der Teilprojekte nun mit der zeitlichen Abfolge, bestimmt durch die Abhängigkeiten zwischen den Teilprojekten überein.

Um im Projektplan und Gantt-Chart die einzelnen Projekte einer Projektgruppe optisch voneinander abzugrenzen, können Sie Farben zur Kennzeichnung auswählen.

1. Klicken Sie dazu in der Projektgruppe im Seitenpanel auf die Farb-Box links neben dem hinzugefügten Projekt. Wählen Sie eine Farbe aus und das hinzugefügte Projekt wird dementsprechend im Gantt-Chart farblich gekennzeichnet.

HINWEIS Sie können auch das aktuelle Projekt farblich kennzeichnen. Diese Farbe wird in Ihrer Projektgruppe nicht dargestellt, sondern in der Projektplanung des hinzugefügten Projektes.

Klicken Sie auf InLoox now! oder InLoox PM und dann im Ribbon auf Projekte. Für die Listenansicht klicken Sie im Ribbon unter Start im Bereich Anordnen auf Liste.

In der Projektliste sehen Sie eine Übersicht aller Projekte, in denen Sie mitwirken. Für einen besseren Überblick zu Ihren Projekten, aus denen Sie Projektgruppen gebildet haben, blenden Sie zuerst das Feld Projektgruppe ein. Wie Sie Felder einblenden, erfahren Sie hier.

1. Zum Gruppieren ziehen Sie nun das Feld Projektgruppe nach oben, in die Zeile über der Projektliste.

2. Nun sehen Sie alle Ihre Projekte nach Projektgruppen gruppiert. Projekte die in keiner Projektgruppe zusammengefasst sind, werden als einzelne Projekte dargestellt.

Wenn Sie ein Teilprojekt aus einer Projektgruppe entfernen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie im Seitenpanel auf das Symbol  neben dem Teilprojekt, das aus der Projektgruppe entfernt werden soll.

Alternativ können Sie das zu entfernende Teilprojekt im Seitenpanel markieren und dann im Ribbon auf Ausgewähltes Projekt entfernen klicken.

2. InLoox fragt Sie nochmals zur Bestätigung, ob Sie das Teilprojekt wirklich entfernen möchten. Bestätigen mit Klick auf Ja. 

HINWEIS Das entfernte Teilprojekt wird aus dem gesamten Seitenpanel entfernt und ist auch in der Projektliste nicht mehr auswählbar. Wenn Sie das Teilprojekt versehentlich entfernt haben, schließen Sie das Projekt und öffnen Sie es erneut. Nun können wieder alle Projekte aus dem Seitenpanel ausgewählt werden.

WICHTIG Wenn Sie das aktuell geöffnete Projekt, dem Sie die Teilprojekte hinzugefügt haben, löschen möchten, wird Sie InLoox darauf hinweisen, dass Sie dann nicht mehr von diesem Projekt aus auf die Projektgruppe zugreifen können. Die Projektgruppe wird mit Klick auf Ja geschlossen.

Wenn Sie die gesamte Projektgruppe löschen möchten, klicken Sie im Seitenpanel neben dem Namen der Projektgruppe auf das Symbol .

Oder Sie klicken im Ribbon auf Projektgruppe löschen.

InLoox fragt Sie, ob Sie wirklich die gesamte Projektgruppe löschen möchten. Bestätigen Sie mit Klick auf Ja. Damit wird die Projektgruppe aufgelöst.

HINWEIS Jedes Teilprojekt steht natürlich immer noch zur Verfügung und kann für andere Projektgruppen verwendet werden. Die Teilprojekte werden nicht gelöscht.