23. Februar 2026
Neues Integration Center: Ihre Schaltzentrale für Microsoft 365
Mit InLoox 26.1 gibt es das neue Integration Center! Dies ist die zentrale Anlaufstelle für alle Microsoft-365-Integrationen rund um E-Mails, Kalender, Aufgaben und Dokumente. Alle Integrationen und zugehörigen Berechtigungen sind hier zentral und logisch gebündelt. So sehen Sie auf einen Blick, welche Funktionen aktiv sind und wie InLoox in Ihre Microsoft-365-Umgebung eingebunden ist.
Das Integration Center bildet die Grundlage für viele Neuerungen in Version 26.1. Die einzelnen Funktionen werden im weiteren Verlauf dieses What’s New im Detail vorgestellt.
Details lesen Sie im Hilfe-Artikel: Integrationen und Verknüpfungen
Hinweis für Self-Hosted-/On-Premise-Installationen: Einige Microsoft-365-Integrationen erfordern zusätzliche Konfigurationsschritte durch einen Administrator (z. B. Freigaben für Microsoft Graph).
Überarbeiteter Posteingang: Mehr Überblick, mehr Möglichkeiten
M365 Feature Der Posteingang im Bereich „Erfassen“ wurde mit Version 26.1 grundlegend überarbeitet und heißt nun „E-Mails“. Die Grundidee bleibt gleich: E-Mails und Anhänge lassen sich Projekten zuordnen und mithilfe des KI-Assistenten Aufgaben erstellen.
Das Redesign bringt zahlreiche Verbesserungen und Neuerungen mit sich:
- Einheitlicher Verbuchungsprozess: E-Mails und Anhänge lassen sich nun genauso einfach verbuchen wie im Outlook Add-in: auswählen, Projekt und Projektordner festlegen, speichern – fertig.
- Automatische Projektvorschläge: Enthält der E-Mail-Betreff eine InLoox-Projektnummer (beginnend mit #), werden beim Ablegen automatisch passende Projekte vorgeschlagen.
- Dublettencheck: Sie sehen sofort, wenn E-Mails oder Anhänge bereits verbucht wurden, inklusive Projektzuordnung.
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E-Mails automatisch nachverfolgen: Werden E-Mails in einem Projektordner abgelegt, können alle weiteren Antworten derselben Konversation automatisch im gleichen Projektordner gespeichert werden. Dies setzt die Aktivierung von „E-Mails derselben Konversation automatisch in Projekt übertragen“ im Integration Center voraus.
- Verbesserte Vorschauen: Zuverlässige Anzeige von E-Mail-Inhalten und Anhängen, unabhängig vom Format.
- Outlook-Ordnerstruktur, Suche & Filter: Arbeiten Sie in Ihrer gewohnten Outlook-Ordnerstruktur, suchen nach Mails oder filtern Sie nach Alle, Ungelesen, Erfasst oder Nicht erfasst.
Details zum neuen E-Mail Posteingang und den Funktionen lesen Sie im Hilfe-Artikel: E-Mails erfassen
Neuerungen beim Aufgabenmanagement mit InLoox & Outlook
M365 Feature Mit InLoox 26.1 wurde das Zusammenspiel von Aufgaben und Outlook weiter ausgebaut. Neue Synchronisationsmöglichkeiten sorgen dafür, dass Aufgaben noch flexibler erstellt, geplant und aktuell gehalten werden können.
Projektaufgaben in den Outlook-Kalender synchronisieren
Projektaufgaben lassen sich nun direkt mit dem Outlook-Kalender verknüpfen. Nach Aktivierung der entsprechenden Berechtigung im Integration Center genügt ein Regler in der Aufgabe, um diese im Kalender abzulegen und zu synchronisieren.
Zusätzlich stehen im Integration Center zwei weitere Optionen zur Verfügung:
- „Änderungen an InLoox-Aufgaben aktualisieren die Kalendereinträge“
- „Änderungen an Kalendereinträgen aktualisieren die InLoox-Aufgabe“
Sind beide Berechtigungen aktiviert, ist eine bidirektionale Synchronisation möglich. Änderungen an Datum, Uhrzeit oder Dauer können sowohl in InLoox als auch direkt im Outlook-Kalender vorgenommen werden, und die Aufgabe bleibt stets aktuell und konsistent.
