Arbeitszeiten, Kalender und freie Tage festlegen

Inhalt

1. Arbeitszeiten festlegen
2. Kalender festlegen
3. Arbeitsfreie Tage: Feiertage pro Kalender erstellen (mit möglichem Bezug zur Planung)
4. Verfügbarkeit: Arbeitsfreie Tage für Personen

WICHTIG Um auf die InLoox Einstellungen zugreifen zu können, benötigen Sie Administrator-Rechte für Ihren InLoox Account. Lesen Sie den Hilfe-Artikel InLoox Berechtigungen für weitere Details dazu.

1. Arbeitszeiten festlegen

Die Arbeitszeit, die Sie im InLoox Account hinterlegen gilt global für alle Personen, die in diesem InLoox Account als Ressource zur Verfügung stehen.

1. Klicken Sie in InLoox Web App unten links auf Ihr Profilbild.
2. Klicken Sie auf Account Einstellungen.
3. Klicken Sie auf Organisation.

   

4. Unter dem Reiter Arbeitszeiten können Sie im Feld Ein Arbeitstag hat (Stunden) die Anzahl eingeben.

2. Kalender festlegen

InLoox gibt als Standard drei Kalender mit:

• 24/7 - Die Arbeitstage sind Montag bis Sonntag, jeweils von 0:00 bis 23:59 Uhr. Dieser Kalender kann nicht gelöscht werden, aber er kann bearbeitet und umbenannt werden.
• Standard – Die Arbeitstage sind Montag bis Freitag, jeweils von 9:00 bis 17:00 Uhr. Dieser Kalender kann nicht gelöscht werden, aber er kann bearbeitet und umbenannt werden.
• Wochenende – Die Arbeitstage sind von Samstag bis Sonntag, jeweils von 00:00 bis 23:59 Uhr. Diesen Kalender können Sie bearbeiten und löschen.

Um einen weiteren Kalender anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in InLoox Web App unten links auf Ihr Profilbild.
2. Klicken Sie auf Account Einstellungen.
3. Klicken Sie auf Organisation.
4. Unter dem Reiter Arbeitszeiten klicken Sie unter Kalender auf Neu.
5. Vergeben Sie nun einen Kalendernamen, z. B. 4 Tage-Woche Berlin, für Ihr Team in Berlin und bestätigen Sie mit Klick auf Speichern.

   

6. Passen Sie im Kalender nun die täglichen Arbeitszeiten an. Sie haben hierbei zwei Möglichkeiten:
   - Entweder Sie klicken auf das obere/untere Ende eines blauen Balkens und ziehen so die Arbeitszeit auf das gewünschte Zeitfenster (nur halbstündig möglich).
   - Oder Sie klicken auf einen blauen Balken und öffnen damit ein neues Fenster Arbeitszeit bearbeiten. Hier können Sie die Arbeitszeit minutengenau eintragen.
   Über das Symbol mit der Papiertonne können Sie die Arbeitszeit eines ganzen Tages löschen.

   

7. Stellen Sie ein, ob der Kalender in der Planung und in Personen sichtbar sein soll, indem Sie den jeweiligen Regler aktivieren.

   

WICHTIG Wenn der Kalender Personen zugewiesen werden soll, damit die Ressourcen-Übersicht die Kapazitäten dieser Person berechnen kann, muss der Regler bei Personen aktiviert sein!

3. Arbeitsfreie Tage: Feiertage pro Kalender erstellen (mit möglichem Bezug zur Planung)

1. Klicken Sie in der InLoox Web App auf Ihr Profilbild in der unteren linken Ecke.
2. Klicken Sie auf Account Einstellungen und gehen Sie zu Organisation.
3. Klicken Sie auf Arbeitsfreie Tage.
4. Wählen Sie zunächst einen Kalender oder eine Person aus. Geben Sie einfach den Namen des Kalenders oder der Person ein, um ihn/sie schneller zu finden.
5. Klicken Sie dann auf Arbeitsfreien Tag hinzufügen, um einen neuen arbeitsfreien Tag zu erstellen, z. B. einen Feiertag für die ganze Organisation oder individuelle freie Tage für eine Person.
6. Bearbeiten Sie alle Datenfelder.
7. Aktivieren Sie Für alle Kalender verwenden, wenn dieser Feiertag für alle Kalender gelten soll.

HINWEIS Wenn ein Kalender mit arbeitsfreien Tagen für die Planung aktiviert wird, so werden die hinterlegten arbeitsfreien Tage für die Berechnung der Planungselemente im Gantt herangezogen.

