Eigene Felder: das Schweizer Taschenmesser im Projektmanagement

Nach mehr als 12 Jahren Projektmanagement kann ich sagen: Jedes Projekt ist anders, aber jedes Projekt ist gleich. Dieses Paradox erklärt sich dadurch, dass es im Unternehmen Standards für die Projektplanung gibt und Abweichungen davon. Grundlegende Informationen zum Projekt müssen immer angegeben werden.  Dazu gehören neben Projektname, -nummer, Start/Ende auch die Abteilungszuweisung und die Projektkategorie. Wenn diese Standardfelder nicht ausreichen, sondern spezielle Informationen hinterlegt werden müssen, kommen eigene Felder* ins Spiel. Die Abweichung vom Standard also.

Damit aber eigene Felder in Ihrem InLoox Account nicht wie Pilze aus dem Boden schießen und völliges Individualisierungschaos herrscht, hier ein paar Tipps und praktische Anwendungsszenarien zu den eigenen Feldern in InLoox.

Inhalt

• Eigene Felder - was ist das?
• Eigene Felder - wer darf sie anlegen, wer darf sie ausfüllen und dürfen sie leer bleiben?
• Drei praktische Anwendungsszenarien für eigene Felder
  1. Maschinenbau: Technische Details & QS im Griff
  2. Marketing: Themen strukturieren, Unterkategorien & Freigaben
  3. Bau- und Infrastrukturprojekte: Transparenz & Nachvollziehbarkeit schaffen
• Wo kann ich die eigenen Felder in Inloox noch nutzen?
• Fazit: durchdacht konfigurierte eigene Felder für effiziente Steuerung

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Eigene Felder - was ist das?

Einfach gesagt: Datenfelder die Sie für nahezu alle Bereiche im Projekt selbst anlegen können. In InLoox können Sie eigene Felder für die Projektbetreuung, Aufgaben, Gantt-Planung und Zeiterfassung, sowie Budgets, Risiken oder Dokumente anlegen.

Zur Auswahl stehen verschiedene Feldtypen wie Text, Datum, Ganzzahl, Dezimal, Kontrollfeld, Liste oder Währung. Damit lassen sich Projekte mit individuellen Informationen versehen und auch danach strukturieren und auswerten. Denn ein eigenes Feld steht auch als Spalte in den Listenansichten und als Datenset in Berichten und Dashboards zur Verfügung.

Doch eigene Felder sind mehr als nur zusätzliche Datenfelder: Sie machen das Projektmanagement mit InLoox flexibler, präziser und deutlich besser anpassbar an die Arbeitsrealität jedes Teams oder Unternehmens.

Eigene Felder - wer darf sie anlegen, wer darf sie ausfüllen und dürfen sie leer bleiben?

Sicherheit und Kontrolle sind bei Projektdaten immer ein Thema. Deshalb sind die eigenen Felder in InLoox durch ein Rechtesystem abgesichert.

Projektverantwortliche mit Administrator-Rechten können beim Erstellen von eigenen Feldern in den InLoox Einstellungen festlegen,

• ob alle Benutzer mit Schreibrechten in einem Projekt diese Felder bearbeiten dürfen,
• oder ob nur bestimmte Personen oder Rollen Zugriff haben.

So bleibt gewährleistet, dass sensible Informationen wie etwa Bauteilnummern oder interne Freigabe-Gates nur von befugten Personen geändert werden können.

Zusätzlich lassen sich Regeln für die Anzeige eigener Felder definieren. Damit wird festgelegt, unter welchen Bedingungen ein Feld überhaupt in der Benutzeroberfläche sichtbar ist. Beispielsweise können Sie ein eigenes Feld für das Gantt von der Abteilungszuweisung des Projektes abhängig machen. Damit beugen Sie dem oben erwähnten Wildwuchs vor und überfrachten die InLoox UI nicht mit unnötigen Datenfeldern.

