Die Integration von Outlook in InLoox Web App ermöglicht es Ihnen, E-Mails ganz einfach in Aufgaben oder Dokumente umzuwandeln und Anhänge in Projekten abzulegen, ohne die Projektmanagement-Plattform zu verlassen.
HINWEIS Wenn Sie noch InLoox On-Prem Edition 12.5.1 oder eine frühere Version verwenden, ist diese Funktion weiterhin unter Erfassen verfügbar. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Track in InLoox Web App.
Erforderliche Voraussetzungen für E-Mails
Um Outlook-E-Mails in InLoox zu verwenden, müssen Sie folgende Verbindungen herstellen und Berechtigungen erteilen:
- InLoox mit Ihrem Microsoft 365-Konto verbunden
- Berechtigung Posteingang in InLoox anzeigen erteilt - Ermöglicht die Anzeige Ihres Outlook-Posteingangs direkt in InLoox
Optionale Outlook-Berechtigungen:
- E-Mails derselben Konversation automatisch in Projekt übertragen - Stellt sicher, dass alle E-Mails einer Konversation automatisch dem Projekt zugeordnet werden. Diese E-Mails werden im Bereich Dokumente des Projekts im Ordner E-Mails abgelegt. Sie können als Liste oder als Konversation angezeigt werden. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel E-Mails in Dokumente in InLoox Web App.
- SharePoint Online, Teams oder OneDrive als Dokumentenablage - Wenn Sie Microsoft SharePoint für das Dokumentenmanagement verwenden, stellt diese Berechtigung sicher, dass in InLoox abgelegte E-Mails und Anhänge mit SharePoint synchronisiert werden.
- Vollzugriff auf SharePoint-Websites aktivieren - Diese Berechtigung ist erforderlich, um dynamisch Dokumentbibliotheken für Projekte zu erstellen, wenn Sie Microsoft SharePoint für das Dokumentenmanagement verwenden und automatisch eine Dokumentbibliothek unter Ihrer SharePoint-Website erstellen möchten. Grundlage sind die Regeln, die Sie in den InLoox Account-Einstellungen unter Dokumente >> Dateispeicher festgelegt haben. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel InLoox Einstellungen - Dokumente in InLoox Web App.
Optionale Outlook-Berechtigungen zum Umwandeln markierter E-Mails in InLoox Aufgaben:
- Aufgaben aus gekennzeichneten E-Mails erstellen - Ermöglicht das automatische Erstellen von Aufgaben aus markierten E-Mails.
- Kennzeichnung in E-Mails aktualisieren - Synchronisiert Markierungen zwischen InLoox und Outlook.
Die Verbindung mit Microsoft 365 und die erforderlichen Berechtigungen werden im InLoox Integration Center eingerichtet. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Integrationen und Verbindungen in InLoox Web App.
Hinweis: Wenn Sie InLoox Self-Hosted Edition verwenden, lesen Sie bitte den Support-Artikel InLoox Self-Hosted: Konfiguration von InLoox Self-Hosted für Automatisierungen mit MS365 oder Exchange Online.
Themen
Funktionsübersicht im Bereich E-Mail
Eine E-Mail in eine InLoox Aufgabe umwandeln
Eine E-Mail oder einen Anhang als Dokument in InLoox ablegen
Der Posteingang in InLoox
Sobald Sie InLoox mit Ihrem Microsoft365 Account verknüpft haben, den InLoox KI-Assistenten für den InLoox Account aktiviert und im InLoox Integration Center die Berechtigungen für die Integration von Ihrem Outlook-Posteingang in InLoox erteilt haben, können Sie in InLoox direkt Ihre E-Mails abarbeiten und für das Projektmanagement in InLoox nutzen.
Durchsuchen von Outlook-Ordnern und Emails
- Klicken Sie im Menü auf E-Mail. InLoox lädt Ihren Outlook-Posteingang.
- Im Suchfeld Suche nach Ordner... tippen Sie den Suchbegriff ein. InLoox zeigt sofort alle Treffer an.
- Wählen Sie den richtigen Ordne raus und InLoox zeigt die darin liegenden Emails an.
- Wenn Sie eine bestimmte E-Mail suchen, klicken Sie in das Suchfeld E-Mails durchsuchen.
- InLoox zeigt alle Übereinstimmungen an.
- Wählen Sie die passende E-Mail aus und InLoox öffnet die E-Mail. Sie können diese nun in Ihren Projekten verwenden.
Anzeige von allen, ungelesenen, erfassten und nicht erfassten E-Mails
Nutzen Sie die Reiter um den jeweiligen Ordner zu filtern.
- Alle = alle E-Mails in diesem Ordner
- Ungelesene = nur ungelesene E-Mails in diesem Ordner
- Erfasst = nur die bereits in InLoox erfassten E-Mails in diesem Ordner
- Nicht erfasst = nur die nicht in InLoox erfassten E-Mails in diesem Ordner
E-Mails als gelesen/ungelesen markieren und archivieren
Wenn Sie eine E-Mail ausgewählt haben, können Sie diese in InLoox als gelesen bzw. als ungelesen markieren.
