Anlegen und Bearbeiten eines Zeiterfassungseintrags

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Sie haben mehrere Möglichkeiten zur Erstellung eines neuen Zeiteintrags:

Welche konkreten Informationen Sie im Zeiteintrag bearbeiten können, lesen Sie unter Details des Zeiteintrags »

  

Zeiteintrag direkt in der Aufgabe eines Projekts

Sie haben die Möglichkeit, direkt aus einer Aufgabe einen Zeiteintrag zu erstellen:

  1. Mit der Stoppuhr
  2. Über die Schnellerfassung
  3. Über die Erfassung eines Kalendereintrags (nur mit O365/M365-Anbindung - siehe Hilfe-Artikel Kalender- und Kontaktsynchronisation zwischen M365 und InLoox)

Im Seitenfenster der Aufgabe im Bereich Zeiterfassung erfassen Sie die Arbeitszeit für diese Aufgabe.

1. Klicken Sie links im Menü auf Projekte und öffnen anschließend ein bestehendes Projekt.

2. Klicken Sie im Projekt auf den Tab Aufgaben und wählen Sie die Aufgabe aus, zu der Sie einen Zeiteintrag erstellen möchten.

3. In der geöffneten Aufgabe können Sie einsehen, wie viel Zeit Sie bereits für die Aufgabe gebucht haben. Um einen neuen Zeiteintrag zur Aufgabe zu erstellen, klicken Sie:

  • auf den Start-Knopf, um die Stoppuhr zu starten. Sobald Sie mit der Aufgabe fertig sind, klicken Sie auf den Haken, um die erfasste Zeit aus der Stoppuhr zu verbuchen.
  • auf Schnellerfassung, um z. B. 15 Minuten oder 2 Stunden zu verbuchen.
  • auf Kalender, um einen Termin bzw. die Dauer des Termins als Arbeitszeit in Verbindung mit dieser Aufgabe zu erfassen. 

Es wird ein Zeiteintrag, verknüpft mit dieser Aufgabe, erstellt und direkt geöffnet. Alle Informationen aus der Aufgabe werden übernommen. Wenn Sie möchten, können Sie den Titel, Beschreibung, Dauer etc. ändern.

Weitere Informationen dazu finden Sie unter Details des Zeiteintrags.

Zeiteintrag aus Aufgabe erstellen

  

Zeiteintrag direkt im Reiter "Zeit" im Projekt

1. Klicken Sie links im Menü auf Projekte und öffnen anschließend ein bestehendes Projekt.

2. Klicken Sie im Projekt auf den Tab Zeit und dann auf den blauen Button Neuer Zeiteintrag.

Einen neuen Zeiteintrag im Projekt erstellen

3. Ergänzen Sie nun alle relevanten Details des Zeiteintrags wie eine Beschreibung, wofür die Zeit aufgewendet wurde.

4. Alternativ können Sie auch einen bereits existierenden Eintrag kopieren und einfügen. Markieren Sie den zu kopierenden Eintrag, klicken Sie auf das lila Kopieren-Symbol und dann auf das lila Einfügen-Symbol Copy/Paste Icons. Diese Funktion steht seit InLoox 11.14 (September 2024) zur Verfügung.

  

Zeiteintrag ausgehend von der projektübergreifenden Zeiterfassungsansicht 

1. Starten Sie in der globalen Zeiterfassungsansicht, indem Sie links im Menü auf Zeit klicken.

2. Wählen Sie oben in der Leiste zunächst ein Projekt aus, für den ein Zeiteintrag erstellt werden soll und klicken Sie anschließend auf den blauen Button Neuer Zeiteintrag.

Erstellen eines neuen Zeiteintrags im Projekt

3. Der neue und noch ohne Informationen gefüllte Zeiteintrag erscheint nun in der Liste. 

TIPP Um Ihren neuen Zeiteintrag möglichst schnell in der Liste zu finden, sortieren Sie das Startdatum so, dass die aktuellsten Einträge ganz oben stehen (per Klick auf Startdatum). Zum Bearbeiten des Zeiteintrags klicken Sie auf den standardmäßig vergebenen Namen Neuer Zeiteintrag und verfahren weiter wie unter Details des Zeiteintrags beschrieben.

  

Details zum Zeiteintrag hinterlegen

Sobald Sie einen Zeiteintrag erstellt haben, gilt es, diesen mit Details zu füllen.

  • Name des Zeiteintrags: Vergeben Sie (ganz oben) einen neuen Namen für die Tätigkeit.
  • Zeiteintragsdaten (Modus): Sie haben die Wahl zwischen den Modi Start und Dauer, Dauer und Ende oder Start und Ende. Füllen Sie die Parameter entsprechend aus. Der Aufwand in Tagen, Stunden und Minuten entspricht der Zeit, die Sie für Arbeiten in einem Projekt oder zur Erledigung einer Aufgabe (bei Verknüpfung mit einer Projektaufgabe) aufgewandt haben. Per Klick auf "Stunden" können Sie die Einheit des Aufwands ändern.
    HINWEIS Das Startdatum und die Startzeit entsprechen automatisch dem Erstellungsdatum bzw. des Erstellungszeitpunktes des Zeiterfassungseintrags. Sie können standardmäßig bis zu 30 Tage rückwirkend vom Erstellungsdatum Aufwände verbuchen. Dazu benötigen Sie die Berechtigung Rückdatierung in Zeiterfassung zulassen.
  • Beschreibung: Fügen Sie ggf. eine kurze Beschreibung Ihrer Tätigkeit ein, z.B. eine Notiz für die Buchhaltung. 
  • Dokumente: Hier können Sie zugehörige Dokumente oder Links zu Dokumenten hinzufügen.
  • Verknüpfte Elemente: Sie können den Zeiteintrag mit weiteren relevanten Elementen aus dem aktuellen oder anderen Projekten in InLoox verknüpfen – wie z.B. Dokumente, Mindmap-Knoten, Budgets oder Planungselemente. Die Verknüpfung ist bidirektional, sodass Sie jederzeit direkt zum verknüpften Inhalt springen können.
  • Gehört zu: Sie können den Zeiterfassungseintrag einem anderen Projekt, einem Vorgang oder einer Aufgabe zuordnen. 
  • Abrechnung: Im Feld Gruppe ordnen Sie den Eintrag einer Kostengruppe zur Abrechnung zu. Die Kostengruppen können Sie in den InLoox Einstellungen verwalten (Administratoren-Rechte vorausgesetzt). Wenn der Zeiteintrag abgerechnet werden kann, setzen Sie einen Haken bei Abrechenbar.
  • Eigene Felder: Eigene Felder können in den InLoox Einstellungen > Eigene Felder verwaltet werden.
  • Ressource: Oben rechts sehen Sie Ihr Profilbild und Ihren Namen. Dies bedeutet, dass Sie als Ressource eingetragen sind. Standardmäßig wird die Person als Ressource eingetragen, die den Zeiteintrag erstellt. Wenn jedoch eine andere Ressource die Tätigkeit ausgeführt hat, können Sie dies natürlich anpassen.
  • Kommentare: Die Kommentarfunktion ist dann nützlich, wenn beispielsweise Rückfragen von Vorgesetzten zum Zeiteintrag bestehen.

Nachdem Sie alle wichtigen Informationen ergänzt haben, schließen Sie das Bearbeitungsfenster. Ihre Eingaben wurden bereits automatisch gespeichert. 

TIPP

 

 

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