Und damit wichtige Informationen nicht übersehen werden, kann jedes Feld mit einem Warnhinweis versehen werden, wenn es nicht leer bleiben darf. Das verhindert, dass Pflichtangaben vergessen werden – und sorgt für durchgängig saubere Projektdaten.

Drei praktische Anwendungsszenarien für eigene Felder

1. Maschinenbau: Technische Details & QS im Griff

Im Maschinenbau sind Projekte komplex, mit vielen Komponenten, Normen und Prüfpunkten, oftmals in langen, durch Abhängigkeiten gekennzeichnete Prozessketten.

Eigene Felder ergänzen wichtige Informationen wie beispielsweise Nummer bzw. Typen von Bauteilen, oder dienen im Qualitätsmanagement der Qualitätssicherung.

Für Seriennummern und Bauteil-Typen empfiehlt sich ein Textfeld. Hier können Sie eine Kombination aus Buchstaben und Zahlen eingeben. Sollten Sie kein Freitextfeld wünschen, sondern diese Information lieber zentral vorgeben, dann nehmen Sie den Typ Liste. Damit stehen die Seriennummern oder Bauteil-Typen zur Auswahl und es werden Tippfehler, die in einem Freitextfeld vorkommen können, vermieden. Allerdings müssen neue Datensätze für die Liste in den InLoox Einstellungen von einer Person mit Adminrechten ergänzt werden.

Über die InLoox API besteht die Möglichkeit, die eigenen Felder mit Daten aus Drittsystemen wie einer ERP-, Shopfloor-Management- oder HR-Software zu integrieren, um die Felder automatisch zu füllen. So sind relevante Informationen zentral in InLoox verfügbar und die manuelle Dateneingaben entfällt.

Sowohl Projektleitung als auch die Teammitglieder sollten diese Daten pflegen können. Ansonsten verringern Sie unnötigerweise die Effizienz und erhöhen den Rücksprache-Aufwand. Außerdem möchten Sie diese Personen warnen, wenn das Feld leer ist, denn es handelt sich dabei um wichtige Informationen.

^{Bild: Eigene Felder für Maschinenbau-Projekte in den InLoox Einstellungen anlegen. © InLoox GmbH}

Für einen Qualitätssicherungsprozess bieten sich zwei eigene Felder an. Einmal, um den Status des Prozesses abzubilden. Dafür verwenden Sie ein eigenes Feld vom Typ Liste und geben die QS Status “Nicht begonnen”, “In Prüfung”, “Abgelehnt” und “Bestanden” vor. Zweitens nehmen Sie ein eigenes Feld vom Typ Kontrollfeld, um zur Absicherung des Prozesses am Ende einen Haken zu setzen, wenn der Status “Bestanden” erreicht wurde.

Dank der Rechteverwaltung können nur zwei Personen, eine hauptverantwortliche Person und eine stellvertretende Person im Falle von Urlaub, Elternzeit oder Krankheit, aus dem Qualitätssicherungsteam den Status ändern und den QS Prozess als abgeschlossen markieren. So bleiben Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten klar geregelt und sind nachvollziehbar.

Alle diese eigenen Felder sind immer sichtbar, da sie in Maschinenbau-Projekten grundsätzlich Sinn machen.

2. Marketing: Themen strukturieren, Unterkategorien & Freigaben

Das Marketing lebt von kreativer Freiheit, aber wenn es darum geht, Kampagnen zu planen und die Effektivität von Maßnahmen zu messen braucht es klare Strukturen. Eigene Felder können dafür sorgen, dass Marketing-Projekte und Aufgaben zum Beispiel passenden Unterkategorien zugewiesen und in Themencluster strukturiert sind, sowie Freigaben sauber dokumentiert sind.

InLoox enthält standardmäßig das Feld Kategorie über das Projekte beispielsweise als Neugeschäft, Onboarding-Projekt oder – passend für die Marketingabteilung – Lead Generierung gekennzeichnet werden können. Wenn es aber darum geht, für Abteilungen spezifische Projektkategorien zu haben, dann ist es besser, die eigenen Felder dafür zu verwenden, um das Überfrachten der Kategorie-Auswahl zu vermeiden.