Details finden Sie sowohl im Hilfe-Artikel: Integrationen und Verknüpfungen und im Hilfe-Artikel: Projektaufgaben mit Outlook Kalender synchronisieren.
Aufgaben aus E-Mails per Outlook-Kennzeichnung erstellen
M365 Feature Die Möglichkeit, Aufgaben direkt aus E-Mails zu erstellen, ist InLoox-Anwendern bereits bekannt, zum Beispiel über das InLoox für Outlook Seitenpanel, in dem sich Aufgaben per Klick aus einer E-Mail anlegen lassen.
Neu in InLoox 26.1 ist nun eine weitere, komfortable Option: Nach Aktivierung der Funktion „Aufgaben aus gekennzeichneten E-Mails erstellen“ im Integration Center werden aus in Outlook per Flag gekennzeichneten E-Mails (z. B. Heute, Morgen, Nächste Woche) automatisch entsprechende InLoox-Aufgaben erstellt.
Optional kann auch hier eine Synchronisation aktiviert werden: Ist die Option „Kennzeichnung in E-Mails aktualisieren“ eingeschaltet, wird das Erledigen der Aufgabe in InLoox automatisch an Outlook zurückgemeldet und die E-Mail-Kennzeichnung ebenfalls abgeschlossen. So ergänzt die neue Flaggen-Logik das bestehende Seitenpanel sinnvoll und bietet eine weitere flexible Möglichkeit, E-Mails schnell in strukturierte Aufgaben zu überführen.
Details lesen Sie im Hilfe-Artikel: Integrationen und Verknüpfungen und im Hilfe-Artikel: Aufgaben erstellen
Neuer Zeiterfassungsbereich: Outlook-Termine einfach und direkt verbuchen
Mit Version 26.1 haben wir die Zeiterfassung aus Kalenderterminen weiter vereinfacht. Der bisherige Kalender-Bereich aus „Erfassen“ ist jetzt vollständig im neuen Hauptmenüpunkt „Zeit“ aufgegangen.
Im neuen Zeiterfassungs-Kalender arbeiten Sie in einer Tages-, Wochen- oder Arbeitswochenansicht und können Ihre Outlook-Termine per Regler direkt einblenden (Voraussetzung: Verknüpftes M365-Konto). Eine zusätzliche „Erfasst“-Spalte zeigt auf einen Blick, welche Termine bereits verbucht wurden.
Die Verbuchung selbst ist denkbar einfach: Termin anklicken, erfassen, Projekt auswählen – fertig. Zeiteinträge lassen sich flexibel per Drag & Drop anpassen, verschieben oder duplizieren.
Neu sind außerdem:
- Automatische Projektvorschläge bei der Verbuchung anhand einer im Termin enthaltenen InLoox-Projektnummer (beginnend mit #)
- Kapazitätsanzeige mit gebuchter Zeit und Sollstunden
- Bedingte Formatierung zur farblichen Hervorhebung von Terminen
Selbstverständlich können weiterhin auch Zeiteinträge ohne Outlook-Bezug erfasst und bei Bedarf zwischen Kalender- und Listenansicht gewechselt werden.
Alle Details finden Sie im Hilfe-Artikel: Outlook Kalendereinträge auf InLoox Projekte verbuchen sowie im zugehörigen Video-Tutorial auf YouTube.
Benachrichtigungs-Center: Alle wichtigen Infos auf einen Blick
Mit Version 26.1 gibt es ein zentrales Benachrichtigungs-Center, das Sie ab sofort oben rechts finden. Hier laufen alle wichtigen Informationen rund um Ihre Projekte und Aufgaben gebündelt zusammen – übersichtlich, aktuell und jederzeit griffbereit. Sie sehen dort unter anderem Neuigkeiten in Ihren Projekten, Änderungen an Aufgaben oder Hinweise, wenn Sie in Kommentaren erwähnt wurden.
