Kalender- und Kontaktsynchronisation zwischen MS365 und InLoox

Note Um folgende Einstellungen vornehmen zu können, müssen Sie InLoox Administrator und Office 365 Administrator sein.

Kontaktsynchronisation

Mit der globalen Kontakt-Synchronisation werden alle im Microsoft 365 Tenant verfügbaren Kontakte zu InLoox synchronisiert. Dabei werden die hinterlegten Daten wie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer etc. übernommen. In InLoox finden Sie diese Kontakte im Menüpunkt Personen.

Um die globale Kontakt-Synchronisation einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in InLoox Web App unten links auf Ihr Profilbild.
2. Klicken Sie auf Account-Einstellungen.
3. Klicken Sie auf Integrationen.
4. Klicken Sie bei Microsoft 365 – Kontakte rechts auf den Button Verbinden.

Info Nach der Initialisierung der Kontaktsynchronisation werden die Kontakte einmal täglich synchronisiert. Änderungen an den Kontakten innerhalb Microsoft 365 werden somit auch in InLoox aktualisiert und stets aktuell gehalten.

Kalendersynchronisation

Mit der Microsoft 365 Kalender-Synchronisation werden Termine aus den Outlook-Kalendern der voll lizensierten Benutzer (Lesen & Schreiben) für die Ressourcen Übersicht berücksichtigt und ermöglichen eine realistische Einschätzung der Verfügbarkeit und Auslastung. 

Folgende Daten werden aus den Kalendern übertragen:

• Start, Dauer & Ende des Termins
• Kategorie des Termins (falls vergeben)

Nicht übertragen werden der Titel des Termins, Inhalt/Beschreibung und andere teilnehmende Personen.
Es werden also nur die für die Auslastung relevanten Daten übertragen, wodurch die Datensicherheit gewährleistet bleibt.

Um die globale Kalender-Synchronisation einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in InLoox Web App unten links auf Ihr Profilbild.
2. Klicken Sie auf Account-Einstellungen.
3. Klicken Sie auf Integrationen.
4. Klicken Sie bei Microsoft 365 – Kalender rechts auf den Button Verbinden.

Info Nach der Initialisierung der Kalendersynchronisation werden die Kalendertermine regelmäßig synchronisiert, etwa alle 10-15 Minuten.

Weitere Einstellungsmöglichkeiten bei der Belegung aus dem Kalender:

 „Elemente mit folgender Kategorisierung ignorieren“: Hier können Kategorien für Termine festgelegt werden, welche für die Auslastung ausgeschlossen werden sollen. Dies ist sinnvoll für eigens erstellte Termine wie "Fokuszeit" oder "Mittagspause".

Berechnungsmodus für Kalenderbelegungen:

• Exakte Arbeitszeit: Hierbei werden für die Auslastung nur die Zeiten von Terminen herangezogen, die innerhalb des festgelegten InLoox Arbeitszeitkalender liegen.
  Beispiel: In Ihrem Arbeitszeitkalender ist eine tägliche Arbeitszeit von 09:00 – 17:00 Uhr festgelegt. Sie haben einen Termin, der insgesamt zwei Stunden dauert, von 16:00 bis 18:00 Uhr. Für die Auslastung wird jedoch nur eine Stunde (16:00 – 17:00 Uhr) herangezogen, da die restliche Zeit des Termins außerhalb des definierten Arbeitszeitkalenders liegt.
• Tägliche Arbeitszeit: Bei diesem Modus wird jeder Termin für die Auslastungsberechnung herangezogen, unabhängig davon, ob er innerhalb oder außerhalb des Arbeitszeitkalenders liegt. Dieser Modus ist in der Regel intuitiver.