Das erste Projekt anlegen, Aufgaben erstellen & Kontakte einladen


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Aufgaben in der Aufgabenliste & im Projekt

Aufgaben in der Aufgabenliste

Nach dem Login gelangen Sie direkt zur Projektliste. Um nun eine Aufgabe anlegen zu können, wählen Sie in der linken Sidebar Aufgaben aus.

Öffnen der Aufgabenliste

Hier sehen Sie Ihre Aufgabenliste. Links oben über der Aufgabenliste befindet sich ein blauer Button mit der Bezeichnung Neue Aufgabe. Klicken Sie diesen Button, so erscheint in Ihrer Aufgabenliste eine neue Aufgabe mit dem Namen Neue Aufgabe. Klicken Sie diese Aufgabe an, so öffnet sich auf der rechten Seite ein Sidepanel, in welchem Sie Ihre Aufgabe bearbeiten und wichtige Informationen hinterlegen können. Geben Sie hier der Aufgabe einen Namen, wählen Sie Start- und Enddatum mit entsprechender Uhrzeit aus und fügen Sie eine Beschreibung hinzu. Darüber hinaus können Sie aufgabenrelevante Dokumente ergänzen und die Aufgabe einer Gruppe oder einem Projekt zuweisen.

Aufgaben im Projekt

Falls Sie eine Aufgabe anlegen wollen, die direkt einem Projekt zugeordnet werden soll, so haben Sie auch die Möglichkeit, Aufgaben im Bereich Projekte zu erstellen. Gehen Sie hierfür in der linken Sidebar auf Projekte und wählen Sie das gewünschte Projekt durch einen Klick aus. Es öffnet sich das Projekt, in welchem Sie nun den Reiter Aufgaben auswählen, wodurch sich das Kanban-Board öffnet. Links oben erscheint ein blauer Button mit der Bezeichnung Neue Aufgabe.

Aufgabe im Projekt erstellen

Klicken Sie diesen, damit in der ersten Spalte des Kanban-Boards an oberster Stelle eine Neue Aufgabe mit dem Namen Neue Aufgabe erscheint. Direkt im Kanban-Board können Sie den Namen der Aufgabe ändern, diese einem Mitarbeiter zuteilen, das Enddatum auswählen und den Zeitaufwand schätzen. Nutzen Sie hierfür die Felder, die erscheinen, wenn Sie den Cursor über die Aufgabe bewegen. Um die Aufgabe zu bearbeiten und weitere Informationen zu ergänzen, öffnen Sie diese. Klicken Sie hierfür auf der Kanban-Karte rechts oben auf die drei senkrecht angeordneten Punkte und wählen Sie Aufgabe öffnen. In diesem Bereich können Sie unter anderem eine Beschreibung oder Dokumente hinzufügen.  


Aufgabe bearbeiten

Das Dialogfenster zum Bearbeiten einer Aufgabe erscheint, wenn Sie in der Aufgabenliste oder im Kanban-Board eine Aufgabe anklicken oder wenn Sie im Kanban-Board eines Projekts auf der Aufgabenkarte oben rechts die drei senkrecht angeordneten Punkte anklicken und anschließend Aufgabe öffnen auswählen.

Inhalt

Start- und Enddatum

Aufwand

Beschreibung

Details - Person zuweisen und Projekt zuordnen

Details - Farbe

Aufgabe bearbeiten

Start- und Enddatum

Sie können entweder nur ein Startdatum, nur ein Enddatum (entspricht dem Fälligkeitsdatum) oder sowohl Start- als auch Enddatum angeben. Ihre Aufgabenliste können Sie so individualisieren, dass Sie stets den Fälligkeitstermin Ihrer Aufgaben sehen. Diese können zusätzlich nach abnehmender Dringlichkeit sortiert werden. Somit behalten Sie den Überblick und verpassen keine Deadline.

Rechts neben den Feldern für Start- und Enddatum finden Sie jeweils noch Felder, mit welchen Sie die Daten durch Angabe fester Uhrzeiten konkretisieren können.

Der Zeitstrahl zeigt die Dauer zwischen Start und Ende der Aufgabe an.

HINWEIS: Diese Zeitangaben haben nichts mit dem Aufwand einer Aufgabe zu tun, der für die Berechnung der Ressourcenauslastung, von Zeiterfassungseinträgen oder Budgetpositionen verwendet wird. 