- Klicken Sie im Menü auf E-Mail. Wählen Sie Posteingang oder einen anderen Ordner aus und klicken Sie auf eine E-Mail.
- Klicken Sie auf Als gelesen markieren. InLoox synchronisiert diese Information sofort mit Outlook. Wenn Sie die E-Mail wieder als ungelesen markieren möchten, klicken Sie nochmals auf den Knopf Als ungelesen markieren.
Wenn Sie eine E-Mail archivieren möchten, wählen Sie die E-Mail aus und klicken auf den Knopf E-Mail archivieren. Die E-Mail wird in den Outlook Archiv Ordner verschoben.
Aktualisierung der Verbindung zwischen InLoox und Outlook
Um den aktuellen Status von Ihrem Outlook Posteingang abzurufen, klicken Sie in InLoox im Menü auf E-Mail und dann auf den grünen Aktualisieren-Knopf. Alle Outlook Ordner und E-Mail Informationen werden aktualisiert. Sofern Sie die Berechtigungen Kennzeichnung in E-Mails aktualisieren für die Synchronisation von Kennzeichnungen zwischen InLoox und Outlook erteilt haben, wird auch diese Information aktualisiert.
Anpassungsmöglichkeiten der Ansicht
Sie können die Bereiche Ordner, E-Mails, Inhalt der E-Mail und E-Mail als Dokument in InLoox ablegen vergrößern oder verkleinern. Fahren Sie mit der Maus über die Trennlinien und ziehen Sie den Bereich auseinander oder zusammen.
Eine E-Mail in eine InLoox Aufgabe umwandeln
Voraussetzungen:
- Verbindung mit Ihrem Microsoft 365-Konto.
- Berechtigung Posteingang in InLoox anzeigen aktiviert
- InLoox KI-Assistent für den InLoox Account aktiviert
WICHTIG Diese Funktion erfordert die Aktivierung des InLoox KI-Agenten für Ihren Account unter InLoox Kontoeinstellungen >> Organisation >> Datenschutzeinstellungen. Die InLoox Self-Hosted Edition verfügt über keine KI-Funktionalität. Daher ist diese Funktion in dieser Edition nicht verfügbar. Weitere Details finden Sie im Hilfeartikel InLoox KI-Assistent.
Nachdem Sie Ihr Microsoft 365-Konto verbunden und die erforderlichen Outlook-Berechtigungen aktiviert haben, können Sie jeden Outlook-Ordner und die darin enthaltenen E-Mails in InLoox sehen.
Um eine E-Mail in eine Aufgabe umzuwandeln, gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie in InLoox Web App im Menü auf E-Mail.
- Wählen Sie eine E-Mail aus.
- Klicken Sie auf Aufgaben identifizieren. Der InLoox KI-Assistent analysiert den Inhalt der E-Mail und schlägt Aufgaben vor.
- Klicken Sie neben einer identifizierten Aufgabe auf OK. InLoox öffnet die Aufgabe und Sie können Details hinzufügen oder ändern.
- Wenn der InLoox KI-Assistent mehr als eine Aufgabe identifiziert hat, klicken Sie erneut auf Aufgaben identifizieren und anschließend auf OK, um die nächste Aufgabe zur Bearbeitung zu öffnen.
E-Mails und Anhänge als Dokumente in InLoox ablegen
Voraussetzungen:
- Verbindung mit Ihrem Microsoft 365 Account
- Berechtigung Posteingang in InLoox anzeigen aktiv
Optionale Berechtigungen:
- Berechtigung E-Mails derselben Konversation automatisch in Projekt übertragen aktiv
- Berechtigung SharePoint Online, Teams oder OneDrive als Dokumentenablage aktiv
Die Verbindung mit Ihrem Microsoft 365 Account und die Berechtigungen richten Sie im InLoox Integration Center ein. Für mehr Informationen, lesen Sie den Hilfeartikel Integrationen und Verbindungen in Inloox Web App.
Wenn Sie eine E-Mail oder einen Anhang als Dokument in einem InLoox Projekt ablegen und in weiterer Folge z. B. einer Aufgabe oder Budgetposition zuweisen möchten, können Sie die E-Mail entweder als PDF oder als .eml-Datei ablegen. Anhänge werden in jeweiligen Format abgelegt.
- Klicken Sie in InLoox im Menü auf E-Mail.
- Wählen Sie einen Ordner aus und dann eine E-Mail.
- Rechts entscheiden Sie nun, ob die E-Mail als PDF oder als .eml-Datei abgelegt werden soll. Als Standard wird PDF gesetzt. Aktivieren Sie den Regler, um die E-Mail als .eml-Datei abzulegen.