Eine detaillierte Übersicht zu den Benachrichtigungen lesen Sie im Hilfe-Artikel: Benachrichtigungen
Übrigens: Im Zuge dieser Neuerung ist auch Ihr Profilbild umgezogen. Sie finden es nun ebenfalls oben rechts. Von dort aus gelangen Sie wie gewohnt zu Ihrem Profil sowie zu den Account-Einstellungen – falls Sie sich also gewundert haben, warum es unten links verschwunden ist, hier ist die Auflösung ;)
Benutzergruppen für Projekte
Ab sofort wird die Verwaltung von Projektbeteiligten einfacher: In den Account-Einstellungen können Sie nun in der Benutzerverwaltung Benutzergruppen anlegen und diesen gezielt einzelne Benutzer zuordnen. Der große Vorteil hiervon: Rollen in Projekten lassen sich jetzt auch auf Gruppenebene vergeben.
Denn gerade in der Praxis arbeiten viele Projekte immer wieder mit denselben Teams, etwa Marketing, Personal, Entwicklung oder Einkauf. Statt jedes Teammitglied bei neuen Projekten erneut einzeln hinzuzufügen, hinterlegen Sie einfach eine passende Gruppe für die gewünschte Projektrolle. So reduzieren Sie den manuellen Aufwand für das Aufsetzen neuer Großprojekte erheblich.
Hinweis Diese Funktion ist nur in den Editionen InLoox Enterprise, Enterprise Plus und Self-Hosted verfügbar.
Die Details lesen Sie auch im Hilfe-Artikel: Berechtigungen
Verbesserte Auslastungs-Ansicht
Mit InLoox 26.1 wurde die Auslastungsansicht weiter verbessert. Neben Team/ Ressource/Aufgabe werden jetzt standardmäßig auch folgende Spalten angezeigt:
- Kapazität (wie viele Arbeitsstunden stehen zur Verfügung, z. B. 40h pro Woche)
- Belegung (wie viele Arbeitsstunden sind bereits verplant)
- Verfügbarkeit (wie viele Arbeitsstunden sind noch frei zur Verfügung)
Zusätzlich wurde die Navigationsleiste erweitert: Dort können Sie flexibel zwischen absoluten Werten (Stunden) und einer relativen Darstellung in Prozent wechseln - je nachdem, ob Sie die Auslastung als konkrete Stunden oder im Verhältnis zur Kapazität betrachten möchten. Neu ist außerdem eine zentrale Ebenen-Auswahl, mit der sich die Ansicht per Klick auf Teams & Abteilungen, Personen, Projekte oder Aufgaben & Termine umstellen lässt. So wechseln Sie für alle Ressourcen gleichzeitig auf die gewünschte Detailstufe, was besonders hilfreich bei größeren Ressourcenplanungen ist.
Insgesamt ermöglicht die Auslastungsansicht damit einen schnellen Forecast darüber, wie viele Kapazitäten in den kommenden Monaten noch verfügbar sind und wie sich die aktuelle Auslastung auf Team- oder Abteilungsebene verteilt.
Details lesen Sie im Hilfe-Artikel: Ressourcen-Übersicht/Auslastung
Kommentare durchsuchen
Ab sofort lassen sich Kommentare gezielt durchsuchen. In Bereichen mit Kommentaren, etwa bei Projekten, Aufgaben oder Dokumenten, steht nun ein Suchfeld zur Verfügung, mit dem vorhandene Kommentare nach Schlagwörtern gefiltert werden können. So finden Sie relevante Informationen und Absprachen deutlich schneller - ein häufig geäußerter Kundenwunsch, der mit dieser Version umgesetzt wurde.
Details lesen Sie im Hilfe-Artikel: Kommentare
Neue Projekt-Indikatoren: Status auf einen Blick erkennen
Ab sofort finden Sie in der Projektliste vier neue Spalten mit visuellen Indikatoren. Diese zeigen Zeit-, Kosten- und Erlössituation Ihrer Projekte direkt in der Übersicht, ohne dass zusätzliche Auswertungen oder Dashboards erforderlich sind:
- Fortschritts-Indikator: Visualisiert den zeitlichen Projektverlauf zwischen Start und Ende. Ein Ampelsystem (rot, orange, grün) zeigt, ob ein Projekt im Zeitplan liegt, während eine Markierung den tatsächlichen Arbeitsfortschritt darstellt. So werden Zeitverzüge sofort sichtbar.