Im eigenen Feld Unterkategorie des Typs Liste für Projekte legen Sie beispielsweise für das Marketing passende Labels wie “Social Media Marketing”, “SEO” oder “Event Marketing” an. Dadurch lässt sich die Projektliste nach Abteilung, Kategorie und Unterkategorie gruppieren und auswerten.

Ähnlich funktioniert das eigene Feld Themencluster des Typs Liste für Aufgaben. Gerade bei der Content Creation greift man gerne mal für den besseren Überblick zu Excel-Listen mit langen Spalten an Blog-Titeln, Videos oder Whitepapers. Wenn es aber darum geht, über mehrere Marketing-Projekte bzw. Kampagnen einen Themenfokus zu legen, hilft so ein Excel nicht. Stattdessen legen Sie für die Aufgaben eine Liste an Themenclustern an. Wenn nun beispielsweise das Thema Projektmanagement Office bedient werden soll, können Sie die Aufgaben diesem Themencluster zuordnen und über Projekte hinweg auswerten, wie viel Content dazu geplant, in Bearbeitung oder bereits umgesetzt wurde.

^{Bild: Eigene Felder für Marketing-Projekte in den InLoox Einstellungen anlegen. © InLoox GmbH}

Selbstverständlich sind auch in Marketing-Projekten Freigabeprozesse implementiert. Daher macht auch für dieses Anwendungsszenario ein eigenes Feld Freigabestatus Sinn. Mit den Status “Nicht bearbeitet”, “In Prüfung”, “Abgelehnt” und “Freigegeben” können Sie den Freigabestatus auf Dokumente, wie auch auf Sammelvorgänge, Vorgänge und Meilensteine legen. Hier sollten Sie jedoch das Bearbeitungsrecht an die Projektleitung oder sogar nur an zwei Personen (verantwortlich und stellvertretend), die beispielsweise für die Qualitätssicherung zuständig ist, übergeben. So stellen Sie sicher, dass kein Dokument online gestellt und keine Kampagne gestartet wird, ohne die notwendigen Qualitätskriterien erfüllt zu haben.

In allen Fällen wird das eigene Feld immer nur dann automatisch von InLoox angezeigt, wenn das Projekt der Abteilung Marketing zugeordnet wird. Die Regel lautet also: Abteilungsname = Marketing. Damit werden Projekte, die anderen Abteilungen zugeordnet sind, nicht mit unpassenden Datenfeldern zugemüllt. Und natürlich macht auch hier wieder ein Warnhinweis Sinn, wenn das Feld nicht gepflegt ist.

3. Bau- und Infrastrukturprojekte: Transparenz & Nachvollziehbarkeit schaffen

Egal ob es um Bau- und Infrastrukturprojekte im privaten oder im öffentlichen Sektor geht: eine ausgereifte Projektvorbereitung und gute Governance sind unerlässlich. Langwierige und komplexe Planungs- und Genehmigungsprozesse involvieren viele Stakeholder und kosten viel Zeit. Noch viel mehr Zeit, und darüber natürlich Geld, kosten aber Projektänderungen nachdem der Startschuss bereits gefallen ist¹. Damit Projekte vor finaler Genehmigung bestmöglich ausgeplant sind, bieten sich eigene Felder für drei wichtige Projektplanungsbereiche an: die Genehmigungsplanung, die Risikoanalyse und das Stakeholder-Management.

Voraussetzung für diese drei eigenen Felder ist der Projektstatus. Dafür empfiehlt es sich, den Projektantragsmodus von InLoox zu nutzen. Dafür deaktivieren Sie grundsätzlich das Recht, Projekte anlegen zu dürfen, und aktivieren stattdessen das Recht “Projektanträge stellen”. Zusätzlich geben Sie zwei Personen das Recht, Projektanträge zu genehmigen. Nun können Sie die eigenen Felder nach der Regel Projektstatus = Antrag anlegen.

