Projektmanagement im MICE-Bereich der Zukunft

Der MICE-Bereich (Meetings, Incentives, Conventions, Events) ist eine wichtige Branche, die stark auf Projektmanagement basiert. Schließlich ist exzellentes Projektmanagement ausschlaggebend für den Erfolg einer Veranstaltung. Wie viele andere Branchen, ist auch die MICE-Branche stark im Umbruch. Viele der bekannten Trends und Megatrends wirken bzw. werden sich in den nächsten 30 Jahren auf diesen Bereich auswirken. In diesem Beitrag gehen wir für alle MICE-Projektmanager unter Ihnen genauer auf die Auswirkungen dieser Entwicklungen auf die Projektplanung und Projektumsetzung von Veranstaltungen ein. 

Die Zukunft von MICE

Die Forschungskooperation Future Meeting Space des German Convention Bureau (GCB), in Zusammenarbeit mit dem Europäischen Verband der Veranstaltungs-Centren e.V. (EVVC) und dem Fraunhofer IAO analysiert aktuelle Entwicklungen und Trends und deren Auswirkungen auf die Veranstaltungsbranche. Aus den bereits vorhandenen Forschungsergebnissen lassen sich einige wichtige Entwicklungen und Trends erkennen, die  große Herausforderungen an das Projektmanagement von Events stellen werden.

Ausgewählte Forschungsergebnisse

Lassen Sie uns zuerst einige ausgewählte Ergebnisse der Forschungskooperation genauer betrachten:

Megatrend Technisierung

Der Megatrend der kontinuierlichen Technisierung gilt bis 2030 als wichtige Herausforderung für die Veranstaltungsbranche. Durch diesen Trend herbeigeführte Veränderungen werden die Branche in Zukunft prägen und grundlegend verändern. Interessante Entwicklungen in diesem Bereich sind beispielsweise:

  • Der Trend zu virtuellen oder hybriden Veranstaltungsformate durch den Einsatz neuer Technologien, wie z.B. Holografie. Mit Hilfe dieser Technik können Referenten auf Veranstaltungen auftreten, ohne tatsächlich physisch anwesend zu sein.
  • Customization: Der Wunsch nach Veranstaltungen, die auf die individuellen Bedürfnisse der Teilnehmer zugeschnitten sind, nimmt durch die vielen neuen Möglichkeiten, die sich aus der Technisierung ergeben, zu.
  • Vereinfachung der Abläufe vor Ort zum Beispiel durch den Einsatz von bargeldlosen Bezahlverfahren.
  • Neue Arten der Wissensvermittlung

Share Economy

Auch der gesellschaftliche Trend des Teilens, also der Sharing Economy, beeinflusst die Eventbranche. Grundsätzlich werden immer mehr Dinge, Ressourcen und persönliche Erfahrungen geteilt. Mittlerweile ist dieser Trend zum Teilen aus dem Alltag vieler Menschen nicht mehr wegzudenken. Eine Unterkunft über airbnb zu mieten ist für viele von uns bereits Realität geworden. Auch in der Eventbranche entwickeln sich ähnliche Konzepte, beispielsweise das aus den USA stammende Peerspace oder das aus Berlin kommende Spacebase. Das Konzept dieser Plattformen funktioniert ähnlich, wie das von airbnb. Beide Plattformen vermitteln Locations für alle möglichen kleinen bis mittleren Veranstaltungen.

Veränderungen im Mobilitäts- und Reiseverhalten

Die Änderung des Mobilitäts- und Reiseverhalten in der Gesellschaft hat natürlich auch Auswirkungen auf das An- und Abreiseverhalten von Veranstaltungsteilnehmern. Allgemein steigt die Nachfrage nach Carsharing, Mitfahrgelegenheiten und ÖPNV.

Herausforderungen für das Projektmanagement im MICE-Bereich

Aus diesen Forschungsergebnissen und bereits erkennbaren Entwicklungen lassen sich einige Herausforderungen an das Projektmanagement im MICE-Bereich ableiten. Lassen Sie uns zuerst mit der guten Nachricht starten: Es bleibt spannend für alle Projektmanager und Projektmitarbeiter im MICE-Bereich. Die schlechte Nachricht: Es kommen viele Veränderungen auf Sie zu und ab jetzt heißt es Schritt halten mit allen Trends und Entwicklungen, um auch zukünftig erfolgreiche Veranstaltungsformate auf die Beine zu stellen.