- Einnahmen-Indikator: Stellt geplante und tatsächliche Einnahmen gegenüber. Sobald das Einnahmenziel erreicht oder überschritten ist, wird der Balken grün.
- Kosten-Indikator: Vergleicht geplante und tatsächliche Gesamtausgaben und macht Budgetabweichungen direkt erkennbar.
- Ressourcenkosten-Indikator: Zeigt auf Basis der Zeiterfassung, ob geplante Ressourcenkosten eingehalten werden oder überschritten sind.
Details finden Sie im Hilfe-Artikel: Projektliste - Indikatoren-Spalten für Projekt KPIs
Verbesserter Arbeitsplatz
Auch der Arbeitsplatz wurde mit dieser Version weiter optimiert. Neu sind unter anderem folgende Verbesserungen:
- Neue Spalte „Start“: Zeigt das Startdatum einer Aufgabe direkt in der Übersicht an.
- Inline-Bearbeitung von Start- und Fälligkeitsdatum: Termine lassen sich direkt anpassen, ohne die Aufgabe vollständig öffnen zu müssen.
- Direktes Verbuchen der Stoppuhr-Zeit: Beim Einsatz der Stoppuhr steht nun ein zusätzlicher Button zur Verfügung, um die erfasste Zeit sofort zu verbuchen.
- Vereinfachte Filterauswahl: Oben rechts wechseln Sie nun nur noch zwischen „Heute“ (inklusive überfälliger Aufgaben) und „Anstehend“ und haben somit eine klare Aufteilung im Arbeitsalltag.
Alle Infos zum Arbeitsplatz lesen Sie im Hilfe-Artikel: Arbeitsplatz
Neuerungen bei den Dokumenten: E-Mails klar strukturiert
Mit Version 26.1 wurde auch der Bereich Projekt > Dokumente erweitert, insbesondere im Umgang mit E-Mails.
Neu ist der Ordner „E-Mails“ auf der linken Seite. Dort werden alle zum Projekt verbuchten E-Mails gesammelt angezeigt, unabhängig davon, in welchem Unterordner sie abgelegt sind. Ähnlich wie bei „Alle Dokumente“, jedoch speziell und ausschließlich für E-Mails.
Innerhalb dieses Ordners stehen Ihnen zwei Ansichten zur Verfügung:
- die Ihnen bekannte, klassische Listenansicht
- die neue Konversationsansicht, in der zusammengehörige E-Mails gebündelt dargestellt werden und die optisch an eine CRM-Ansicht erinnert
Alles rund um die Dokumente lesen Sie im Hilfe-Artikel: E-Mails in Dokumenten
Erweiterte Berechtigungen: Personen & Aufgabenkommentare
Mit InLoox 26.1 wurden die Berechtigungen erweitert und weiter differenziert. Neu hinzugekommen sind folgende Rechte:
- Personen bearbeiten: Die Bearbeitung von Personen/Kontakten ist nun ein eigenes Recht. Administratoren erhalten dieses automatisch, es kann jedoch auch gezielt entzogen oder anderen Benutzern zugewiesen werden.
- Aufgabenkommentare hinzufügen: Steuert, wer Kommentare zu Aufgaben erstellen darf.
- Aufgabenkommentare löschen: Regelt, wer Aufgabenkommentare entfernen darf.
- Eigene Aufgabenkommentare löschen: Ermöglicht Benutzern, ausschließlich ihre selbst erstellten Kommentare zu löschen.
- Aufgaben löschen: Bestimmt, wer Aufgaben grundsätzlich löschen darf.
- Eigene Aufgaben löschen: Ermöglicht Benutzern, Aufgaben zu löschen, bei denen sie selbst als zugewiesene Ressource hinterlegt sind
Damit lassen sich Zugriffsrechte und Verantwortlichkeiten noch gezielter steuern.
Weitere Infos finden Sie allgemein unter Hilfe-Artikel: Berechtigungen sowie im speziellen unter Hilfe-Artikel: Personen & Kontakte, Hilfe-Artikel: Kommentare und Hilfe-Artikel: Aufgaben.
