In Ruhe arbeiten: Wie Sie Telefon, E-Mails und Meetings in Schach halten

Kathrin Jungwirth, Dienstag, 18. Februar 2020 | Lesedauer: unbekannt

Tage, an denen wir uns wünschen einfach nur in Ruhe arbeiten zu können, sind meist geprägt von vielen E-Mails, vielen Telefonanrufen und vielen Meetings. Erfahren Sie, weshalb es uns in diesen Situationen nicht gelingt uns zu fokussieren und was Sie dagegen machen können.

Diese Tage, an denen man einfach nur in Ruhe arbeiten möchte, die kennt bestimmt jeder. Denn das ist manchmal gar nicht so leicht. Nicht nur Projektmanager und Projektteams, sondern prinzipiell alle Angestellten kämpfen regelmäßig mit den üblichen Verdächtigen, die sie von der produktiven Arbeit abhalten: 

  • E-Mails
  • Telefonanrufe
  • Meetings

Sind Telefonanrufe, E-Mails und Meetings nicht eigentlich auch nur Menschen?

Denn es halten uns weniger das Klingeln des Telefons, die E-Mail im Posteingang oder die vielen Meeting-Termine im Kalender vom Arbeiten ab. Mit einer entsprechenden Telefon-Software, die mit dem Customer-Relationship-Management-Programm (CRM) verknüpft ist, können wir auf einen Blick sehen, wer anruft und können abwägen, ob sich die Unterbrechung lohnt, beziehungsweise der Anruf wichtig ist. In Konzentrationsphasen können wir außerdem das Telefon auch einfach komplett stumm schalten. Nachdem die Aufgabe beendet wurde, kann den verpassten Anrufen nachgegangen werden. 

Auch die E-Mail-Benachrichtigungen können Sie deaktivieren und stattdessen einen fixen Zeitraum für die Abarbeitung des Posteingangs definieren. Meetings können Sie in den meisten Fällen nicht einfach fern bleiben, aber mit guter und zeitnaher Vorbereitung können Sie sie zumindest gedanklich verbannen, bis der Termin wirklich ansteht. Bei komplexen Themen empfiehlt es sich bereits zwei Wochen vor dem Termin mit der Vorbereitung zu beginnen, um die Gedanken zu ordnen und eventuell ergänzende Dokumente zusammenzustellen. Normalerweise wird es jedoch ausreichen, wenn Sie sich zwei bis drei Tag vor dem Termin damit auseinandersetzen. Grundsätzlich ist es eine gute Richtschnur, wenn man sich vornimmt, spätestens einen Tag vor dem Meeting alles Wichtige fertig zu haben. 

Gefühlt wird unser Berg an Aufgaben mit jedem Telefonat, jeder E-Mail und jedem Meeting größer. Denn hinter jeder Störung steckt ein Mensch. Und dieser Mensch hat Bedürfnisse und Anforderungen, die er oder sie über eines dieser Medien kundtut. Das gilt sowohl für Kunden, Geschäftspartner und Lieferanten, als auch für Kollegen und Vorgesetzte. Und einen Menschen kann man nicht einfach stumm schalten. 

Anrufe = Klärung / E-Mail & Meeting = Unklarheit

Jedoch gibt es einen feinen Unterschied zwischen den oben genannten Medien. Ein Anruf dient meistens der Klärung. Man findet etwas nicht oder weiß nicht gleich die Antwort. Ein Anruf führt also in der Regel zur Erledigung einer Aufgabe. Meist geht es einfach darum, mit einem Anruf fehlende Informationen einzuholen bzw. im Gespräch mehr zu erfahren. Das unterbricht zwar den Arbeitsfluss, lässt sich aber durch eine gute Telefon-Software und das gezielte, zeitlich begrenzte Stummschalten regeln. 

Im Gegensatz dazu werden E-Mail und Meeting meist dazu genutzt, um die Aufgabe vom eigenen Tisch zu bekommen. Auf Senden klicken und schon kann man hinter die Aufgabe einen Haken setzen. Im Meeting bespricht man ein Thema und hakt es damit gedanklich auch ab. Leider ist dem aber nicht so. Meist führt das nur zu einem E-Mail-Ping-Pong oder einem Meeting-Marathon. 

