Rund um den Account: Registrierung, Anmeldung, Berechtigungen, Einladung von Teammitgliedern, Installation, Einstellungen
InLoox Account anlegen
Im Folgenden erklären wir Schritt für Schritt wie Sie sich zur InLoox Web App anmelden.
HINWEIS Wenn Sie bereits einen InLoox Test-Account erstellt haben, können Sie die Schritte 1-5 überspringen und direkt mit 6. fortfahren.
- Geben Sie https://login.inloox.com in Ihrem Browser ein. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie eine aktuelle Browserversion nutzen.
- Klicken Sie auf Account erstellen und geben Sie Ihren Vornamen und Nachnamen sowie Ihr E-Mail-Adresse ein. Vergeben Sie ein Passwort, das auch mindestens 8 Zeichen inkl. Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen besteht. Alternativ können Sie sich auch mit Ihrem Microsoft 365 Account anmelden.
- Stimmen Sie den AGBs und der Endbenutzer-Lizenzvereinbarung zu.
- Klicken Sie auf Account erstellen.
- Sie werden auf InLoox Web App unter www.app.inloox.com weitergeleitet und können Ihr Team zu Ihrem InLoox Account einladen.
Sie erhalten sofort eine Bestätigungs-E-Mail mit Ihren Login-Daten. Geben Sie diese E-Mail niemals an Dritte weiter!
6. Klicken Sie in der Bestätigungs-E-Mail auf den Aktivierungslink, um alle Funktionen zu nutzen.
7. Um zu überprüfen, ob die Aktivierung erfolgreiche war, klicken Sie unten links auf Ihr Profilbild, dann im rechten Seitenfenster auf Mein Profil. Unter Profil Details steht neben Ihrer E-Mail-Adresse VERIFIZIERT.
HINWEIS Die Person, die den InLoox Account anlegt, hat automatisch alle Administrator-Rechte. Diese Rechte können Sie in der InLoox Web App in den Einstellungen ändern.
Team zu InLoox einladen
HINWEIS Sie benötigen entweder Administrator-Rechte, um andere Personen zu Ihrem InLoox Account einzuladen. Oder Ihr InLoox Administrator hat die Berechtigung Benutzer dürfen Personen zu diesem Account einladen in den InLoox Einstellungen für alle User Ihres Accounts aktiviert.
- In InLoox Web App klicken Sie links unten auf Ihr Profilbild.
- Klicken Sie auf Benutzer einladen.
- Im Dialogfenster Benutzer einladen geben Sie den Namen sowie die E-Mail-Adresse der Person ein, die mit Ihnen zusammen in InLoox arbeiten soll. Wählen Sie zusätzlich die grundsätzliche Zugriffsberechtigung der Person aus:
- Vererbt durch Rolle: Die Person bekommt die Zugriffsrechte basierend auf der Projektrolle, die sie einnimmt. Diese Person kann keine Einstellungen für den InLoox Account ändern. Das ist die von InLoox empfohlene Standard-Auswahl.
- Alle Projekte lesen: Die Person bekommt alle Rechte für alle Projekte und Projektdaten, kann aber keine Einstellungen für den InLoox Account ändern.
- Alle Berechtigungen: Diese Person bekommt Administrator-Rechte. Das bedeutet, dass diese Person alle Projekte und Projektdaten lesen sowie bearbeiten, und alle Einstellungen im InLoox Account ändern kann. Nur ein Administrator kann diese Berechtigung einer anderen Person geben. TIPP Ernennen Sie immer zwei Personen zu InLoox Administratoren, damit immer mindesten eine Person im Unternehmen erreichbar ist, falls Einstellungen geändert werden müssen oder neue Personen mit User-Lizenzen versorgt werden müssen.
4. Klicken Sie auf Einladen. Die eingeladene Person erhält eine E-Mail mit dem Link auf Ihren InLoox Account.
User-Lizenzen zuweisen
Nachdem Sie eine Person zu Ihrem InLoox Account eingeladen haben, müssen Sie ihr eine User-Lizenz zuweisen. Das machen Sie in den Einstellungen.