^{Bild: Eigene Felder für Bau- und Infrastruktur-Projekte in den InLoox Einstellungen anlegen. © InLoox GmbH}

Die drei eigenen Felder Genehmigungsplanung, Risikoanalyse und Stakeholder Kommunikationsplan werden vom Typ Liste mit den Status “Ausstehend”, “In Bearbeitung” und “Liegt vollständig vor” für die Projektbetreuungsseite angelegt und mit einem Warnhinweis versehen. Nur die Projektleitung und eine zusätzliche Person als Vertretung sollten das Recht haben, diese drei Felder zu bearbeiten. Damit stellen Sie einerseits die Verantwortlichkeit klar und schaffen Prozesstransparenz. Andererseits führen Sie mit diesen drei Kriterien eine einfache, aber effektive Kontrolle durch, bevor der Projektantrag geprüft wird, und minimieren die Chance auf Ablehnung des Projektantrags.

Wo kann ich die eigenen Felder in InLoox noch nutzen?

InLoox wäre nicht eine professionelle Projektmanagement-Plattform, wenn es die Daten aus den eigenen Feldern nicht weiter nutzbar machen würde. Abhängig davon, für welchen Bereich Sie das eigene Feld angelegt haben, steht es in den Listenansichten als Spalte, sowie für Berichte und für Dashboards zur Verfügung.

Um das eigene Feld als Spalte einzublenden, machen Sie einen Rechtsklick in einen Spaltennamen und rufen über Spalte auswählen das Spalten-Menü auf. Ziehen Sie die eigenen Felder in die Liste und ordnen Sie die Spalten an.

Wenn Sie beispielsweise für Ihre Bauprojekte in der Projektliste die eigenen Felder Genehmigungsplanung, Stakeholder Kommunikationsplan und Risikoanalyse als Spalten einblenden, können Sie nicht nur sehen, welche Projektanträge diese drei Vorgaben erfüllen. Sondern auch über die bedingte Formatierung eine Ampel-Kennzeichnung hinzufügen, um jene Projektanträge farblich hervorzuheben, die nicht diese drei Voraussetzungen für die Projektfreigabe erfüllen.

Bild: Eigene Felder als Spalten in der InLoox Projektliste inklusive bedingter Formatierung. © InLoox GmbH

Wenn Sie die Listenansicht angepasst und formatiert haben, empfiehlt es sich, diese Ansicht zu speichern und evtl. sogar als Listenansicht für Ihre gesamte Organisation freizugeben.

Fazit: durchdacht konfigurierte eigene Felder für effiziente Steuerung

Eigene Felder sind das Schweizer Taschenmesser des Projektmanagements – individuell, vielseitig und mächtig. In InLoox gehen sie aber noch einen Schritt weiter: durch Rechteverwaltung, Regeln und Warnhinweise werden sie zu einem echten Governance-Instrument.

So entsteht eine perfekte Balance aus Flexibilität und Kontrolle. Projekte lassen sich individuell abbilden, ohne Chaos zu riskieren. Egal in welcher Branche Sie tätig sind: wer Projekte sauber und effizient steuern will, profitiert enorm von durchdacht konfigurierten eigenen Feldern.

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*Die Funktion der eigenen Felder ist nur in den InLoox Editionen Enterprise, Enterprise Plus und On-Prem enthalten. 

1 Quelle: Studie https://www.hertie-school.org/de/infrastruktur/ aus 2015 und Studie https://www.kfw.de/PDF/Download-Center/Konzernthemen/Research/PDF-Dokumente-KfW-Kommunalpanel/KfW-Kommunalpanel-2023.pdf aus 2021 https://difu.de/publikationen/2021/baustelle-zukunftsfaehige-infrastruktur und https://collections.fes.de/publikationen/content/titleinfo/451704