Besprechungsprotokolle im Projektmanagement

Es gibt verschiedene Arten von Protokollen, die drei wichtigsten Kategorien im Projektmanagement sind:

  • Das Ergebnis- bzw. Beschlussprotokoll: nur Entscheidungen und Ergebnisse werden festgehalten, nicht aber die Diskussion, die dazu geführt hat
  • Das Verlaufsprotokoll: zusätzlich zum Inhalt des Ergebnisprotokolls enthält es auch den Diskussionsverlauf
  • Eine Mischform aus den beiden: kontroverse Diskussionen werden ins Protokoll aufgenommen, bei den restlichen Punkten aber nur die endgültige Entscheidung

Während das Ergebnisprotokoll gewiss die zeitsparendste Option und das Verlaufsprotokoll das aufwendigere Pendant dazu ist, kann in den meisten Fällen eine Mischform sinnvoll sein: die Nachvollziehbarkeit und Transparenz der wichtigsten Entscheidungen bleiben gewährleistet und doch kann man Zeit einsparen.

Der Protokollführer sollte bereits vor dem Meeting festgelegt werden, um Unstimmigkeiten diesbezüglich zu vermeiden. So kann dieser sich auch gezielt auf seine Aufgabe vorbereiten, wie zum Beispiel die Teilnehmerliste vorab zu erstellen. Gleich im Anschluss an das Meeting wird die Bearbeitung des vorläufigen Protokolls erledigt. Dadurch ist das Gesagte noch frisch im Gedächtnis und erleichtert die Überarbeitung. Das fertige Protokoll wird dann allen Teilnehmern des Meetings, aber auch den von den Entscheidungen betroffenen Personen zugestellt.

Um eine gewisse Ordnung in die Protokollführung zu bringen, können firmeninterne Templates angelegt und verwendet werden. Solche Muster sollten wie folgt aufgebaut sein:

  • Protokollkopf: Datum, Ort, Beginn und Ende der Besprechung
  • Teilnehmer: anschließend abhaken, wer auch tatsächlich anwesend ist
  • Agenda: Tagesordnungspunkte, die zu besprechen sind
  • Nummerierte Auflistung der Themen: Titel, Beschreibung, evtl. Verlauf der Besprechung, Ergebnis, Verantwortliche
  • Anhang: hier können ggf. Fotos von Aufzeichnungen an Flipchart oder Whiteboard eingefügt werden

Wünscht man, die Protokolle chronologisch zu archivieren, sollte man jedem Protokoll eine fortlaufende Nummer zuweisen und diese auch in den Protokollkopf einfügen. Kommen hingegen häufig bestimmte Wörter im Text vor, kann man vorher eine Abkürzung für diese festlegen.

Hier finden Sie eine Vorlage für ein Meetingprotokoll.