Outlook-Kalendereinträge als Zeiteintrag in InLoox Web App erfassen
HINWEIS Diese Funktion war zuvor unter dem Namen Track verfügbar. Seit InLoox 26.1 (Februar 2026) wurde die Zeiterfassung von Outlook-Kalendereinträgen in den Bereich Zeit verschoben. Wenn Sie noch InLoox On-Prem 12.5.1 oder älter verwenden, lesen Sie bitte den Hilfeartikel Track in InLoox Web App.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur neuen Möglichkeit der Erfassung von Outlook-Terminen finden Sie im Video-Tutorial: Zeiterfassung in InLoox – Outlook Termine auf Projekte verbuchen auf YouTube.
Voraussetzungen für das Erfassen von Outlook-Kalendereinträgen
Um Outlook-Kalendereinträge in InLoox Web App zu erfassen, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
Erforderlich
- Aktive Verbindung zu Microsoft 365
- Berechtigung Outlook-Kalender zu Zeiterfassung nutzen aktiviert
Optional
- Berechtigung Termine nach Buchung mit Kategorie kennzeichnen aktiviert
- Berechtigung Änderungen an InLoox-Aufgaben aktualisieren die Kalendereinträge aktiviert
- Berechtigung Änderungen an Kalendereinträgen aktualisieren die InLoox-Aufgabe aktiviert
Die Verbindung zu Microsoft 365 sowie die erforderlichen Berechtigungen werden im Integration Center in InLoox Web App konfiguriert. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Integrationen und Verknüpfungen in InLoox Web App.
Kalenderansicht konfigurieren
Sobald die Verbindung zu Microsoft 365 hergestellt und die erforderlichen Berechtigungen erteilt wurden:
- Klicken Sie im Menü auf Zeit.
- Aktivieren Sie oben rechts Outlook-Termine.
- Klicken Sie in das Feld Kalender, um Ihren eigenen Kalender oder freigegebene Kalender auszuwählen.
- Ändern Sie die Ansicht von Arbeitswoche (Standard) zu Tag oder Woche.
- Klicken Sie auf das Symbol für das Zeitintervall, um die Standarddauer von 30 Minuten z. B. auf 60 Minuten zu ändern.
- Öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü, um zusätzliche Optionen zu aktivieren:
- Kapazitätsanzeige – Zeigt die täglich geplanten Stunden basierend auf Ihren Kalenderarbeitszeiten und Kapazitätseinstellungen an.
- Zeiteintrag nach Anlegen öffnen – Öffnet den Zeiteintrag im Seitenbereich zur Bearbeitung der Details.
- Private Termine anzeigen – Zeigt als privat markierte Outlook-Termine an.
- Termin-Beschreibung erfassen – Übernimmt den Beschreibungstext des Termins in die Beschreibung des Zeiteintrags.
- Kategorie auf Termin setzen – Erfordert, dass Sie InLoox in Ihren Profileinstellungen Schreibzugriff auf den Kalender gewähren.
Outlook-Kalendereinträge erfassen
Sie können Ihre Outlook-Kalendereinträge nun in InLoox Web App erfassen:
- Ziehen Sie einen Kalendereintrag in die Spalte Tracked oder klicken Sie auf einen Kalendereintrag und wählen Sie Track.
- Wählen Sie das Projekt aus, für das der Zeiteintrag erfasst werden soll.
- Wenn Sie den Termin in einem bereits abgeschlossenen Projekt erfassen möchten, aktivieren Sie Abgeschlossene Projekte anzeigen.
- InLoox öffnet den Zeiteintrag. Sie können Details wie Startdatum, Enddatum, Dauer oder Beschreibung anpassen oder ergänzen.
- Wenn der erfasste Eintrag einer Gruppe zugeordnet ist, berechnet InLoox automatisch die Ist-Kosten in den Finanzen des Projekts. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Projekt Finanzen in InLoox Web App.
Kategorie automatisch setzen
Voraussetzung: Zusätzliche zur aktiven Verbindung mit Microsoft 365 und der aktiven Berechtigung Outlook-Kalender zu Zeiterfassung nutzen, gewähren Sie die Berechtigung:
- Termine nach Buchung mit Kategorie kennzeichnen
Diese Berechtigungen werden im Integration Center in InLoox Web App konfiguriert. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Integrationen und Verknüpfungen in InLoox Web App.
Um gebuchte Termine automatisch mit einer Kategorie zu versehen, damit Sie in Outlook sofort erkennen, welche Termine bereits in InLoox erfasst wurden, gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie oben rechts auf das Drei-Punkte-Menü.
- Aktivieren Sie den Regler bei Kategorie auf Termin setzen.
Nach der Verbuchung eines Termins in InLoox wird der Termin in Outlook grün markiert und mit der Kategorie InLoox versehen.
Diese Kategorisierung hilft dabei, doppelte Verbuchungen zu vermeiden.