Bedingte Formatierung

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Mit der bedingten Formatierung können Sie das Aussehen von Zellen, Text und anderen Elementen automatisch ändern, basierend auf spezifischen Kriterien oder Bedingungen. Konkret können Sie Regeln erstellen, welche auf Bedingungen für wichtige Projektinformationen oder Kennzahlen basieren, sodass das jeweilige Feld oder die gesamte Zeile beim Eintreten der Bedingung hervorgehoben wird (z.B. farblich).

Anwendung: Die Bedingte Formatierung eignet sich besonders zur optimalen Strukturierung der Projektliste, zum Beispiel um Daten hervorzuheben, Trends zu visualisieren oder einfach die Lesbarkeit Ihrer Daten zu verbessern. Auch kann es im Projektcontrolling als Frühwarnsystem bei kritischen Projekten fungieren.

Inhalt

Eine Regel erstellen - Beispiel mit Referenzwert

Eine Regel erstellen - Beispiel mit zwei in Bezug zueinander stehenden Feldern

Eine Regel erstellen - Beispiel mit dynamischen Datumsoperatoren

Anwendung der Formatierungsregeln - Zeilen & Zellen

FAQs zur Bedingten Formatierung

  

So erstellen Sie eine Regel mit Referenzwert:

Wir starten mit einer einfachen Formatierung. Diese vergleicht den Wert eines Feldes mit einem hinterlegten Referenzwert (Bedingung). Im folgenden Beispiel sollen die Projekte in der Projektliste rot hinterlegt werden, deren tatsächliche Ausgaben über einem vorgegebenen Wert liegen.

1. Öffnen Sie InLoox Web App und rufen mithilfe des Menüpunkt Projekte die Projektliste auf.

2. Klicken Sie auf den Button rechts oben und dann auf + Regel hinzufügen, um eine Formatierungsregel für die Projektliste anzulegen.

Eine neue Regel für die Bedingte Formatierung erstellen

3. Nun definieren Sie die Bedingung:

  • Den bereits ausgewählten Operator Und behalten wir bei (Grundsätzlich gibt es die 4 Operatoren Und, Oder, Nicht Und, Nicht Oder).

    Operator der Bedingung auswählen: Und, Oder, Nicht Und, Nicht Oder

  • Nun muss ein Feld festgelegt werden, welches bei der Überprüfung der Bedingung herangezogen wird und damit bedingt formatiert wird. Klicken Sie auf das blau hinterlegte Feld und wählen aus einer der vielen Kategorien. In unserem Fall wählen wir Summe Ausgaben (Ist).

    Kategorie der Bedingung auswählen

  • Spezifizieren Sie die Bedingung, indem Sie bei dem grün hinterlegten Feld den Operator Größer als auswählen.

    Bedingung: Wert größer als

  • Anschließend müssen Sie bei Wert eingeben einen konkreten Referenzwert eintragen, für unser Beispiel nehmen wir 500.

    Referenzwert für Regel eingeben

  • Nun könnten Sie nach demselben Schema weitere Bedingungen hinzufügen und die Regel damit noch weiter spezifizieren. Für unser Beispiel ist eine Bedingung jedoch ausreichend.

4. Wählen Sie den Stil aus, also welche farbliche Änderung vorgenommen werden soll, wenn die Bedingung eintritt.

Wir wählen beispielhaft die rote Markierung mit dem Namen ‚Alarm‘.

Farblichen Stil der Bedingten Formatierung auswählen, z. B. Alarm (rot)

5. Zuletzt können Sie unter Zuweisen auf auswählen, ob die farbliche Formatierung auf die ganze Zeile oder auf nur eine einzige Zelle angewandt werden soll. Entscheiden Sie sich für zweiteres, so wählen sie ein spezifisches Feld aus. Im Beispiel wählen wir die ganze Zeile.

Zuweisen der Regel auf ganze Zeile oder einzelnes Feld

6. Nun haben Sie Ihre Formatierungsregel vollständig festgelegt.

Diese sieht in unserem Beispiel aus wie folgt:

Bedingte Formatierung: Beispielhafte Regel

7. Die Regel ist sofort aktiv. Überprüfen Sie Ihre Daten, um sicherzustellen, dass die bedingte Formatierung wie erwartet funktioniert. Sie können die Regel jederzeit bearbeiten oder entfernen, wenn Sie Anpassungen vornehmen möchten.

8. Ergebnis: In der Projektliste ist nun das Beispielprojekt 2 rot hinterlegt, da der Wert in der Zelle SUMME AUSGABEN (IST) > 500€.

Alle Projekte mit einem Wert unter 500€ haben keine farbliche Markierung.

Angewandte Regel der bedingten Formatierung auf InLoox Projektliste

 

So erstellen Sie eine Regel mit zwei in Bezug zueinander stehenden Feldern

Anstatt in Ihrer Regel einen konkreten Referenzwert (siehe oben) festzusetzen, können Sie auch ein weiteres Feld in Ihre Regel mit einbeziehen und somit zwei Felder in Bezug zueinander stellen. Damit lassen sich z. B. Aufgaben oder Projekte markieren, bei denen der Ist-Wert einen Soll-Wert überschritten hat.

