Anlegen und Bearbeiten eines Zeiterfassungseintrags


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Allgemein haben Sie zwei Möglichkeiten zur Erstellung eines neuen Zeiteintrags:

  • Zeiteintrag erstellen ausgehend von der projektübergreifenden Ansicht: Starten Sie in der globalen Zeiterfassungsansicht, indem Sie links im Menü auf Zeit klicken. Wählen Sie oben in der Leiste zunächst ein Projekt aus, für den ein Zeiteintrag erstellt werden soll und klicken Sie anschließend auf den blauen Button Neuer Zeiteintrag.

    Erstellen eines neuen Zeiteintrags im Projekt

    Der neue und noch ohne Informationen gefüllte Zeiteintrag erscheint nun in der Liste. TIPP: Um Ihren neuen Zeiteintrag möglichst schnell in der Liste zu finden, sortieren Sie das Startdatum so, dass die aktuellsten Einträge ganz oben stehen (per Klick auf Startdatum). Zum Bearbeiten des Zeiteintrags klicken Sie auf den standardmäßig vergebenen Namen Neuer Zeiteintrag und verfahren weiter wie unten beschrieben.
  • Zeiteintrag direkt im Projekt erstellen: Klicken Sie links im Menü auf Projekte und öffnen anschließend ein bestehendes Projekt. Klicken Sie im Projekt auf den Tab Zeit und dann auf den blauen Button Neuer Zeiteintrag.

    Einen neuen Zeiteintrag im Projekt erstellen

    Der neue und noch ohne Informationen gefüllte Zeiteintrag erscheint nun in der Liste. Zum Bearbeiten klicken Sie auf den standardmäßig vergebenen Namen Neuer Zeiteintrag und verfahren weiter wie unten beschrieben.

Sobald Sie einen Zeiteintrag erstellt haben, gilt es, diesen mit Details zu füllen. Klicken Sie zum Öffnen und Bearbeiten auf den erstellten Zeiteintrag mit dem standardmäßigen Namen Neuer Zeiteintrag bzw. New Time Entry und folgen Sie den weiteren Schritten:

  • Name des Zeiteintrags: Vergeben Sie (ganz oben) einen neuen Namen für die Tätigkeit.
  • Modus: Sie haben die Wahl zwischen Start und DauerDauer und Ende oder Start und Ende. Füllen Sie die Parameter entsprechend aus. Der Aufwand in Tagen, Stunden und Minuten entspricht der Zeit, die Sie für Arbeiten in einem Projekt oder zur Erledigung einer Aufgabe (bei Verknüpfung mit einer Projektaufgabe) aufgewandt haben. HINWEIS Das Startdatum und die Startzeit entsprechen automatisch dem Erstellungsdatum bzw. des Erstellungszeitpunktes des Zeiterfassungseintrags. Sie können standardmäßig bis zu 30 Tage rückwirkend vom Erstellungsdatum Aufwände verbuchen. Dazu benötigen Sie die Berechtigung Rückdatierung in Zeiterfassung zulassen.
  • Fügen Sie ggf. eine kurze Beschreibung Ihrer Tätigkeit ein, z.B. eine Notiz für die Buchhaltung. 
  • Im Bereich Dokumente hinterlegen Sie, wenn nötig, zugehörige Dokumente.
  • Gruppe: Im Feld Gruppe ordnen Sie den Eintrag einer Kostengruppe zur Abrechnung zu. Die Kostengruppen können Sie in den InLoox Einstellungen verwalten (Administratoren-Rechte vorausgesetzt).
  • Vorgang/Aufgabe: Sie können den Zeiterfassungseintrag einer Aufgabe oder einem Vorgang aus dem Projekt zuordnen. Wenn Sie den Eintrag zuordnen möchten, spiegelt die Dropdown-Liste zur Auswahl des jeweiligen Vorgangs die Planung wider.
  • Ressource: Oben rechts sehen Sie Ihr Profilbild und Ihren Namen. Dies bedeutet, dass Sie als Ressource eingetragen sind. Standardmäßig wird die Person als Ressource eingetragen, die den Zeiteintrag erstellt. Wenn jedoch eine andere Ressource die Tätigkeit ausgeführt hat, können Sie dies natürlich anpassen.

    Das Fenster für einen neuen Zeiteintrag

Nachdem Sie alle wichtigen Informationen ergänzt haben, schließen Sie das Bearbeitungsfenster. Ihre Eingaben wurden bereits automatisch gespeichert

TIPP Es ist sinnvoll, Zeiterfassungseinträge sofort nach Erledigung einer Aufgabe zu erstellen. Sie ändern das Startdatum und den Startzeitpunkt manuell, damit beide dem tatsächlichen Bearbeitungszeitpunkt entsprechen und geben dann die aufgewandte Zeit ein. Somit zeigt der Zeiterfassungseintrag den tatsächlichen Arbeitsumfang mit korrektem Startdatum an.