Lösung 1: E-Mails mit klarer Aussage

In den meisten Unternehmen sind die Arbeitsatmosphäre und der Umgang miteinander kollegial, zuvorkommend und schon fast freundschaftlich. Das schafft vor allem ein angenehmes Arbeitsklima, wirkt sich jedoch manchmal negativ auf die Klarheit der Kommunikation aus. Viele E-Mails lesen sich eher wie ein hübsch verpackter Vorschlag, als wie eine klare Anweisung oder Fragestellung. Wir haben es uns scheinbar abgewöhnt, kurz und knapp zu schreiben, was Sache ist und was wir vom anderen wollen bzw. benötigen. 

Tipps für eine klar formulierte E-Mail:

  • Im Betreff: Warum melden Sie sich beim Adressaten? 
  • Was genau benötigen Sie? Stichpunkte sind hier sehr hilfreich. 
  • Welche Informationen/Dokumente müssen Sie übermitteln, damit der Adressat keine Rückfragen stellen muss?
  • Muss auf etwas speziell geachtet werden?
  • Bis wann, Datum und wenn nötig Uhrzeit, soll das erledigt sein? Vermeiden Sie Aussagen wie: "zeitnah", "so schnell wie möglich" oder "es eilt nicht". 

Natürlich spricht nichts gegen eine höfliche oder nette Einleitung und ein Dankeschön mit Gruß. 

Lösung 2: Meetings mit klarer Agenda und Zielsetzung

Diese Lösung klingt erst einmal logisch und simpel. Schließlich könnte man doch davon ausgehen, dass erst dann Termine versendet werden, wenn man weiß warum und wozu man sich überhaupt trifft. Aber viele Meetings sind leider häufig:

  • Brainstorming-Sessions: Hier darf jeder seinen Senf zu einem bestimmten Thema dazugeben und lässt sich beim Hinausgehen um des wahnsinnig kreativen (aber leider viel zu teuren) Vorschlags auf die Schulter klopfen. 
  • Auskotz-Sessions: Jeder macht seinem Ärger Luft und am Ende findet man sich doch mit dem Status-Quo ab. 
  • Problem-Zerpflück-Sessions: Als "Ergebnis" bleibt ein klar beschriebenes Problem wie bestellt und nicht abgeholt im Raum stehen. 

Idealerweise sollten die Teilnehmer jedoch am Ende des Meetings ihre bestehenden Aufgaben erfolgreich erledigen oder gleich ganze Projekte abschließen können, oder mit neuen, klar definierten Aufgaben und Projekten betraut sein. Dies ist in den obigen Situationen meist nicht der Fall.

Überlegen Sie sich also vor der Planung für ein Meeting folgendes:

  • Warum ist der Termin wichtig? Formulieren Sie eine klare Frage- oder Problemstellung, die es zu diskutieren und im Idealfall zu lösen gibt. 
  • Warum ist der Temrmin jetzt wichtig? Formulieren Sie klar, warum der Termin zeitnah stattfinden muss und nicht verschoben werden kann.
  • Wer muss für die (Er)Klärung dieser Frage- oder Problemstellung anwesend sein?
  • Ist ein entscheidungsbefugter Teilnehmer im jetzigen Stadium notwendig?
  • Welches Ziel soll mit dem Meeting erreicht werden?
  • Gibt es Informationen oder Dokumente, die den Teilnehmern vorab zur Verfügung stehen müssen?
  • Welche Handlungsanweisung kann am Ende des Meetings stehen? Das kann eine einfache Priorisierung bis hin zur klaren Aufgabenverteilung sein.

Wenn wir das alle diszipliniert machen, erledigen sich sicherlich bis zu 50 Prozent aller Meetings dadurch, dass wir in der Beantwortung der Fragen den Grund für das Meeting eliminieren. Für die anderen 50 Prozent sind die Rahmenbedingungen mit den Fragen klar gesteckt. Die Teilnehmer wissen, was sie warum und in welcher Art und Weise bis wann zu erledigen haben. Und es kann endlich einfach nur gearbeitet werden. 


Ursprünglich erschienen im projektmagazin Blog am 15.03.2018: Einfach in Ruhe arbeiten - weshalb es oft nicht gelingt und wie Sie für Abhilfe sorgen

Autor: Carola Moresche

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