Motivierender Projektstart mit dem Kick-Off-Meeting

Ein guter Projektstart gilt als A&O für eine funktionierende Zusammenarbeit im Team und auch für den Projekterfolg. Ein Kick-Off-Meeting ist dafür zwar nicht zwingend notwendig, doch kann häufig für den nötigen Motivationsschub bei allen Beteiligten sorgen. In diesem Beitrag geben wir Ihnen einen ausführlichen Einblick zum Thema Kick-Off-Meetings im Projektmanagement. Dabei gehen wir genauer auf die folgenden Themen ein:

  • Was ist ein Kick-Off-Meeting?
  • Nutzen von Kick-Off-Meetings im Projektmanagement
  • Organisation eines Kick-Off-Meetings
  • Checkliste zur Vorbereitung eines Kick-Off-Meetings zum Projektstart

Was ist ein Kick-Off-Meeting?

Bei einem Kick-Off-Meeting handelt es sich um eine Besprechung aller Projektbeteiligten. Diese Besprechung markiert außerdem den offiziellen Projektstart oder den Beginn einer neuen, wichtigen Projektphase.

Häufig treffen zu dieser Gelegenheit die Projektbeteiligten zum ersten Mal persönlich aufeinander und das Projektteam lernt sich kennen. Vor allem in virtuellen oder geografisch verteilten Teams ist dieses erste, persönliche Kennenlernen von hoher Bedeutung, da sich die Teammitglieder während des Projektes nur noch selten persönlich treffen können.

Für das Kick-Off-Meeting gibt es eine offizielle DIN-Definition. Die DIN-69901-5 definiert das Kick-Off-Meeting folgendermaßen:

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Das Kick-Off-Meeting findet nach erfolgter Projektplanung und vor dem Start der eigentlichen Durchführung statt. An einer Kick-Off-Veranstaltung nehmen mindestens alle Mitglieder des Projektteams teil. Darüber hinaus kann der Auftraggeber und weitere relevante Stakeholder einbezogen werden.

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Nutzen von Kick-Off-Meetings im Projektmanagement

Im Projektmanagement sind Kick-Off-Meetings weit verbreitet, da sie für ihre vielfältigen Vorteile bekannt sind. Mit Hilfe eines Kick-Off-Meetings soll vor allem eine positive Grundstimmung für den Projektstart und ein positives Image für das Projekt geschaffen werden. Den Projektbeteiligten vermitteln Sie damit Vertrauen und das Gefühl, dass das Projekt von Bedeutung ist. Ein Kick-Off-Meeting legt also auch die Basis für einen wertschätzenden Umgang im Projektteam. Darüber hinaus gibt die Veranstaltung dem Team Energie und Motivation mit auf den Weg und stellt so die Weichen für den Projekterfolg. Auch in Bezug auf das Thema Team-Building kann ein Kick-Off-Meeting einiges leisten. So bietet es die optimale Gelegenheit, um das Team auf die gemeinsamen Ziele zu fokussieren und ein entspanntes Kennenlernen untereinander zu ermöglichen. Damit legen Sie den ersten Grundstein für die Entstehung eines „Wir-Gefühls“ im Projektteam. 

Inhaltliche Gestaltung eines Kick-Off-Meetings

Lassen Sie uns zuerst einen Blick auf die potentiellen Agendapunkte Ihrer Kick-Off-Veranstaltung werfen. Eine Kick-Off-Veranstaltung kann prinzipiell aus einem oder mehreren beliebigen Elementen bestehen. Häufig finden zuerst Präsentationen des Auftraggebers und/oder des Projektleiters statt. Hier können Sie die wichtigen Rahmenpunkte zum Projekt vorstellen und geben einen ersten Überblick z.B. zu:

  • Vision
  • Zielen
  • Budget
  • Projektplanung (z.B. wichtige Meilensteine, Plan-Start und –Ende)  

Sie sollten auch die Grundsätze der Projektkommunikation und Zusammenarbeit vorstellen. In Teams, die noch nie zusammengearbeitet haben, ist es wichtig konkrete Kommunikationsregeln festzulegen. Dazu gehören beispielsweise:

  • wichtige Ansprechpartner
  • Festlegung der Kommunikationsmedien und –Wege
  • Verankerung einer Feedback- und Fehlerkultur
  • Regelungen zum Dokumentenmanagement

Bei größeren Projekten, wie zum Beispiel staatlichen Bauvorhaben, werden zudem Pressekonferenzen abgehalten oder ausgewählte Pressevertreter wird zu bestimmten Teilen der Kick-Off-Veranstaltung zugelassen. Solche Projekte werden meist durch professionelles Projektmarketing begleitet.