- Wenn die E-Mail Anhänge enthält, setzen die einen Haken bei jenen, die zusammen mit der E-Mail in InLoox abgelegt werden sollen.
- Wählen Sie aus dem Feld Projekt auswählen oder erstellen das Projekt aus, in dem die E-Mail und ggf. die Anhänge abgelegt werden sollen. Alternativ tippen Sie den Projektnamen ein um eine neue Projekt anzulegen.
- Wenn Sie jede Folge-E-Mail als Konversation in InLoox speichern möchten, aktivieren Sie den Regler Konversation automatisch nachverfolgen. Diese Konversationen werden im Projektbereich Dokumente unter E-Mails abgelegt und können angezeigt werden, indem Sie auf das Konversationssymbol klicken. Anschließend können Sie die gesamte E-Mail-Konversation in InLoox durchscrollen. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel E-Mails in Dokumente in InLoox Web App.
- Wählen Sie den Dokumenteordner aus, in dem alles abgelegt werden soll.
- Hinweis: Klicken Sie auf Initialisieren, falls die Integration von InLoox und SharePoint Online bzw. Ihrem File Server neu ist, oder für das für die Ablage der E-Mail ausgewählte Projekt noch keine Dokumenteordnerstruktur angelegt wurde. Wenn Sie eine bestimmte SharePoint Bibliothek für die Ablage verwenden möchten, deaktivieren Sie den Regler bei Standard-Ort verwenden, wählen Sie die passende Site und dann die passende Bibliothek aus. Klicken Sie zur Bestätigung auf Verbinden und Ordner initialisieren.
- Klicken Sie auf OK. InLoox legt nun alles für die weitere Verwendung ab.
- InLoox zeigt Ihnen die erfassten Dokumente an. Klicken Sie darauf und InLoox öffnet das Dokument. Nun können Sie die Details des Dokuments wie Name, Beschreibung oder Status ändern und mit anderen InLoox Elementen verknüpfen. Sie können Kommentare hinterlegen, oder das Dokument in App öffnen, den Ordner des Dokuments öffnen oder das Dokument herunterladen.
- InLoox markiert alle als Dokumente abgelegten Emails automatisch. Klicken Sie auf den Reiter Erfasst. Dort sehen Sie alle Emails, die bereits in InLoox als Dokument abgelegt wurden. Klicken Sie oben auf den Namen des Projekts, in dem das Dokument liegt, um das Projekt in einem neuen Browser Tab zu öffnen.
- Für weitere Informationen zum Dokumentenmanagement in InLoox, lesen Sie den Hilfeartikel Dokumente in InLoox Web App.
- Für weitere Informationen zur InLoox SharePoint Online Integration, lesen Sie den Hilfeartikel Dokumentenspeicher auswählen – InLoox Cloud oder Microsoft SharePoint Online.
- Wenn Sie InLoox als Self-Hosted Edition (InLoox On-Prem) einsetzen, laden Sie das Whitepaper InLoox Self-Hosted Server-Installationshilfe herunter.
E-Mails in Outlook kennzeichnen, um sie in InLoox Aufgaben umzuwandeln
Voraussetzungen:
- Verbindung mit Ihrem Microsoft 365-Konto.
- Berechtigung Posteingang in InLoox anzeigen aktiviert
- Berechtigung Aufgaben aus gekennzeichneten E-Mails erstellen aktiviert
Optional:
- Berechtigung Kennzeichnung in E-Mails aktualisieren aktiviert
Nachdem Sie Ihr Microsoft 365-Konto verbunden und die erforderlichen Outlook-Berechtigungen aktiviert haben, können Sie E-Mails in Aufgaben umwandeln, indem Sie sie in Outlook markieren.
- Klicken Sie in Outlook auf das Flaggensymbol einer E-Mail um sie zu kennzeichnen. Mit einem Rechtsklick auf das Kennzeichnen-Symbol können Sie zusätzlich ein Fälligkeitsdatum festlegen, zum Beispiel morgen.
- InLoox erstellt automatisch eine persönliche Aufgabe aus dieser E-Mail.
- Um diese zu bearbeiten, wechseln Sie in InLoox Web App im Menü auf den Arbeitsplatz. Je nach Fälligkeitsdatum finden Sie die Aufgabe entweder unter Heute oder unter Anstehend.
- Klicken Sie auf die Aufgabe, um sie zu bearbeiten und bei Bedarf ein Projekt zuzuweisen, wenn Sie daraus eine Projektaufgabe machen möchten. Sie bleiben in der Aufgabe weiterhin als zugewiesene Ressource eingetragen.
- Wenn Sie die Berechtigung Kennzeichnung in E-Mails aktualisieren aktiviert haben, hält InLoox den Aufgabenstatus synchron und markiert die Outlook-E-Mail als erledigt, sobald Sie die InLoox Aufgabe als erledigt markieren.
Weitere Details zu persönlichen Aufgaben finden Sie im Hilfeartikel Arbeitsplatz in InLoox Web App.