Wählen Sie bei der Erstellung der Regel wie gewohnt ein Feld aus, welches bei der Überprüfung der Bedingung herangezogen wird, und anschließend einen der folgenden Operatoren:

  • Ist gleich Wert des Feldes
  • Ist nicht gleich Wert des Feldes
  • Größer als Wert des Feldes
  • Kleiner als Wert des Feldes
  • Größer oder gleich Wert des Feldes
  • Kleiner oder gleich Wert des Feldes

Wählen Sie anschließend ein zweites Feld aus, mit dem Sie die Werte aus Feld 1 vergleichen möchten.

Ihre Regel könnte am Ende zum Beispiel so aussehen:

Beispiel 1: Gebuchte Stunden (Projekt) ist Größer als Wert des Feldes Arbeitsaufwand (alle Aufgaben)

Damit werden Ihnen diejenigen Projekte aufgezeigt, bei denen die tatsächliche Zeiterfassung den geplanten Arbeitsaufwand aller Aufgaben übersteigt.

Beispiel Bedingte Formatierung - Gebuchte Stunden sind größer als geschätzter Arbeitsaufwand

Beispiel 2: Summe Ausgaben (Ist) ist Größer als Wert des Feldes Summe Ausgaben (Plan)

Hier werden Sie gewarnt, wenn die tatsächlichen Kosten eines Projektes die geplanten Kosten übersteigen.

Beispiel Bedingte Formatierung - Tatsächliche Ausgaben sind größer als geplante Ausgaben

  

So erstellen Sie eine Regel mit dynamischen Datumsoperatoren

Bei Regeln in Bezug auf Zeitpläne und Fristen können Sie anstatt einem konkreten Datum auch einen dynamischen Datumsoperator nutzen. Damit können Sie Regeln definieren, die sich automatisch an das aktuelle Datum anpassen und vermeiden somit manuelle Anpassungen.

Gehen Sie beim Erstellen der Regel wie gewohnt vor (siehe oben) und wählen Sie einen der folgenden Operatoren:

  • Ist gleich dem Start von
  • Ist nicht gleich dem Start von
  • Früher als der Start von
  • Später als der Start von
  • Früher oder gleich dem Start von
  • Später oder gleich dem Start von

Anstatt nun anschließend einen festen Datumswert zu definieren, wählen Sie eine der folgenden Zeitangaben aus:  

  • Heute / Morgen / Gestern
  • Diese / Nächste / Letzte Woche
  • Dieser / Nächster / Letzter Monat
  • Dieses / Nächstes / Letztes Quartal
  • Dieses / Nächstes / Letztes Jahr

Dynamische Datumsoperatoren in der Bedingten Formatierung

Diese Zeitangabe passt sich relativ zum aktuellen Datum automatisch an.

Beispiel: Ende (Aufgabe) ist Früher als der Start von Nächstes Quartal

Mit dieser Regel wird das Feld Ende (Aufgabe) von all denjenigen Aufgaben markiert, welche ihre Deadline vor Beginn des nächsten Quartals haben, sprich noch in diesem Quartal enden sollen.

Hinweis Diese Regel bezieht sich auf die Aufgabenliste.

Beispiel Bedingte Formatierung - Dynamische Datumsoperatoren

     

Anwendung der Formatierungsregeln - Zeilen & Zellen

  • Zeilenbasierte Formatierung: Wenn mehrere zeilenbasierte bedingte Formate definiert sind, wird nur der Stil der letzten Bedingung, die mit den Daten der Zeile übereinstimmt, angewendet. Dies stellt sicher, dass die Zeile jeweils nur einen bedingten Stil hat und verhindert widersprüchliche Stile. Es wird also für Zeilen nur das letzte passende bedingte Format angewendet.
  • Zellenbasierte Formatierung: Zellenbasierte Formate werden unabhängig für jede Zelle angewendet. Das Format jeder Zelle wird durch die letzte passende Regel für ihren spezifischen Feldnamen bestimmt. Dies ermöglicht die Anwendung unterschiedlicher Stile auf verschiedene Zellen innerhalb derselben Zeile, basierend auf dem bedingten Format ihres jeweiligen Feldes. Es wird also für Zellen das letzte passende bedingte Format angewendet, unterschieden nach dem Feldnamen der Zelle.

 

FAQs zur Bedingten Formatierung

Warum wird meine bedingte Formatierung nicht angewendet?

Überprüfen Sie häufige Fehlerquellen wie z. B. falsch gesetzte Bedingungen oder Konflikte zwischen mehreren Regeln. Auch kann es ein Problem mit der Datenquelle geben - Felder haben oft sehr ähnliche Bezeichnungen (z.B. Summe Ausgaben (Ist) vs. Summe Ausgaben (Ist, weitere), jedoch steuern diese unterschiedliche Datenquellen an. In der Übersicht der Spalten können Sie nachlesen, welche Spalten es in den Listenansichten Projekte, Aufgaben und Zeit gibt, und welche Daten diese Spalten ausgeben.

Gibt es eine Begrenzung für die Anzahl der Regeln?

Nein, Sie können so viele Regeln erstellen, wie Sie möchten. Bitte beachten Sie jedoch, dass es bei einer großen Anzahl von Regeln zu Konflikten kommen kann, und dass immer nur der Stil der letzten Bedingung, die mit den Daten der Zeile übereinstimmt, angewendet wird.

Werden bedingte Formatierungen beim Speichern von Ansichten übernommen?

Ja, die Regeln für bedingte Formatierungen werden übernommen, wenn Sie die Ansicht (neu) speichern.

Kann ich bedingte Formatierungen exportieren oder für andere User zur Verfügung stellen?

Ja, indem Sie die gespeicherte Ansicht exportieren oder die Ansicht für alle sichtbar machen.

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