Anlegen und Bearbeiten eines Zeiterfassungseintrags

Sie sind hier: InLoox Support Dokumentation Hilfe InLoox Web App 11.0 Alle Kategorien | InLoox 11 Web App Zeiterfassung Anlegen und Bearbeiten eines Zeiterfassungseintrags

Sie haben mehrere Möglichkeiten zur Erstellung eines neuen Zeiteintrags:

  

Zeiteintrag direkt in der Aufgabe eines Projekts

Sie haben die Möglichkeit, direkt aus einer Aufgabe einen Zeiteintrag zu erstellen:

1. Klicken Sie links im Menü auf Projekte und öffnen anschließend ein bestehendes Projekt.

2. Klicken Sie im Projekt auf den Tab Aufgaben und wählen aus dem Kanban Board die Aufgabe aus, zu der Sie einen Zeiteintrag erstellen möchten.

3. In der geöffneten Aufgabe können Sie einsehen, wie viel Zeit Sie bereits für die Aufgabe gebucht haben. Um einen neuen Zeiteintrag zur Aufgabe zu erstellen, klicken Sie auf den Button Zeit buchen. Es wird ein Zeiteintrag, basierend auf der Aufgabe, erstellt und direkt geöffnet. Alle Informationen aus der Aufgabe werden übernommen, Sie müssen nur noch die Dauer anpassen und können, wenn Sie möchten, den Titel, Beschreibung etc. verändern. Genauere Informationen dazu finden Sie weiter unten unter "Details zum Zeiteintrag hinterlegen".

Zeiteintrag aus Aufgabe erstellen

  

Zeiteintrag direkt im Projekt

1. Klicken Sie links im Menü auf Projekte und öffnen anschließend ein bestehendes Projekt.

2. Klicken Sie im Projekt auf den Tab Zeit und dann auf den blauen Button Neuer Zeiteintrag.

Einen neuen Zeiteintrag im Projekt erstellen

3. Der neue und noch ohne Informationen gefüllte Zeiteintrag erscheint nun in der Liste. Zum Bearbeiten klicken Sie auf den standardmäßig vergebenen Namen Neuer Zeiteintrag und verfahren weiter wie unten beschrieben.

4. Alternativ können Sie auch einen bereits existierenden Eintrag kopieren und einfügen. Markieren Sie den zu kopierenden Eintrag, klicken Sie auf das lila Kopieren-Symbol und dann auf das lila Einfügen-Symbol Copy/Paste Icons. Diese Funktion steht seit InLoox 11.14 (September 2024) zur Verfügung.

  

Details zum Zeiteintrag hinterlegen

Sobald Sie einen Zeiteintrag erstellt haben, gilt es, diesen mit Details zu füllen. Klicken Sie zum Öffnen und Bearbeiten auf den erstellten Zeiteintrag mit dem standardmäßigen Namen Neuer Zeiteintrag und folgen Sie den weiteren Schritten:

  • Name des Zeiteintrags: Vergeben Sie (ganz oben) einen neuen Namen für die Tätigkeit.
  • Modus: Sie haben die Wahl zwischen Start und Dauer, Dauer und Ende oder Start und Ende. Füllen Sie die Parameter entsprechend aus. Der Aufwand in Tagen, Stunden und Minuten entspricht der Zeit, die Sie für Arbeiten in einem Projekt oder zur Erledigung einer Aufgabe (bei Verknüpfung mit einer Projektaufgabe) aufgewandt haben. Per Klick auf "Stunden" können Sie die Einheit des Aufwands ändern.
    HINWEIS Das Startdatum und die Startzeit entsprechen automatisch dem Erstellungsdatum bzw. des Erstellungszeitpunktes des Zeiterfassungseintrags. Sie können standardmäßig bis zu 30 Tage rückwirkend vom Erstellungsdatum Aufwände verbuchen. Dazu benötigen Sie die Berechtigung Rückdatierung in Zeiterfassung zulassen.
  • Fügen Sie ggf. eine kurze Beschreibung Ihrer Tätigkeit ein, z.B. eine Notiz für die Buchhaltung. 
  • Im Bereich Dokumente hinterlegen Sie, wenn nötig, zugehörige Dokumente.
  • Gruppe: Im Feld Gruppe ordnen Sie den Eintrag einer Kostengruppe zur Abrechnung zu. Die Kostengruppen können Sie in den InLoox Einstellungen verwalten (Administratoren-Rechte vorausgesetzt).
  • Vorgang/Aufgabe: Sie können den Zeiterfassungseintrag einer Aufgabe oder einem Vorgang aus dem Projekt zuordnen. Wenn Sie den Eintrag zuordnen möchten, spiegelt die Dropdown-Liste zur Auswahl des jeweiligen Vorgangs die Planung wider. Sie können im Seitenpanel des Zeiterfassungseintrag auch eine neue Aufgabe erstellen und mit dem Zeiterfassungseintrag verknüpfen.
  • Verknüpfte Elemente: Sie können den Zeiteintrag mit weiteren relevanten Elementen aus dem aktuellen oder anderen Projekten in InLoox verknüpfen – wie z.B. Dokumente, Mindmap-Knoten, Budgets oder Planungselemente. Die Verknüpfung ist bidirektional, sodass Sie jederzeit direkt zum verknüpften Inhalt springen können.
  • Eigene Felder: Eigene Felder können in den InLoox Einstellungen > Eigene Felder verwaltet werden.
  • Ressource: Oben rechts sehen Sie Ihr Profilbild und Ihren Namen. Dies bedeutet, dass Sie als Ressource eingetragen sind. Standardmäßig wird die Person als Ressource eingetragen, die den Zeiteintrag erstellt. Wenn jedoch eine andere Ressource die Tätigkeit ausgeführt hat, können Sie dies natürlich anpassen.
  • Kommentare: Die Kommentarfunktion ist dann nützlich, wenn beispielsweise Rückfragen von Vorgesetzten zum Zeiteintrag bestehen.

    Fenster für einen neuen Zeiterfassungseintrag

Nachdem Sie alle wichtigen Informationen ergänzt haben, schließen Sie das Bearbeitungsfenster. Ihre Eingaben wurden bereits automatisch gespeichert. 

TIPP Es ist sinnvoll, Zeiterfassungseinträge sofort nach Erledigung einer Aufgabe zu erstellen. Sie ändern das Startdatum und den Startzeitpunkt manuell, damit beide dem tatsächlichen Bearbeitungszeitpunkt entsprechen und geben dann die aufgewandte Zeit ein. Somit zeigt der Zeiterfassungseintrag den tatsächlichen Arbeitsumfang mit korrektem Startdatum an.

  

Zeiteintrag ausgehend von der projektübergreifenden Ansicht 

1. Starten Sie in der globalen Zeiterfassungsansicht, indem Sie links im Menü auf Zeit klicken.

2. Wählen Sie oben in der Leiste zunächst ein Projekt aus, für den ein Zeiteintrag erstellt werden soll und klicken Sie anschließend auf den blauen Button Neuer Zeiteintrag.

Erstellen eines neuen Zeiteintrags im Projekt

3. Der neue und noch ohne Informationen gefüllte Zeiteintrag erscheint nun in der Liste. 

TIPP Um Ihren neuen Zeiteintrag möglichst schnell in der Liste zu finden, sortieren Sie das Startdatum so, dass die aktuellsten Einträge ganz oben stehen (per Klick auf Startdatum). Zum Bearbeiten des Zeiteintrags klicken Sie auf den standardmäßig vergebenen Namen Neuer Zeiteintrag und verfahren weiter wie unten beschrieben.

  Ähnliche Inhalte