Öffentliche Bauvorhaben: Projektmanagement als Key Success Factor

Timo Gerhardt, Freitag, 27. Mai 2022 | Lesedauer: 8 min.

Regelmäßig wird in den Medien von öffentlichen Bauprojekten berichtet, die für Unmut in der Bevölkerung sorgen und das nicht ohne Grund. Schließlich ist es letztendlich stets der Steuerzahler, der die Kosten für öffentliche Gebäude, Verkehrsinfrastruktur, etc. trägt. Nur in den wenigsten Fällen kommt es vor, dass die geplante Zeit und das veranschlagte Budget für die Umsetzung ausreichen. Warum das so ist und wie effektives Projektmanagement Abhilfe schaffen kann, beleuchten wir für Sie in folgendem Beitrag. 

Inhalt

Das Marie-Elisabeth-Lüders-Haus, ein Erweiterungsbau zum Haus der Abgeordneten in Berlin, erlangte vor Kurzem den unrühmlichen Titel “BER 2.0”. Grund dafür war die Ankündigung, dass der Bau wohl frühestens im Jahre 2024 fertiggestellt wird. Dies gilt allerdings nur für den Fall, dass ab sofort alles nach Plan läuft. Wäre dies bereits zuvor der Fall gewesen, wäre das Gebäude aber bereits 2014 fertiggestellt worden. Auch die Kosten, anfänglich auf 190 Mio. Euro geschätzt, belaufen sich mittlerweile auf 332 Mio. Euro, Tendenz steigend. Damit ist das Projekt zwar bei Weitem nicht so groß wie der Berliner Flughafen BER, legt aber ein weiteres Mal das Unvermögen bei der Planung von öffentlichen Großprojekten deutlich offen.

Warum derartige Neuigkeiten fast täglich in den Medien kursieren und warum sich an dieser Problematik dennoch kaum etwas ändert, erläutern wir im Folgenden.

Externe Einflüsse

Selbst bei nahezu perfekt geplanten Projekten kann es aufgrund äußerer Umstände dazu kommen, dass Budgets und Zeitpläne im Nachgang angepasst werden müssen. Gerade Bauprojekte mit einem großen Umfang unterliegen wegen ihrer Komplexität und ihrer zeitlichen Ausdehnung zahlreichen Unsicherheiten. Alleine aufgrund von langwierigen Genehmigungsverfahren kann die Inflation bereits eine Gefahr für die Budgetplanung darstellen. Allerdings lässt sich die Inflation noch in einem gewissen Maß miteinpreisen. Preiserhöhungen, die hingegen mit angeschlagenen Lieferketten oder auch schwankenden Rohstoffkosten einhergehen, sind deutlich problematischer. Sowohl die Corona-Pandemie, als auch die kriegerische Auseinandersetzung in der Ukraine haben in jüngerer Vergangenheit die Verfügbarkeit und die Preise gewisser Güter stark beeinflusst. Derartige Ereignisse vorab in der Projektplanung zu berücksichtigen, ist unmöglich.

Bei nahezu allen Projekten und gerade bei großen Bauvorhaben kann es immer wieder zu Komplikationen kommen, die zu Beginn kaum absehbar sind und somit das Projekt gefährden. Bei öffentlichen Bauvorhaben ist dies aber bei Weitem nicht das einzige Problem, das zu Kostenexplosionen und Terminverschiebungen führt.

Bewusste Fehlkalkulation

Ein entscheidender Grund für die massiven Fehlplanungen bei öffentlichen Bauvorhaben ließe sich einfach vermeiden. Jedoch haben die Beteiligten daran zumeist selbst kein Interesse. Es geht um die bewusst knappe Kalkulation von Projekten. Öffentliche Bauvorhaben erfordern eine Genehmigung. Um diese zu erhalten und Mehrheiten hinter sich zu vereinen, sollte ein Projekt möglichst attraktiv erscheinen und dies ist bei scheinbar kostengünstigen Projekten der Fall. Weiter ist der Staat dazu verpflichtet, Bauvorhaben auszuschreiben und den günstigsten Anbieter zu wählen. Dieser kalkuliert in diesem Zuge auch knapp, um bessere Chancen auf den Zuschlag zu erhalten. Trotz eines verbindlichen Angebots des jeweiligen Unternehmers bleibt auch hier ein gewisses Risiko für den Staat.