Arbeitsfreie Tage aus Excel- oder iCalendar-Datei importieren

Sie können Feiertage entweder aus einer Excel-Datei oder aus einer iCalendar-Datei importieren.

WICHTIG Damit dies reibungslos funktioniert, stellen Sie sicher, dass Ihre Excel-Datei/iCalendar-Datei für die verfügbaren Spalten formatiert ist: Name, Start (Datum und Uhrzeit) und Ende (Datum und Uhrzeit). Beachten Sie folgende Vorgaben:

• Stellen Sie sicher, dass vor dem Import der korrekte Kalender/die korrekte Person ausgewählt ist.
• Stellen Sie sicher, dass das Blatt als Tabelle mit Überschriften formatiert ist.
• Achten Sie darauf, das für Ihr InLoox-Konto definierte Datums-/Zeitformat zu verwenden, z. B. das US-Format (Monat/Tag/Jahr, 00:00) oder das europäische Format (Tag.Monat.Jahr, 00:00).
• Verwenden Sie in der Spalte „Für alle Kalender verwenden“ die Zahl 1 für Feiertage, die für alle Kalender in Ihrem InLoox-Konto gelten sollen. Verwenden Sie die Zahl 0 für einzelne Feiertage.

Beispiel für die Formatierung eines Excel-Blattes:

1. Wenn Sie sicher sind, dass Sie die oben genannten Vorgaben erfüllt haben, klicken Sie auf Import/Export.
2. Wählen Sie die Excel Datei aus.
3. InLoox öffnet das Fenster Excel-Spalten zuordnen. Prüfen Sie nochmals die Zuordnung. Klicken Sie dann auf Importieren.
4. InLoox fügt die arbeitsfreien Tage hinzu. Sie können die Daten ändern.

Die selbe Vorgehensweise gilt für .ics-Dateien.

4. Verfügbarkeit: Arbeitsfreie Tage für Personen

Im Gegensatz zu den Arbeitsfreien Tage haben die Verfügbarkeiten keinen Einfluss auf die Berechnung der Gantt-Planung. Die Verfügbarkeiten dienen nur der Berechnung der Auslastung der Personen. 

1. Klicken Sie in den InLoox Account-Einstellungen auf Organisation und dann auf die Registerkarte Verfügbarkeit.
2. Klicken Sie auf Arbeitsfreien Tag hinzufügen. 
3. Benennen Sie den arbeitsfreien Tag, wählen Sie die Person aus, für die dieses gilt und wählen Sie Datum und Uhrzeit aus.
4. Bestätigen Sie die Eingaben mit Klick auf Speichern.

Liste der arbeitsfreien Tage für Verfügbarkeit aus Excel importieren

WICHTIG Damit dies reibungslos funktioniert, stellen Sie sicher, dass Ihre Excel-Datei für die verfügbaren Spalten formatiert ist: Kontakt, Name, Start (Datum und Uhrzeit) und Ende (Datum und Uhrzeit):

• Stellen Sie sicher, dass das Blatt als Tabelle mit Überschriften formatiert ist.
• Stellen Sie sicher, dass der Name der Person in der Spalte „Kontakt“ mit dem in InLoox verwendeten Anzeigenamen der Person übereinstimmt.
• Achten Sie darauf, das für Ihr InLoox-Konto festgelegte Datums-/Zeitformat zu verwenden, z. B. das US-Format (Monat/Tag/Jahr, 00:00) oder das europäische Format (Tag.Monat.Jahr, 00:00).

Beispiel für die Formatierung eines Excel-Blattes:

1. Wenn Sie sicher sind, dass Sie die oben genannten Anforderungen erfüllt haben, klicken Sie auf Importieren/Exportieren.
2. Klicken Sie auf Abwesenheiten aus Excel importieren und wählen Sie die Excel-Datei aus.
3. InLoox öffnet das Fenster Excel-Spalten zuordnen. Überprüfen Sie die Zuordnung noch einmal. Klicken Sie dann auf Importieren.
4. InLoox fügt die arbeitsfreien Tage hinzu. Sie können die Daten bei Bedarf ändern.

Arbeitsfreie Tage in Verfügbarkeit löschen

1. Markieren Sie den arbeitsfreien Tag in der Liste und klicken Sie oben rechts auf das Papierkorb-Symbol. 
2. InLoox fragt Sie, ob Sie diesen Eintrag wirklich löschen möchten. Bestätigen Sie mit Klick auf Löschen.

Wenn Sie die gesamte Liste der Arbeitsfreien Tage löschen möchten, klicken Sie oben rechts auf Alle löschen. InLoox fragt Sie, ob Sie wirklich alle Einträge löschen möchten. Bestätigen Sie mit Klick auf Löschen.