Aufwand

Hier geben Sie den Arbeitsaufwand an, den Sie für die Erledigung der Aufgabe einplanen. Diese Angabe dient als Grundlage für die Berechnung der Ressourcenauslastung, für Zeiterfassungseinträge, und Budgetpositionen. Sie können diesen Aufwand jederzeit hier verändern.

Beschreibung

Fügen Sie hier einen Text als zusätzliche Beschreibung der Aufgabe hinzu.

Details - Person zuweisen und Projekt zuordnen

Aufgaben können Personen und/oder Projekten zugewiesen werden. Aufgaben, die Sie selbst erstellen, werden Ihnen auch automatisch zugewiesen. Sie können eine Aufgabe einer anderen Person zuweisen, wenn diese als Kontakt unter Personen hinterlegt ist. Klicken Sie auf Ihren Namen und klicken Sie dann auf den Namen der Person, der Sie die Aufgabe zuweisen möchten. Wenn Sie eine Aufgabe einer anderen Person zuweisen, so wird diese Person benachrichtigt.

Aufgaben, denen Sie kein Projekt zuordnen, bleiben als persönliche Aufgaben in Ihrer Aufgabenliste. Um ein Projekt zuzuordnen, müssen Sie zuerst ein Projekt erstellt haben. Wenn Sie nun ein Projekt zuordnen möchten, klicken Sie auf Einem Projekt zuordnen und wählen Sie per Klick das entsprechende Projekt aus. 

Details - Farbe

Sie können jeder Aufgabe eine Farbe geben. Öffnen Sie hierfür die Aufgabe. In der Kopfzeile finden Sie links oben das Projektbild, den Namen und den aktuellen Status. Rechts daneben befindet sich ein weiteres Feld. Klicken Sie dieses an, um ein Fenster zu öffnen, in welchem Sie eine Farbe für Ihre Aufgabe auswählen können. Die Farbe wird als Kärtchen in der Aufgabenliste im Arbeitsplatz neben dem Namen der Aufgabe dargestellt.


Mehrere Aufgaben in einem Projekt bündeln

Einzelne Aufgaben legen Sie zum einfachen Aufgabenmanagement in der Aufgabenliste im Arbeitsplatz an. Zusammenhänge Aufgaben, die evtl. auch zeitlich voneinander abhängig sind, bündeln Sie am besten in einem Projekt.

Ein Projekt anlegen

Klicken Sie in der Sidebar auf Projekte, wo Ihnen die Projektliste angezeigt wird und dort oben links auf den blauen Button mit der Bezeichnung Neues Projekt.

Die Projektliste in der Sidebar

In Ihrer Projektliste erscheint nun ein neues Projekt mit der Bezeichnung Neues Projekt. Klicken Sie dieses an, um das Projekt rechts im Sidepanel anzuzeigen. Hier können Sie dem Projekt in der Kopfzeile einen Namen geben. Rechts oben können Sie neben Ihrem Profilbild auf dem Icon mit dem + weitere Personen hinzufügen. Unter Betreuung können Sie Ihr Projekt weiter spezifizieren. Wählen Sie hier Abteilung, Kunde und Kategorie aus. Unten können Sie Nachrichten an das Projektteam schreiben.

Sie haben nun zwei Möglichkeiten, dem Projekt Aufgaben zuzuordnen. Entweder Sie legen im Projekt, unter dem Reiter Aufgaben, neue Aufgaben an, oder Sie weisen ihm bereits bestehende Aufgaben zu.

Aufgaben im Projekt anlegen

Klicken Sie im Reiter Aufgaben rechts oben auf den blauen Button mit der Bezeichnung Neue Aufgabe. Im Kanban-Board erscheint in der linken Spalte ganz oben eine neue Aufgabe mit der Bezeichnung Neue Aufgabe.

Aufgabe im Projekt erstellen

Sie können die Aufgabe direkt in der Karte umbenennen. Wenn Sie der Aufgabe einen anderen Status geben möchten, ziehen Sie sie z.B. in die Spalte In Bearbeitung.

Bestehende Aufgaben einem Projekt zuordnen

Gehen Sie dafür  in die Aufgabenliste, indem Sie in der linken Sidebar auf Aufgaben klicken. In der Aufgabenliste sehen Sie alle Aufgaben, auch die Aufgaben ohne Projektzuordnung. Klicken Sie die Aufgabe an, damit sich das Sidepanel zur Bearbeitung der Aufgabe öffnet. Hier wählen Sie im Feld Projekt das Projekt aus, dem Sie die Aufgabe zuordnen wollen.