Folglich kann man kaum von einer Kostenexplosion sprechen. Viel mehr werden im Laufe des Projekts die Kosten offengelegt, die zuvor bewusst verschleiert und beschönigt wurden.

Mangelnde Einheitlichkeit in der Umsetzung

Aufgrund der Verpflichtung des Staates, den günstigsten Anbieter zu wählen, werden die tendenziell teureren Generalunternehmer meist abgelehnt. Folglich arbeitet eine Vielzahl separater Unternehmer gemeinsam an einem Projekt, was die Koordination erheblich erschwert. Die Arbeitsabläufe der Dienstleister hängen stark voneinander ab. Wenn die Kommunikation nicht einwandfrei funktioniert, führt dies zu enormen Komplikationen. Eine einheitliche Koordination und Kommunikation mit Hilfe von Projektmanagement-Software sind umso bedeutender.

Unvermögen im Projektmanagement

Bei der Betrachtung vieler öffentlicher Bauvorhaben scheint es schon fast offensichtlich, dass das Projektmanagement hier enorme Defizite aufweist. Konkret fallen diese besonders bei folgenden Aspekten ins Gewicht:

  • Komplexität des Projekts
  • Budget- und Zeitplanung
  • Kommunikation und Informationsaustausch

Gerade bei Bauprojekten ist die zeitliche Planung sehr komplex. Viele Prozesse laufen parallel ab und es gibt eine Vielzahl von Abhängigkeiten. Benötigt wird eine entsprechende Projektmanagement-Software, die dieser Komplexität gerecht wird. Benutzen Verantwortliche nur eine generische oder gar keine Software, sind Ungereimtheiten vorprogrammiert und diese spiegeln sich auch in den Kosten wider. Folglich ist eine konforme Zeitplanung Voraussetzung für eine ordentliche Budgetierung. Um nicht nur Zeitaufwände, sondern auch alle anderen Kostenpositionen entsprechend einzupreisen, ist es sinnvoll, sich entsprechender Projektmanagement-Tools zu bedienen. Nur so gelingt es problemlos, eine derart umfangreiche Kostenstruktur abzubilden. Ein weiterer kritischer Aspekt ist die Kommunikation. Es gilt, eine umfassende und zielführende Kommunikationsstruktur zu etablieren, um einer Vielzahl von Betroffenen einen möglichst einfachen Austausch von Informationen zu ermöglichen. Dies ist bei Großprojekten ohnehin eine Herausforderung, bei vielen unabhängigen Dienstleistern gestaltet sich dies noch schwieriger.

Letztendlich bedarf es bei großen Bauprojekten höchster Expertise und zusätzlich einer perfekt passenden Projektmanagement-Software wie InLoox, die das Projekt begleitet und unterstützt.

Fehlendes Risikomanagement

Zu Beginn des Artikels wurden externe Umstände beschrieben, die dazu führen können, dass es bei Bauvorhaben zu Kostenerhöhungen und Zeitverzögerungen kommt. Auch intern gibt es bei Projekten eine Vielzahl von Unsicherheiten. Beispielsweise ist es möglich, dass Arbeitskräfte krankheitsbedingt ausfallen, Maschinen defekt sind oder der Baufortschritt aufgrund eines Unfalls pausiert werden muss. All das sind Angelegenheiten, die schwer vorhergesehen werden können. Nichtsdestotrotz lässt sich der entstehende Schaden durch ein proaktives Risikomanagement minimieren.

Die an einem Bauvorhaben beteiligten Parteien vermeiden es zumeist, im Raum stehende Risiken zu kommunizieren, um die Attraktivität der Planung nicht zu mindern. Wenn keine Risiken kommuniziert werden, können sie schlichtweg auch nicht miteinkalkuliert werden. Folglich bedarf es einer offeneren Kommunikationskultur. Diese sollten die Beteiligten jedoch nicht als Nachteil, sondern als Chance betrachten. Das Kommunizieren möglicher Komplikationen zeugt von Transparenz, die von Partnern geschätzt wird. Weiter zeugt es von hoher Kompetenz, wenn sich nach Abschluss des Projekts herausstellt, dass die Planung realistisch war und nicht nur für die Durchsetzung eigener Interessen beschönigt wurde.

Letztendlich können öffentliche Bauprojekte in Zukunft erfolgreicher und unter Einhaltung der Budget- und Zeitplanung umgesetzt werden, wenn ein größerer Fokus auf Kompetenz, Ehrlichkeit und schließlich auf effektives Projektmanagement gelegt wird.

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