PMO 5: Einführung eines PMO im Unternehmen

Die Einführung eines PMO im Unternehmen ist ein Projekt, wie alle anderen auch, und muss daher gut geplant werden. Daher sollten Sie unbedingt eine Analyse der IST-Situation im Unternehmen durchführen und darauf aufbauend ein Konzept für das Projekt Management Office erarbeiten. Sehr wichtig bei der erstmaligen Einführung eines PMO ist es, das PMO individuell auf die Rahmenbedingungen im Unternehmen und die tatsächlichen Bedürfnisse auszurichten. Die Einführung eines PMO ist ein eigenständiges Projekt und erfordert eine fundierte Planung. Eine gründliche Analyse der Ist-Situation bildet die Grundlage für ein maßgeschneidertes PMO-Konzept. Dabei ist es wichtig, das Projekt Management Office an die spezifischen Rahmenbedingungen und tatsächlichen Bedarfe im Unternehmen anzupassen. 

Transparenz als Erfolgsfaktor

Wenn Sie über die Einführung eines PMOs nachdenken, ist das wichtigste Erfolgskriterium die Transparenz gegenüber allen Stakeholdern in allen Schritten des Prozesses. Vor allem die Mitarbeiter und die Geschäftsführung sollten hinter der Entscheidung stehen und diese aktiv unterstützen. Um dies zu erreichen, sollten Sie vor, nach und während des Einführungsprozesses auf vollständige Transparenz, Einbeziehung der Stakeholder und kontinuierliche Kommunikation achten. Nur so holen Sie alle wichtigen Stakeholder an Board und können den Grundstein für den Erfolg der PMO-Einführung legen.

Vorgehensweise zur Einführung eines PMO

Eines der wichtigsten Erfolgskriterium ist Transparenz gegenüber allen Stakeholdern in allen Schritten des Prozesses. Sowohl die Geschäftsführung als auch die Abteilungsleitungen und die Mitarbeitenden sollten hinter der Entscheidung stehen und diese aktiv unterstützen.  

Ein schlanker Start mit klaren Services schafft Akzeptanz und ermöglicht eine spätere Skalierung. Klare Kommunikation zum Ablauf des Aufbauprozesses und welche Ziele damit erreicht werden sollen ist genauso wichtig.  

1. Phase: Analyse der IST-Situation

Wie bei jedem anderen Projekt auch, ist es ratsam zuerst eine Analyse der IST-Situation im Unternehmen durchzuführen. Dabei erhalten Sie detaillierte Einblicke in den aktuellen Reifegrad des PM im Unternehmen und können erstmalig einige der Bedürfnisse an das neue PMO identifizieren. Im Rahmen der Analyse untersuchen Sie die PM-Methoden, Prozesse und Tools und betrachten die laufenden Projekte. 

Erstellen Sie zusätzlich eine Projektliste, die einen Überblick gibt, für welche Projekte das PMO zuständig sein wird. Anhand dieser Liste wird es Ihnen später leichter fallen, einzuschätzen wie viele Mitarbeiter Sie in welchen Positionen im PMO brauchen und welche Aufgaben dem PMO zugeordnet werden sollen.

2. Phase: Konzeptionierung

In dieser Phase erarbeiten Sie ein realistisches Konzept für das PMO. Als Grundlage für dieses Konzept nutzen Sie die IST-Analyse und die bereits identifizieren Anforderungen. Anschließend legen Sie die Ziele mit messbaren KPIs des PMO fest. Sie überlegen also, welche Form und Ausprägung das PMO hat: soll es sich eher um ein operatives PMO, ein projektüberwachendes PMO oder ein strategisches PMO handeln. Denn das Ziel bzw. die Ausrichtung des PMO ist ausschlaggebend für die tatsächlichen Aufgabenfelder und damit verbundenen messbaren Ergebnissen. 

Dann leiten Sie die notwendigen Aufgabenfelder und Zuständigkeiten ab. Auf Basis dieser Rahmenbedingungen identifizieren Sie nun den Ressourcenbedarf. Außerdem sollten Sie im Konzept bereits wichtige PM-Prozesse und Methoden definieren. Diese werden anschließend durch das PMO in allen Projekten umgesetzt.  

3. Phase: Implementierung

In der Implementierungsphase setzen Sie das erarbeitete Konzept Schritt für Schritt um. Spätestens jetzt erfolgt die Besetzung der Positionen im PMO in der Regel durch die PMO-Leitung. Achten Sie hierbei auf eine fundierte Ausbildung des PMO-Teams und eine gute Vorbereitung für die zukünftigen Aufgaben. Investieren Sie in Schulungen und Workshops, um sicher zu stellen, dass das Team qualifiziert ist. 

Nachdem das Team steht, setzen Sie gemeinsam das Konzept, die PM-Prozesse und die Methoden nach und nach um. Dafür ist eine klare Kommunikation entscheidend: was wird warum wann eingeführt – das wollen die Betroffenen wissen. Für den Erfolg des PMO und auch für die erfolgreiche Anwendung der Vorgaben durch das PMO ist es ausschlaggebend, dass jeder im Bilde ist, warum die Maßnahmen sinnvoll sind. 

Die Implementierungsphase ist in diesem Sinne die Change-Phase, in der auf neue, teils ungewohnte Arbeitsweisen umgestellt wird. Daher sollte für diese Phase genüg Zeit eingeplant werden, um die Mitarbeitenden nicht zu überrollen. 

4. Übergang in den Regelbetrieb & Optimierung

Nach der Implementierungsphase folgt der Regelbetrieb mit kontinuierlicher Optimierung. Sie und alle, die die Einführung des PMO betreut haben aber keine aktive Rolle im Projekt Management Office inne haben, ziehen sich nun zurück und übergeben vollständig an die PMO-Leitung und das PMO-Team. 

Das PMO führt nach der Übergabe und dem Übertritt in den Regelbetrieb alle Aufgaben eigenständig durch. Dazu gehört auch die kontinuierliche Optimierung der eingeführten Prozesse und die Anpassung auf sich verändernde Rahmenbedingungen. Das PMO sollte immer im Hinterkopf behalten, dass es proaktiv agiert und möglichst agil mit Veränderungen im operativen Geschäft umgeht. 

Dafür ist Wissen, Erfahrung und ein gutes Gespür notwendig, um beurteilen zu können, welche Prozesse und Methoden auf Grund von Regularien bestimmt eingehalten werden müssen, wann Prozesse adaptiert werden müssen, um schnellstmöglich zu besseren Ergebnissen zu führen, und wie diese Änderungen nachhaltig in den Projektteams und im gesamten Unternehmen verankert werden. 

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Lesen Sie auch die anderen Beiträge unserer PMO-Reihe oder nutzen Sie unser ausführliches Whitepaper: Projektmanagement Office erfolgreich einführen

• PMO 1: Definition und Funktionen des PMO
• PMO 2: Die 6 Kernaufgaben eines PMO
• PMO 3: Verschiedene Formen des PMO
• PMO 4: Mitarbeiter und Positionen im PMO
• PMO 6: Das PMO als Treiber der agilen Transformation
• Whitepaper: Projektmanagement Office erfolgreich einführen

Hinweis: Dieser Blogartikel erschien am 07.03.2017 und wurde am 10.09.2025 zuletzt aktualisiert.