HINWEIS Um User-Lizenzen zu verteilen, müssen Sie über Administrator-Rechte verfügen. Weitere Details zu den User-Lizenzen finden Sie hier.
- Klicken Sie in InLoox Web App unten links auf Ihr Profilbild.
- Klicken Sie auf Account-Einstellungen.
- Klicken Sie links auf Benutzerverwaltung. Hier finden Sie alle Details zu verfügbaren und vergebenen Lizenzen.
- Neu eingeladene User haben standardmäßig einen Nur-Lesen Zugriff. Um Benutzern nun eine Lizenz zuzuordnen, ändern Sie den Zugriff bei entsprechenden Personen von Nur Lesen auf Lesen & Schreiben. Voraussetzung dafür ist, dass Sie genügend freie Benutzer-Lizenzen zur Verfügung haben.
Berechtigungen einstellen
Damit die eingeladene Person sinnvolle Zugriffsrechte im InLoox Account und auf Projekte erhält, müssen Sie diese Berechtigungen einstellen. Das machen Sie in den Einstellungen unter Berechtigungen.
TIPP Wenn Sie noch nie die InLoox Berechtigungen eingestellt haben, lesen Sie zuerst den Hilfe-Artikel InLoox Berechtigungen für detaillierte Informationen und Beispiele.
- Klicken Sie in InLoox Web App unten links auf Ihr Profilbild.
- Klicken Sie auf Account-Einstellungen.
- Klicken Sie links auf Berechtigungen.
- Klicken Sie auf den Reiter Benutzer.
- Wählen Sie die Person aus und vergeben Sie zuerst unter dem Reiter Global die Rechte für den gesamten InLoox Account. Diese Rechte gelten projektübergreifend für alle InLoox Bereiche.
- Dann legen Sie unter dem Reiter Abteilungen die Berechtigungen fest, die die Person für Projekte erhält, die einer anderen Abteilung zugeordnet sind.
Außerdem sollten Sie noch die Rechte der Projektrollen einstellen.
- Klicken Sie unter Berechtigungen neben dem Reiter Benutzer auf Rollen. Nun können Sie festlegen, welche Rechte eine Person bekommt, wenn sie in einem Projekt die Rolle
- Projektleitung
- Teammitglied
- Partner
- Kunde oder
- Weitere inne hat.
Die Rollenberechtigungen werden mit den Benutzerrechten addiert. Eine Person mit sehr eingeschränkten Benutzerrechten kann dadurch in einem Projekt volle Bearbeitungsrechte erhalten, sobald sie z.B. die Rolle der Projektleitung einnimmt.
HINWEIS Wenn Sie in der Projektliste keine Projekte sehen und auch kein Projekt erstellen können, kontaktieren Sie Ihren InLoox Administrator (die Person, die den InLoox Account erstellt hat bzw. die Administrator-Rechte innehat).
TIPP Für das Qualitätsmanagement sollten Sie die Rechte Projektkommentare löschen und Eigene Projektkommentare löschen deaktivieren. So stellen Sie die Integrität Ihres Projekttagebuchs für Audits sicher.
Weitere Informationen und Tipps finden Sie in dem Hilfe-Artikel InLoox Berechtigungen.
InLoox Anmeldung einstellen
Sie können festlegen, wie Sie sich bei Ihrem InLoox Account anmelden:
- Anmeldung mit E-Mail-Adresse
- Anmeldung mit Microsoft 365
Um die Login Methode festzulegen, folgen Sie diesen Schritten:
- Klicken Sie in InLoox Web App links unten auf Ihr Profilbild.
- Klicken Sie ganz oben auf Mein Profil.
- Öffnen Sie den Reiter Einstellungen.
- Unter Login Methode sehen Sie die E-Mail-Adresse für Ihren InLoox Account. Darunter können Sie ggf. Ihr Passwort zurücksetzen. E-Mail-Adresse und Passwort sind die Standard-Anmeldung zu Ihrem InLoox Account.
