Sechs Tipps zur Einführung eines Projektmanagement-Systems

Die Einführung eines neuen Software-Systems birgt also einige Risiken für die Verantwortlichen. Mithilfe unserer Tipps vermeiden Sie, dass die Softwareeinführung im Sande verläuft und tragen so zum Projekt- und Unternehmenserfolg bei.

1. Treffen Sie zunächst eine Grundlagenentscheidung und stellen Sie fest, ob Ihre Organisation von einem Projektmanagement-System profitieren könnte. Eine Projektmanagement-Software lohnt sich in der Regel schon ab einer Teamgröße von drei Personen. Legen Sie für Ihr Unternehmen außerdem fest, welche Anforderungen die Software erfüllen soll. Ausschlaggebende Kriterien hierfür sind die Größe und Anzahl der Projekte, die Mitarbeiterzahl, die Unternehmensstruktur sowie die Funktionen, die die Software abdecken soll. Trennen Sie für Ihre Analyse Projekte von Routinetätigkeiten, um festzustellen, welche Aufgabenstellungen als Projekt eingestuft werden sollen.
2. Holen Sie Ihre Vorgesetzten mit ins Boot. Überzeugen Sie sie mit der Tatsache, dass sich die Investition in eine Projektmanagementsoftware oft schon nach kurzer Zeit rechnet. Für InLoox PM können Sie die Amortisierungsdauer mit unserem Amortisierungsrechner selbst berechnen.
3. Alle Beteiligten sollten frühzeitig in die Entscheidungsfindung miteinbezogen werden. Für einen transparenten Software-Auswahlprozess ist eine offene Kommunikation mit den zukünftigen Anwendern Pflicht. Bestimmen Sie Key-User für das gesamte Unternehmen oder die jeweiligen Abteilungen, die als Tester, Multiplikatoren und nach Bedarf auch als Trainer für die neue Software eingesetzt werden. Intuitiv bedienbare und leicht verständliche Projektmanagement-Tools haben selten Akzeptanzprobleme im Unternehmen, da die Anwender unmittelbar erleben können, wie die Software ihren Arbeitsalltag erleichtert.  Wichtig ist dabei eine ausführliche Testphase, am besten mit der Durchführung eines Testprojektes. InLoox PM beispielsweise können Sie 30 Tage kostenlos und unverbindlich mit vollem Funktionsumfang testen: Demoversion
4. Durch ausufernde Ansprüche aus verschiedenen Abteilungen sucht man jedoch häufig vergeblich nach der perfekten Lösung auf dem Markt. Oft stehen Verantwortliche dann vor einer „Make or Buy“-Entscheidung. Es stellt sich also die Frage, ob die Entwicklung einer spezialisierten, unternehmensinternen Software in Auftrag gegeben werden soll oder ob man sich für ein Standardprodukt entscheidet. Standardsoftwarelösungen sind meist günstiger in der Anschaffung und bieten zugleich Zuverlässigkeit und Zukunftssicherheit. Lassen Sie sich am besten vom Anbieter der Software eine Referenzkundenliste zeigen und prüfen Sie, ob sich die Software in verschiedenen Branchen und in Unternehmen unterschiedlicher Größenordnung bewährt hat.
5. Ein wichtiger Erfolgsfaktor für die Softwareeinführung ist auch die gelungene Ablösung bestehender Systeme. Häufig führen bereits vorhandene, abteilungsinterne Lösungen zu Komplikationen bei interdisziplinären Projekten, da der Datenaustausch über Abteilungsgrenzen hinweg erschwert wird. Der Schlüssel zur Umstellung ist die Anpassbarkeit der neuen Software an betriebliche Anforderungen. Neben einer gezielten Strategie für die Datenmigration aus bestehenden Systemen ist hier auch ein diplomatisches Vorgehen von Vorteil.
6. Wichtig ist die Alltagstauglichkeit des Systems. Um eine reibungslose Projektplanung zu gewährleisten, sollte die Software in einer vertrauten, häufig genutzten Benutzeroberfläche verankert werden. Sinnvoll ist es, Projektmanagement-Software dort zu integrieren, wo man außerdem schnellen Zugriff hat, wie z.B. in Microsoft Outlook.