Die Meeting-Checkliste

Von 40 Wochenstunden verbrachten Mitarbeiter im Schnitt 21 Stunden in Besprechungen - und davon acht Stunden in solchen, die man problemlos hätte streichen können, so das Ergebnis einer Studie der Unternehmensberatung Bain. Zählt man die Arbeitsstunden aller Führungskräfte zusammen, sitzt die Führungsmannschaft eines durchschnittlichen Konzerns 7000 Stunden in Konferenzen. Werden vorbereitende Besprechungen und Folgemeetings addiert, fallen insgesamt 300.000 Stunden an - oft ohne nennbares Ergebnis. Viele Meetings fänden nur aus reiner Gewohnheit statt, so die Berater. (Quelle: Der Spiegel)

Und dennoch besteht der Bedarf nach Austausch und Kommunikation im Berufsalltag.

Wie also kann man aus dem notwendigen Übel ein Business-Werkzeug machen, das Teams und Abteilungen voranbringt anstatt sie zu behindern? Unsere kleine Meeting-Checkliste hilft weiter. Für alle, die ein bisschen mehr Lesezeit mitbringen, gibt es weiter unten die ausführliche Erklärung.

  • Ziel und gewünschtes Ergebnis des Meetings definieren
  • Alternativen zur Besprechung erwägen
  • Teilnehmerkreis festlegen
  • Thematische Agenda festlegen
  • Gesamtzeit sowie Zeitrahmen für jeden Tagesordnungspunkt festlegen
  • Einladung per E-Mail an alle Teilnehmer inklusive Agenda und Arbeitsaufträgen zur Vorbereitung versenden
  • Moderatoren und Zeitbeauftragte festlegen
  • Meeting abhalten
  • Action Items und Folgeaufgaben definieren und verteilen: Wer macht was bis wann?
  • Follow-up-Termin festlegen

 1. Sinn und Zweck der Besprechung

Jedes Meeting sollte ein definiertes Ziel verfolgen. Folgende Fragen sollte man vorab klären:

  • Welches Ergebnis steht (idealerweise) am Ende des Meetings?
  • Weshalb ist eine Besprechung das geeignete Mittel, um das Ziel zu erreichen?
  • Gibt es Wege, das Ziel zeitsparender zu erreichen?

Wenn beispielsweise die Abteilung auf den neuesten Stand zu einem Vorhaben gebracht werden soll, kann das auch per E-Mail passieren. Auch Serientermine wie die klassischen Jour fixes sollten immer wieder auf den Prüfstand gestellt werden. Eventuell reicht ja auch ein monatlicher Turnus völlig aus.

2. Teilnehmerkreis

Ein „innerer“ Kern an Teilnehmern, die Substanzielles zum Thema beizusteuern haben ist meist schnell gefunden. Dann weitet sich der Teilnehmerkreis aber oft schlagartig aus, weil jeder, der auch nur indirekt betroffen ist, „auch noch dazukommen“ soll. Doch genau für solche Teilnehmer ist die Besprechung unproduktiv und dadurch demotivierend. Besser ist es da, den Teilnehmerkreis so klein wie möglich zu halten. Die Anwesenden können ja ohne Probleme die Ergebnisse an ihre Kollegen weitergeben.

3. Fester zeitlicher Rahmen

Zeitliche Disziplin ist das A und O, damit Besprechungen nicht ausufern. Ein pünktlicher Beginn sollte selbstverständlich sein. Das muss vor allem von Führungskräften vorgelebt werden. Doch auch das Ausufern von Tagesordnungspunkten und Redezeiten kostet Zeit, Geld und Nerven. Daher sollte das Meeting nicht nur eine feste thematische Struktur haben, sondern auch einen Zeitplan, der geradezu sklavisch eingehalten wird. Das klassische „Stand-up-Meeting“ aus der agilen Welt kann hier Vorbild sein: Wenn sich die Teilnehmer gar nicht erst hinsetzen und es sich bei Kaffee und Keksen bequem machen, geht die Besprechung meist zügiger von statten.

Wenn man feststellt, dass Kollegen regelmäßig vom Hundertsten ins Tausendste kommen und damit die Zeit Aller vergeuden, kann man außerdem Redezeiten von beispielsweise zwei Minuten einführen.

4. Agenda

Eine Agenda mag für interne Besprechungen übertrieben förmlich wirken, erfüllt aber häufig einen wichtigen Zweck: Sie macht das Meeting zielgerichtet. Die Initiatoren des Meetings müssen sich lediglich die Zeit nehmen und die relevanten Tagesordnungspunkte inhaltlich definieren. Jedem TOP wird dann ein zeitlicher Rahmen zugewiesen.