Wenn Sie sich lieber mit Ihrem Microsoft 365 Konto anmelden möchten, klicken Sie unter Verknüpfte Konten auf Verbinden.
WICHTIG Stellen Sie sicher, dass Sie im Browser bereits bei Ihrem Microsoft 365 Konto angemeldet sind!
InLoox Account-Einladung annehmen
Wenn jemand Sie zu einem InLoox-Konto einlädt, erhalten Sie eine E-Mail-Einladung. Bitte überprüfen Sie Ihren Spam-Ordner, falls Sie diese E-Mail nicht in Ihrem Posteingang finden.
- In der Einladungs-E-Mail steht die E-Mail-Adresse, mit der Sie zum InLoox Account Ihres Unternehmens eingeladen wurden. Um sich einzuloggen, klicken Sie auf Anmeldung.
- Sie werden direkt zu InLoox Web App geleitet wo Sie Ihre E-Mail-Adresse eingeben und ein Passwort selbst vergeben. Das Passwort muss aus mind. 8 Zeichen, inkl. Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen bestehen.
- Klicken Sie auf Anmelden.
Sie sehen nun die Projektliste. Falls Sie keine Projekte sehen, kontaktieren Sie den Administrator Ihres InLoox Accounts. Die Person mit Administrator-Rechten muss Ihnen evtl. weitere Berechtigungen geben.
InLoox für Outlook einrichten
InLoox bietet derzeit zwei verschiedene Arten von Integration in Outlook, mithilfe derer Sie Ihre E-Mails und Kalendereinträge direkt aus Outlook weiter in InLoox verarbeiten können. Das InLoox für Outlook Modern Add-in ist seit Februar 2024 der Nachfolger des klassischen InLoox für Outlook COM-Add-ins.
Hinweis Wir empfehlen Ihnen, das Modern Add-in in Kombination mit InLoox Web App zu nutzen. Erfahren Sie mehr »
Die Systemvoraussetzungen sowie die Installationsanleitung finden Sie im gesonderten Hilfe-Artikel: InLoox für Outlook Modern Add-in laden »
Alternativ können Sie mit folgender Anleitung das klassische COM Add-in installieren:
- Laden Sie die InLoox für Windows Clients Installer-Datei auf von der InLoox Webseite unter Produktdownload herunterladen.
- Die Datei InLoox_for_Windows.exe wird auf Ihr Gerät heruntergeladen.
- Starten Sie die Datei per Doppelklick. Der Installations-Assistent wird gestartet.
- Stimmen Sie den Lizenzbestimmungen zu, um mit der Installation zu starten.
- Setzen Sie Setzen Sie einen Haken bei InLoox für Outlook installieren, wenn Sie auch den Outlook-Client installieren möchten. Standardmäßig wird nur der Desktop Client von InLoox installiert. Dieser ist nicht an Outlook gekoppelt und funktioniert alleinstehend.
- Klicken Sie auf Installieren.
- Je nach Betriebssystem-Konfiguration erscheint das Dialogfeld Benutzerkontensteuerung. Klicken Sie auf Ja.
- InLoox wird nun installiert. Wenn das Setup abgeschlossen ist, klicken Sie auf Starten. Outlook wird jetzt gestartet. WICHTIG Stellen Sie sicher, dass Outlook während der Installation geschlossen ist.
- Der InLoox Einrichtungsassistent wird nun geöffnet. Klicken Sie auf InLoox Cloud und dann auf Weiter. Wenn Sie ein InLoox On-Prem Abonnement haben, dann wählen Sie InLoox On-Prem aus und klicken auf Weiter.
- InLoox öffnet nun Ihren Standard Web-Browser auf der Anmeldemaske. Melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Passwort, oder per Microsoft 365 an.
- Durch einen Klick auf Fertigstellen wird automatisch die Projektliste in InLoox für Windows geöffnet. In Outlook sehen Sie im Menü den Reiter InLoox.