Inhaltliche Gestaltung eines Kick-Off-Meetings

Ein weiterer wichtiger Bestandteil von Veranstaltungen dieser Art sind Workshops. Diese können für verschiedene Zwecke konzeptioniert werden. Zum einen unterstützen Workshops das entspannte Kennenlernen aller Projektbeteiligten. Zum anderen ist auch ein spielerisches Kennenlernen des Projektes denkbar.

Darüber hinaus sollten Sie abschließend Raum und Zeit für Fragen schaffen und die weitere Vorgehensweise besprechen. Auch ein entspanntes Ausklingen der Veranstaltung zum Networking und lockeren Austausch wird häufig eingeplant.

Natürlich können Sie auch individuell je nach Bedarf weitere Agendapunkte entwickeln und diese beliebig kombinieren.

Checkliste zur Vorbereitung eines Kick-Off-Meetings zum Projektstart

Nun haben Sie bereits einen Einblick zur inhaltlichen Gestaltung von Kick-Off-Meetings erhalten und vielleicht erkannt, dass es sich dabei nicht nur um ein kleines Team-Event handelt. Eine Veranstaltung dieser Art kann nicht ohne entsprechende Vorbereitung gelingen. Unsere Checkliste zur Vorbereitung eines Kick-Off-Meetings zum Projektstart hilft Ihnen, an alle wichtigen Punkte zu denken und einen erfolgreichen Event auf die Beine zu stellen:

1. Grundlegende Vorbereitungen

  • Projektziele und gewünschte Ergebnisse definieren, Eckpunkte mit den Projektinitiatoren bzw. dem Auftraggeber klären
  • Teamzusammensetzung festlegen
  • Verantwortlichkeiten klären: Welches Teammitglied soll welche Funktion im Projekt erfüllen?
  • Vorläufige Projektplanung erstellen (Zeitplan, Budgetierung, Ressourcenplanung)
  • Ablauf und Agenda des Meetings detailliert festlegen

2. Organisation des Meetings

  • Meetingteilnehmer bestimmen
  • Ort, Zeit und Dauer des Meetings festlegen
  • Raum in ausreichender Größe mit benötigter Ausstattung buchen (ggf. Verfügbarkeit von Beamer, Notebook, Flipchart etc. prüfen)
  • Optional: Catering und Getränke vorbestellen
  • Einladung zum Meeting durch den Projektmanager
  • Präsentation des Projektes vorbereiten
  • Mindestens zwei Tage vor dem Meeting die Agenda und ggf. die Grobplanung des Projektes an alle Teilnehmer verschicken
  • Unterlagen vorbereiten, die den Teilnehmern ausgegeben werden sollen
  • Einen Protokollanten für das Meeting bestimmen
  • Die jeweiligen Agendapunkte vorbereiten (z.B. Workshops, Networking)

3. Während des Meetings

Anfang

  • Begrüßung und einleitende Worte durch den Projektmanager
  • Vorstellung der Meeting-Agenda
  • Vorstellungsrunde: Alle Teilnehmer sollten ein paar Worte zu sich und ggf. ihrer Funktion im Unternehmen bzw. im Projekt sagen

Verlauf des Meetings nach geplanter Agenda

Abschluss

  • Feedback, Fragen und Antworten
  • Stimmung im Team eruieren
  • Optional: Entspanntes Ausklingen der Veranstaltung

4. Nachbereitung

  • Meeting-Protokoll erstellen und an die Teilnehmer versenden
  • Fragen und Antworten sammeln und an geeigneter Stelle weiter bearbeiten
  • Projekt-Plan anhand der Meeting-Ergebnisse anpassen und ggf. nochmals versenden

Abschließender Hinweise: Bei einem Kick-off-Meeting geht es um eine erste Weichenstellung für das Projekt und noch nicht um die Detailarbeit. Anmerkungen, Kritik, Bedenken usw. sollten ernstgenommen und protokolliert werden. Es sollte sich allerdings keine Diskussion um Details des Projektplans oder einzelner Arbeitspakete entwickeln.

 

Checkliste zum Download & weiterführende Informationen

Obig beschriebene Vorgehensweise und Checkliste können Sie sich auch kostenlos herunterladen, um damit produktiv zu arbeiten.