Alle Themen, die während der Besprechung aufkommen, können am Ende abgehandelt werden, falls (und nur dann!) noch Zeit übrig ist. Ansonsten müssen sie vertagt werden.

5. Vorbereitung

Viel zu oft läuft die Meetingteilnahme so ab: Die Outlook-Erinnerung erscheint am Bildschirm, der Mitarbeiter greift zum Notizblock oder iPad und begibt sich in den Konferenzraum. Mindestens einer stellt dann die Frage: „Was wollten wir jetzt eigentlich genau besprechen?“ Spätestens dann weiß man: Das wird eine unvorbereitete Ad-Hoc-Veranstaltung.

Auch hier können die Initiatoren vorgreifen, indem sie planen, von welchem Mitarbeiter welche Vorleistungen erwartet werden. Ein Kollege muss vielleicht vorab einen Datensatz auswerten, ein anderer muss drei Angebote zu einem Thema einholen. Diese Arbeitsaufträge kann man vorab individuell per Mail versenden. Dadurch spart man sich aufwändige Folgemeetings.

6. Moderator/-in, Zeitbeauftragte/-r und Protokollant/-in

Auch diese Rollen mögen mehr als übertrieben wirken, doch sie sichern die Meeting-Disziplin im Sinne aller Teilnehmer. Moderatoren übernehmen die inhaltliche Steuerung der Besprechung. Sie holen die Teilnehmer mit einer kurzen Einleitung aus ihrem Arbeitsalltag ab, legen den Fokus auf das Ziel der Besprechung, stoppen ausufernde Redebeiträge und leiten zum nächsten Thema über, wenn die Zeit vorbei ist. Im Idealfall ist der Moderator nicht direkt vom Thema betroffen und kann daher neutral moderieren.

Die Moderatorenrolle ist mehr als anspruchsvoll, daher ist es oft sinnvoll, zusätzlich einen Zeitbeauftragten zu bestellen, der die Uhr im Blick hat.

Bei größeren Besprechungen sollte zusätzlich noch ein/-e Protokollant/-in bestimmt werden. Diese Person kann die Ergebnisse der Besprechung sowie die sich daraus ergebenden Arbeitsaufträge festhalten und im Anschluss per E-Mail versenden.

7. Etikette

Gerade in größeren Besprechungen ist es leider durchaus üblich, dass währenddessen E-Mails gecheckt werden und die Teilnehmer parallel auf dem Smartphone surfen. Doch so ein Verhalten ist nicht nur grob unhöflich – es verschwendet auch bares Firmengeld: 60 Millionen US-Dollar verliert ein Konzern mit 10.000 Mitarbeitern im Schnitt pro Jahr, weil die Teilnehmer in Meetings E-Mails lesen und schreiben statt zuzuhören. Das hat die Unternehmensberatung Bain ausgerechnet. (Quelle: Der Spiegel)

Auch hier sind wieder Führungskräfte gefragt, die mit gutem Beispiel vorangehen. Vom Moderator ist es zu viel verlangt, die Parallel-Arbeiter zurechtzuweisen.

8. Probleme lösen, nicht vertagen

Ebenfalls eine Führungsaufgabe ist das Einfordern von konkreten Ergebnissen. Gerade bei schwierigen oder unangenehmen Themen neigen Besprechungsteilnehmer dazu, Entscheidungen auf Folgemeetings zu vertagen. Dies sollte aber nur zulässig sein, wenn Informationen fehlen oder sonstige Unklarheiten bestehen. 

9. Folgeaufgaben

Meist ergibt sich aus Besprechungen eine Reihe von Action Items, die bearbeitet werden müssen. Am besten klärt man direkt im Meeting, wer diese Aufgaben übernimmt und bis wann die Ergebnisse besprochen werden. Dabei bietet es sich an, mit großen Post-its oder ähnlichem zu arbeiten, auf denen man Aufgaben erst sammeln und sie dann direkt an den Bearbeiter übergeben kann. Alternativ kann man im Anschluss auch einfach eine E-Mail, Outlook-Aufgabe oder ein InLoox Arbeitspaket versenden.

10. Follow-Up

Meistens sind Meetings nur ein Kommunikationsbaustein in einem laufenden Prozess oder Projekt. Daher sind Follow-up-Termine oft unvermeidlich. Am besten legt man am Ende des Meetings fest, wann die neuen Arbeitspakete erledigt sein sollten und wann es Sinn macht, sich wieder zu treffen.