InLoox On-Prem installieren
Wenn Sie die lokal installierte Edition InLoox On-Prem testen möchten bzw. gekauft haben, finden Sie alle wichtigen Informationen in den beiden Whitepapers zur Installationshilfe der InLoox Apps und des InLoox On-Prem Servers: www.inloox.de/produkte/unterlagen/
Auf der InLoox Website unter https://www.inloox.de/support/download/produktdownload/ laden Sie bitte die InLoox On-Prem Server Installer-Datei und die Apps Installer-Datei herunter.
Profileinstellungen
Klicken Sie links unten auf Ihr Profilbild.
Es öffnet sich nun ein Fenster, wo Sie unter Mein Profil Ihr Profil bearbeiten können, zu den Account-Einstellungen gelangen, Ihr Abonnement verwalten, und Benutzer zu InLoox einladen können.
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, zwischen Accounts hin und her zu wechseln (sofern Sie Mitglied mehrerer Accounts sind).
Über den Button Ausloggen können Sie sich von InLoox abmelden.
Mein Profil
Unter Mein Profil gelangen Sie zu einer Übersichtsseite mit den vier Reitern Allgemein, Einstellungen, Persönliche Zugriffstoken und Accounts.
Einstellungen
In den Profil Details können Sie Ihre Profildaten wie z.B. den vollständigen Namen und angezeigten Namen ändern. Zudem haben Sie die Möglichkeit, ein Benutzerbild hochzuladen und die bevorzugte Sprache zu wählen.
InLoox ist derzeit in den folgenden Sprachen verfügbar:
- Englisch
- Deutsch
- Italienisch
- Französisch
- Spanisch
- Polnisch
HINWEIS Je nach gewählter Sprache ändert sich auch das Datums-, Zeit- und Nummernformat.
Login-Methode
Im Abschnitt Login-Methode können Sie Ihre E-Mail Adresse und Ihr Passwort ändern. Sie können jederzeit Ihr altes Passwort ändern.
Aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung für mehr Sicherheit, wenn die Anmeldemethode E-Mail und Passwort ist.
Verbinden mit Microsoft 365
Im Bereich Verknüpfte Konten haben Sie die Möglichkeit, Ihr Microsoft 365-Konto zu verknüpfen und für die Authentifizierung zu nutzen. Dies hat den Vorteil, dass die Anmeldung bei InLoox einfacher und schneller ist, da Sie nicht mehr Ihre Benutzername/Passwort-Kombination zur Authentifizierung eingeben müssen.
Wenn Sie InLoox mit Ihrem M365-Konto verbinden, profitieren Sie außerdem von allen Funktionen in Track in InLoox Web App, wie z.B.:
- E-Mails in InLoox-Aufgaben umwandeln
- E-Mails als Dokumente (PDF oder EML) in InLoox ablegen
- Kalendertermine für die Zeiterfassung verbuchen
- Emails für die Zeiterfassung verbuchen
Berechtigungseinstellungen bei Verbindung mit Microsoft 365-Konto
Wenn Sie Ihr InLoox-Konto mit Ihrem M365-Konto verbinden, möchten Sie vielleicht Ihre Zustimmung zu den folgenden Berechtigungen geben:
- Vollzugriff auf alle Dateien, die der Benutzer sehen kann - Wenn diese Option aktiviert ist, kann InLoox Web App alle Dateien lesen, erstellen, aktualisieren und löschen, auf die der angemeldete Benutzer zugreifen kann. Dies ist relevant, wenn Ihr InLoox-Konto mit Microsoft SharePoint integriert ist.
- Benutzer lesen inkl. geteilten Kontakten - Wenn diese Option aktiviert ist, kann InLoox Web App alle Kontakte lesen, auf die der angemeldete Benutzer Zugriffsrechte hat, einschließlich der eigenen und freigegebenen Kontakte des Benutzers. Dies ist von Bedeutung, wenn Sie Microsoft Exchange verwenden.