1. Projektkonzeption/ Konzeption von Veranstaltungsformaten

Die Konzeption von neuen Veranstaltungsformaten wird zunehmend aufwendiger. Grund hierfür ist zum einen der Wunsch nach Customization und zum anderen die Technisierung.

  • Eine mögliche Konsequenz wäre es Veranstaltungsteilnehmer bereits bei der Projektkonzeption miteinzubeziehen. Indem Sie die Teilnehmer beispielsweise bei der Auswahl der Referenten mitbestimmen lassen, stellen Sie eine gezielte Ansprache sicher.
  • Zusätzlich werden Sie bei der Konzeption immer öfter in Erwägung ziehen, ob sich die Gliederung der Veranstaltung in verschiedenen Bausteinen, aus denen die Teilnehmer selbst ihr persönliches Veranstaltungsprogramm erstellen können, lohnen könnte.
  • Bereits bei der Konzeption von Veranstaltungsformaten werden Sie immer stärker in Kontakt mit unterschiedlichen Technologien und deren technischen Voraussetzungen kommen. An diesem Punkt müssen Sie nämlich überlegen, welche technischen Features Sie wie in Ihr Konzept einarbeiten möchten. Sei es Networking-Apps zur Kontaktherstellung zwischen den Teilnehmern oder Nebel-Projektionen zur Produktpräsentation.

2. Projektplanung

Ein ausschlaggebender Aspekt der Projektplanung ist die Wahl der Location. Von der Location hängen letztendlich alle weiteren Planschritte ab und können erst bearbeitet werden, wenn die Location feststeht. Die Wahl der Location wird sich zu einer sehr anspruchsvollen Aufgabe entwickeln. Einerseits müssen Sie gewährleisten, dass sämtliche im Veranstaltungskonzept vorgesehenen Technologien in dieser Location umsetzbar sind. Und zusätzlich wird möglicherweise Ihre Vorgehensweise bei der Suche nach Locations durch neue Plattformen, wie Peerspace und Spacebase, grundlegend verändert.

Auch in der Veranstaltungslogistik, die häufig die Koordination der Teilnehmer An- und Abreise inkludiert, sollten Sie sich auf Veränderungen einstellen. Hier werden zusätzlich zu den bereits vorhandenen Konzepten neue Konzepte, die die An- und Abreise zum Teil mit Hilfe von Carsharing, Mitfahrgelegenheiten oder ÖPNV gemeinschaftlicher organisieren, nötig, um den vielfältigen Bedürfnissen der Teilnehmer gerecht zu werden.

3. Projektumsetzung/ Veranstaltung vor Ort

Bei der Umsetzung vor Ort werden weitere Stolperfallen auf Sie warten. Bereits heutzutage ist es schon eine Herausforderung, dass alle Technologien auf der Veranstaltung tatsächlich funktionieren. Dies wird sich durch die vielen neuen Technologien um ein Vielfaches verstärken. Deswegen sollten Sie in Ihrem Team für umfangreiches, technologisches Know-How sorgen oder ggf. einen Fachmann zu Rate ziehen. Die Zusammenarbeit mit Veranstaltungstechnikern wird auf Grund dessen enorm zunehmen, da auch bei kleineren Veranstaltungen immer mehr und aufwändigere Technologien zum Einsatz kommen werden.

Diese Zusammenstellung stellt nur einen kleinen Einblick in die Umbrüche im Projektmanagement im MICE-Bereich dar. Sie selbst werden am besten beurteilen können, wie sich bestimmte Trends auf Ihren persönlichen Arbeitsbereich auswirken werden. Sollten Sie noch mehr zu den Forschungen des Future Meeting Space erfahren wollen, stehen Ihnen auf der Webseite ausführliche Informationen, sowie einige Zukunftsszenarien, zu Verfügung: Future Meeting Space

 

Literatur:

GCB German Convention Bureau e.V. 2016: Management Summary Projektphase 1. FUTURE MEETING SPACE. URL: http://future-meeting-space.de/wp-content/uploads/2016/10/Future_Meeting_Space_Phase_I_Management_Summary_12_10_2016_Web.pdf

GCB German Convention Bureau e.V. 2016: FUTURE MEETING SPACE. Innovationskatalog. URL: http://future-meeting-space.de/wp-content/uploads/2016/10/GCB-FutureMeetingSpace_Innovationskatalog_Highlights_Videos.pdf