Die Aufgabe einem Projekt zuordnen


Kontakte anlegen und Personen einladen

Kontakte, die nicht mit InLoox Web App arbeiten

Klicken Sie in der linken Sidebar auf Personen, um Ihre Kontaktliste zu öffnen. Klicken Sie rechts oberhalb der Kontaktliste auf den blauen Button mit der Aufschrift Neuer Kontakt. Es öffnet sich ein Fenster, wo Sie die E-Mail der Person eingeben können.

Eingabefeld E-Mail des neuen Kontakts

Klicken Sie nun auf Speichern und der neue Kontakt taucht in der Kontaktliste auf. Klicken Sie diesen an, öffnet sich links ein Sidepanel, in dem Sie ein Bild, sowie verschiedene Informationen (Titel, Name, Adresse, Telefonnummer, etc.) hinterlegen können. Sie können zusätzlich eine Beschreibung erstellen. Diese Kontakte haben keinerlei Zugriff auf Ihr InLoox Web App Konto und müssen nicht mit InLoox Web App arbeiten um von Ihnen als Kontakt angelegt zu werden.

Team-Mitglieder, die mit InLoox Web App arbeiten

Wenn Sie mehrere InLoox Web App Nutzerlizenzen haben und Administrator des Kontos sind, können Sie diese Personen zu Ihrem InLoox Web App Konto einladen.

Um über den Bereich Personen in der InLoox Web App Arbeitskollegen einzuladen, müssen Sie für diesen zuerst einen Kontakt anlegen. Klicken Sie rechts oben auf die Schaltfläche Neuer Kontakt und hinterlegen Sie die entsprechenden Daten, um dies zu tun. Ist der Kontakt angelegt, so müssen Sie diesen in der Kontaktliste nur noch auswählen. Im sich öffnenden Side-Panel wählen Sie nun zu InLoox einladen aus.

Button für Einladung eines bestehenden Kontakts

Somit erhält Ihr Arbeitskollege eine E-Mail zur Einladung mit einem entsprechenden Link, um diese anzunehmen.

Alternativ können Sie auch links unten auf Ihr eigenes Profilbild klicken. Es öffnet sich ein Sidepanel. In diesem befindet sich ein Feld mit der Beschreibung „Zum Einladen E-Mail-Adresse eingeben“. Geben Sie hier die Mail-Adresse Ihres Arbeitskollegen ein, um diesen einzuladen.

Zum Einladen hier die E-Mail-Adresse eingeben

Eine dritte Möglichkeit ist die Einladung im Projekt, beziehungsweise in einer spezifischen Aufgabe. Wählen Sie die Aufgabe aus, für welche die einzuladende Person zuständig sein soll. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Jemandem zuweisen. Anstatt wie gewohnt eine Person auszuwählen, wählen Sie unten im Drop-Down-Menü Kollegen per E-Mail einladen aus.

Laden Sie Personen über die Aufgabenzuteilung ein

Geben Sie nun wieder die entsprechende E-Mail-Adresse aus, um die Person einzuladen.

Tipp Damit die eingeladene Person sofort mit InLoox Web App arbeiten kann, müssen Sie ihr die entsprechenden Berechtigungen erteilen. Gehen Sie dafür zu Optionen-Berechtigungen-Benutzerbasiert. Klicken Sie neben dem Namen der eingeladenen Person auf  um im Drop-down-Menü benutzerbasierte Berechtigungen für diesen Benutzer zu setzen. Um dieser Person z.B. die Möglichkeit zu geben, InLoox Web App ausführlich kennen zu lernen, geben Sie ihr alle Rechte und zusätzlich Administrator-Rechte.

Für die eingeladene Person wird auch gleich eine Kontaktkarte angelegt, sodass Sie dieser Person sofort Aufgaben bzw. Projekt-Rollen zuweisen können.

Hinweis Die können nur so viele Personen zu Ihrem InLoox Web App Konto einladen, wie Sie Nutzerlizenzen erworben haben. Falls Sie zu wenige Lizenzen haben, um eine weitere Person zu InLoox Web App einzuladen, weist Sie das System beim Einladungsversuch darauf hin. Wenn Sie eine bereits vergebene Nutzerlizenz einem neuen InLoox Nutzer geben möchten, müssen Sie zuerst in den Optionen-Lizenzierung-Benutzerlizenzen die bestehende Benutzerlizenzierung löschen.