- Lesen der Ereignisse in Ihren Kalendern - Wenn aktiviert, kann InLoox Web App Ereignisse in Ihren Kalendern lesen. Dies ist von Bedeutung, wenn Sie Ihren Microsoft Outlook-Kalender in InLoox integrieren möchten, um die Zeit Ihrer Kalendereinträge zu verfolgen.
- Lesen und Ändern der Ereignisse in Ihren Kalendern - Wenn aktiviert, kann InLoox Web App Ereignisse in Ihren Kalendern lesen und ändern. Dies ist wichtig, wenn Sie Ihren Micosoft Outlook-Kalender in InLoox integrieren möchten, um die Zeit zu erfassen und die erfassten Kalendereinträge mit dem InLoox-Label in Outlook zu kategorisieren.
- Lesen der Ereignisse in freigegebenen Kalendern - Wenn diese Option aktiviert ist, kann InLoox Web App Kalender lesen, die mit Ihnen geteilt wurden. Dies ist von Bedeutung, wenn Sie Ihren Microsoft Outlook-Kalender in InLoox integrieren möchten, um die Zeit in Kalendereinträgen von freigegebenen Kalendern zu erfassen.
- Lesen und ändern der Ereignisse in freigegebenen Kalendern - Wenn diese Option aktiviert ist, kann InLoox Web App Ereignisse in freigegebenen Kalendern lesen und ändern. Dies ist von Bedeutung, wenn Sie Ihren Micosoft Outlook-Kalender mit InLoox integrieren möchten, um die Zeit zu erfassen und die erfassten Kalendereinträge mit dem InLoox-Label in freigegebenen Outlook-Kalendern zu kategorisieren.
- Lesen der E-Mails in Ihrem Postfach - Wenn diese Option aktiviert ist, kann InLoox Web App die E-Mails in Ihrem Posteingang lesen. Dies ist relevant, wenn Sie Microsoft Outlook in InLoox integrieren möchten, um E-Mails in Aufgaben zu verwandeln, E-Mails als PDFs oder EMLs an InLoox-Aufgaben anzuhängen oder die Zeit in E-Mails zu erfassen.
Sie können Ihre Einwilligungen jederzeit widerrufen.
Persönliche Zugriffstoken
Hier haben Sie die Möglichkeit, ein persönliches Zugriffstoken zu erstellen.
Ein Persönlicher Token in InLoox wird für die API-Abfrage verwendet. Er dient zur Authentifizierung und ermöglicht es, Datenquellen über die InLoox API abzufragen, ohne dass Sie sich manuell anmelden müssen.Für weitere Informationen und Beispiele zur Nutzung der InLoox OData API stellen wir ein GitHub-Repository bereit: InLoox API Examples v11. Dieses Repository enthält einfache Beispiele für die Verwendung der InLoox OData API für Version 11 (Cloud & On-Prem). Ein konkretes Beispiel finden Sie zudem unter InLoox Daten live in Excel mit OData einbetten.
Um ein Token zu erstellen, klicken Sie einfach auf den Button Neues Token, benennen das Token eindeutig und wählen den entsprechenden Account aus.
HINWEIS Damit das Token funktioniert, benötigen Sie von Ihrem InLoox Admin die Berechtigung "Authentifizierung über persönliches Zugriffstoken erlauben". Nach (De-)Aktivierung der Berechtigung dauert es bis zu 1h bis dies auch greift. Hintergrund: Die Berechtigung wird zur Performanceoptimierung gecached.
HINWEIS Stellen Sie sicher, dass Sie das angezeigte Token jetzt unbedingt kopieren. Sie werden es später nicht mehr einsehen können.
Klicken Sie auf Schließen und Ihr persönliches Zugriffstoken ist nun in der Liste einzusehen. Dieses hat keine Ablaufdauer. Wenn Sie das Token nicht mehr benötigen, können Sie dieses per Klick auf den Button Widerrufen.
Accounts
Hier bekommen Sie eine Übersicht zu Ihren Accounts, inklusive Aktivierungs- und Gültigkeitsdatum.