PMO 2: Die 6 Kernaufgaben eines PMO

Nachdem wir im ersten Teil dieser Blog-Reihe den Begriff PMO definiert und die Funktionen erklärt haben, widmen wir uns jetzt den detaillierten Aufgaben eines Projektmanagement Office.

PMOs übernehmen eine Vielzahl von Aufgaben im Unternehmen, die sich in 6 Kernaufgaben zusammenfassen lassen.

1. Governance sicherstellen
2. Methoden und Prozesse standardisieren
3. Ressourcen koordinieren
4. Berichtswesen festlegen
5. Projektunterstützung bieten
6. Strategische Ausrichtung fördern

Dabei können die ersten 4 Aufgaben als grundlegende Aufgaben gesehen werden, um den Projektmanagement-Reifegrad im Unternehmen sukzessive zu erhöhen. Die 5. Aufgabe dient dem kontinuierlichen, geordneten Feedback aus den Projekten und den Projektteams an das PMO, um die Qualität des Projektmanagements stetig zu steigern. Die 6. Aufgabe besteht darin, dass das PMO sicher stellt, dass das gesamte Projektportfolio im Unternehmen zur strategischen Ausrichtung (Englisch Strategic Alignment) der gesamten Organisation passt.

Soviel zum Überblick. Nun zu den Details der sechs Kernaufgaben eines Projektmanagement Offices.

1. Governance sicherstellen

Das PMO setzt die Rahmenbedingungen für das Projektmanagement auf Organisationsebene. Hier geht es um die übergeordnete Steuerung und Regelsetzung innerhalb der Organisation.

• Projektrollen, Verantwortlichkeiten und Eskalationswege definieren
• Vorgaben zur Projektgenehmigung, Priorisierung und Steuerung (e. B. regelmäßige Status-Updates)
• Sicherstellung der Einhaltung von Richtlinien (Compliance)
• Etablierung von Gremien wie z. B. Lenkungsausschuss

Ziel ist es, einen organisationsweiten Ordnungsrahmen für verantwortliches und konsistentes Projektmanagement einzuführen und einzuhalten.

2. Methoden und Prozesse standardisieren

Das PMO übernimmt die operative Ausgestaltung und Unterstützung der Projektarbeit in Form von konkreten Vorgaben zu PM-Methoden und PM-Prozessen.

• Entwicklung von Standardprozessen z. B. für Planung, Projektanträge, Reporting oder Risikomanagement
• Bereitstellung von Vorlagen, Checklisten und Leitfäden
• Harmonisierung von Vorgehensmodellen (klassisch, agil, hyprid)
• Unterstützung bei der Einführung und Anwendung dieser Standards

Ziel ist es, die Effizienz, Vergleichbarkeit und Qualität in der täglichen Projektarbeit zu erhöhen. Standards nehmen Projektteams viele administrative Entscheidungen ab und erlauben den Fokus auf die tatsächliche Projektarbeit, wodurch viel Zeit eingespart wird.

3. Ressourcen koordinieren

Das PMO sorgt für die übergreifende Sicht auf verfügbare personelle und materielle Ressourcen und schafft damit die Grundlage für fundierte Entscheidungen zur Allokation von Personen, Maschinen bis hin zu Finanzmitteln.

• Erstellung einer Ressourcenübersicht über die gesamte Projektlandschaft hinweg
• Unterstützung bei der Kapazitätsplanung und Verfügbarkeitsabfrage
• Vorschläge zur Priorisierung von Projekten bei Engpässen

Ziel ist es, frühzeitig Kapazitätsengpässe oder Überlastungen zu erkennen, um beim Ausgleich zwischen Projekten oder zwischen Projekt- und Linienarbeit zu unterstützen.

4. Berichtswesen festlegen

 Das PMO schafft ein einheitliches Reporting und übernimmt die zentrale Aufbereitung und Darstellung von Statusinformationen, Kennzahlen und Risiken über das gesamte Projektportfolio hinweg.

• Definition von einheitlichen KPIs die in Berichten erfasst werden
• Erstellung von Vorlagen für (Multi-)Projektberichten mit Ampellogiken
• Erstellung von Dashboards und Abweichungsanalysen
• Unterstützung bei Projektreviews und Eskalationsprozessen

Ziel ist es, über das Berichtswesen eine fundierte Steuerung durch die Entscheider-Ebene zu ermöglichen um Entscheidungen basierend auf Echtzeitdaten treffen zu können.

Diese 4 Kernaufgaben stellen sicher, dass Projektmanagement im Unternehmen nicht zufällig oder individuell, sondern nach klaren Regeln und Vorgaben erfolgt.

Sie bilden das Fundament für ein funktionierendes Multi-Projektmanagement und damit die Grundlage für strategisches Projektportfolio-Management.

5. Projektunterstützung bieten

Das PMO agiert als Ansprechpartner bei methodischen und organisatorischen Fragen und bietet individuelle oder projektspezifische Unterstützung in Form von Schulungen, Moderation von Kick-offs oder Vorlagen.

• Schulungen zu PM-Standards, Projektmanagement-Software und Produktivitäts-Tools
• Methodische Beratung zu und Weiterentwicklung von Vorgehensweisen der agilen, klassischen und hybriden Projektarbeit
• Projekt-Coaching und Unterstützung in schwierigen Phasen

Ziel ist die kontinuierliche Qualitätssicherung, Erhöhung des Projektmanagement-Reifegrades und der Professionalisierung des Projektmanagements im Unternehmen.

6. Strategische Ausrichtung fördern

Das PMO unterstützt die Unternehmensführung dabei, Projekte im Einklang mit strategischen Prioritäten zu steuern, indem es hilft, Projekte und Projektportfolios mit den Unternehmenszielen zu verknüpfen. Damit wird das Projekt-Management Office häufig umbenannt in ein Programm- bzw. Portfolio-Management Office.

• Kontinuierliche Abstimmung mit Entscheidern hinsichtlich Strategie und Innovation
• Kontinuierliche Abstimmung mit der Controlling-Abteilung hinsichtlich Projekt-KPIs
• Unterstützung bei der Bewertung und Auswahl neuer Projekte im Abgleich mit den Unternehmenszielen

Ziel ist es, die Bewertung, Auswahl und Priorisierung von Projektanträgen oder Initiativen zu verbessern, um die Umsetzung von strategischen Programmen oder Veränderungs- und Wachstumsstrategien zu ermöglichen

Diese 2 Kernaufgaben stellen sicher, dass über kontinuierliche Abstimmungsprozesse zwischen der Entscheidungsebene und der operativen Ebene einerseits der Professionalisierungsgrad stetig erhöht wird. Und andererseits die strategische Ausrichtung (Strategic Alignment) im gesamten Unternehmen passt.

Je nach Art des PMO werden diese sechs Kernaufgaben vollständig oder teilweise abgedeckt. Da auch der Projektmanagement-Reifegrad eine Rolle dafür eine Rolle spielt, widmen wir den Formen des Projektmanagement Office den nächsten Teil unserer Blog-Reihe.

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Lesen Sie auch die anderen Beiträge unserer PMO-Reihe oder nutzen Sie unser ausführliches Whitepaper: Projektmanagement Office erfolgreich einführen

• PMO 1: Definition und Funktionen des PMO
• PMO 3: Verschiedene Formen des PMO
• PMO 4: Mitarbeiter und Positionen im PMO
• PMO 5: Einführung eines PMO im Unternehmen
• PMO 6: Das PMO als Treiber der agilen Transformation
• Whitepaper: Projektmanagement Office erfolgreich einführen