Risikomanagement (2) – Risikoanalyse nach GPM

Risiken rechtzeitig zu erkennen, gilt als das oberste Ziel der Risikoanalyse im Projektmanagement. Wenn Ihnen Risiken bereits vor deren Eintritt bewusst werden, können Sie präventive Maßnahmen ergreifen, um den negativen Entwicklungen entgegenzuwirken. Sollte dies bereits zu spät sein, ist es dennoch möglich den Schaden mit Hilfe reaktiver Maßnahmen zu begrenzen. Effektives Risikomanagement trägt maßgeblich zum Projekterfolg bei.

Rückblick zu den Risikomanagement-Grundlagen

Im ersten Blogbeitrag unserer Serie zum Risikomanagement in Projekten haben wir uns mit den Grundlagen dieses Themas befasst. Lassen Sie uns die wichtigsten Erkenntnisse daraus noch einmal kurz betrachten: Risiken in Projekten stellen grundsätzlich Unsicherheiten bzw. Ereignisse dar, die sich negativ auf das Projekt oder das gesamte Unternehmen auswirken können. Die Risikoanalyse identifiziert die Unsicherheiten, Eintrittswahrscheinlichkeiten und Folgen der einzelnen Risiken, um einen möglichen Schaden zu verhindern oder zu minimieren.

 

Risikoanalyse mit der GPM- bzw. IPMA-Methode

Die Risikoanalyse der GPM ist die klassische Methode für das Risikomanagement in Projekten. Die Basis dieser Methode bildet die Unterscheidung zwischen unterschiedlichen Risikoarten. Dabei definiert die Risikoanalyse der GPM bzw. IPMA  sechs verschiedene Arten von Risiken, die wir im Folgenden mit Hilfe eines Beispiels kurz vorstellen:

  • Kaufmännische Risiken, wie die Überschreitung des Budgets
  • Technische Risiken, wie Fehler in der technischen Umsetzung einer Anforderung
  • Politische Risiken, wie Unruhen oder Terrorgefahr bei internationalen Projekten
  • Terminliche Risiken, wie Verzögerungen im Projektablauf z.B. durch Lieferschwierigkeiten bei Lieferanten
  • Ressourcen- und Umweltrisiken, wie Ressourcenknappheit oder Naturkatastrophen
  • Ungenauigkeiten bei Schätzungen von Dauer und Aufwand z.B. bei Aufgaben oder Vorgängen

 

Die Vorgehensweise

Im Rahmen der Risikoanalyse werden fünf grundlegende Prozessschritte durchlaufen:

5 Schritte der GPM Risikoanalyse

 

1. Risikostrategie im Projekt

Die Risikostrategie, die Sie im Rahmen Ihres Projektes verfolgen, leitet sich meist von der Risikostrategie des Unternehmens ab. In diesem Schritt sollten Sie sich klar werden, ob das Eingehen von begründeten Risiken in Ihrem Unternehmen unterstützt wird oder vielleicht eher für eine vorsichtige Vorgehensweise plädiert wird. Informieren Sie sich darüber, unter welchen Bedingungen Risiken in Kauf genommen werden sollten und welche Richtwerte es dafür im Unternehmen gibt. Anschließend leiten Sie diese Richtlinien als Risikostrategie für Ihr Projekt ab und passen diese ggf. an. Hierbei ist es wichtig, dass alle Projektmitarbeiter über die Risikostrategie Bescheid wissen, um diese in ihrem Handeln zu berücksichtigen. Hierbei ist meist das PMO (=Project Management Office) behilflich, da es u.a. für einheitliche PM-Standards wie Risikomanagement in allen Projekten zuständig ist.

2. Identifikation der Projektrisiken

Im nächsten Schritt sollten Sie sich mit der Identifikation potentieller Risiken bezüglich Ihres Projektes befassen. Hierfür können Sie beispielweise bereits vorhandene Ressourcen, wie die eine Projekt-Umfeld-Analyse verwenden. Des Weiteren können Konflikte zwischen den Projektzielen oder Stakeholdern, als Quelle genutzt werden.  

3. Bewertung der Projektrisiken

Nachdem Sie mögliche Projektrisiken zusammengetragen haben, teilen Sie diese einer Risikokategorie zu (siehe oben Risikoarten) und führen eine Bewertung der einzelnen Risiken durch. Dabei umfasst die Bewertung folgende Aspekte:

  • geschätzte Eintrittswahrscheinlichkeit in Prozent
  • geschätzter Schaden bei Risikoeintritt in Euro
  • Berechnung des Risikowertes (= Eintrittswahrscheinlichkeit x Schaden)

Dadurch erhalten Sie eine tabellarische Übersicht, die umfangreiche Informationen zu jedem einzelnen Risiko liefert. So könnte Ihre Risikotabelle beispielsweise aussehen:

Risikoanalyse nach GPM - Bewertung der Projektrisiken

4. Risikomanagement

Anschließend beginnen Sie mit dem Risikomanagement. Im Rahmen des Risikomanagements entwickeln Sie präventive und reaktive Maßnahmen für den Umgang mit potentiellen Risiken. Präventive Maßnahmen dienen der Risikovermeidung und -minderung, während reaktive bzw. korrektive Maßnahmen auf die Minderung der Schadenshöhe bereits eingetretener Risiken ausgerichtet sind.

5. Kontinuierliches Risikocontrolling

Das Risikomanagement ist eine kontinuierliche Aufgabe, die den gesamten Projektablauf begleitet. Projektrisiken und ihre Parameter (Eintrittswahrscheinlichkeit, Schaden, Risikowert) müssen also regelmäßig überwacht und auf ihre Aktualität überprüft werden. Zusätzlich sollten Sie die Analyse des Öfteren aktualisieren, um auch neue bis dato nicht erkannte Risiken mitaufzunehmen.

 

Fazit

Diese Methode stellt eine geeignete Form der Risikoanalyse im Projektmanagement dar und kann – richtig eingesetzt – enorm zum erfolgreichen und v.a. pünktlichen Abschluss des Projektes beitragen. Grundsätzlich sollte die Risikoanalyse von Projektleitern oder dem Projektcontrolling durchgeführt werden. Trotz der vielfältigen Vorteile der Risikoanalyse, sollten Sie sich der Tatsache bewusst sein, dass auch Risiken entstehen, die im Vorhinein nicht absehbar waren.

Hier können Sie eine Vorlage für die Risikoanalyse herunterladen: Template 

Vorlage zur Risikoanalyse mit der GPM- bzw. IPMA-Methode

 

Lesen Sie auch die anderen Beiträge der Blogreihe zum Risikomanagement in Projekten:

 

Weiterführende Informationen finden Sie hier: