Mehr als „nur“ Projektmanagement-Software – Eine InLoox-Kundenerfolgsgeschichte

VIGC, das Wissens- und Innovationszentrum für die Druckindustrie in Belgien, ist eine Non-Profit-Organisation, die von der Regionalregierung mitfinanziert wird. Das Zentrum suchte nach einem Zeiterfassungssystem, um auf einfache Weise die Berichte erstellen zu können, die die Regierung verlangt. Zu diesem Zweck wurde InLoox PM bei VIGC eingeführt. Zeiterfassung und Berichtserstellung sind nach wie vor die Haupteinsatzgebiete von InLoox PM bei VIGC – Projektmanagement hat dabei eine eher untergeordnete Bedeutung.

Nun hat das VIGC eine weitere Einsatzmöglichkeit für die Software gefunden: InLoox PM ist nun ein integraler Bestandteil des Qualitätsmanagement-Systems für die Erfassung von Schulungen und Beschwerden. VIGC hatte kürzlich ein Audit ihres ISO 9001-zertifizierten Systems. Dabei stieß der Prüfer auf einige kleinere Mängel: Unter anderem wurde das Fehlen eines Systems für die Erfassung von Schulungen und eines Systems für die Erfassung von Beschwerden bemängelt. Häufig verwenden Unternehmen in diesen Fällen eine Excel-Datei, doch VIGC war von dieser Lösung nicht überzeugt. Ein separates Verzeichnis speziell für diese beiden Fälle würde in der Praxis wahrscheinlich nicht benutzt werden. Dabei fiel den Verantwortlichen InLoox PM ein, das zu einem grundlegenden Bestandteil der Geschäftsprozesse in der Organisation geworden war. Die Lösung des Problems lag auf der Hand. In InLoox können benutzerdefinierte Felder angelegt werden.

Benutzerdefinierte Felder in InLoox PM

Benutzerdefinierte Felder in den InLoox Optionen

Also wurden zwei zusätzliche Kontrollfelder im Projektbereich angelegt: _Complaint und _Training. Der Unterstrich wurde verwendet, damit die Kontrollfelder immer am Anfang der benutzerdefinierten Felder erscheinen. Dies macht sie sofort sichtbar, sobald ein Projekt geöffnet wird.

InLoox wird bei VIGC ja hauptsächlich zur Zeiterfassung eingesetzt, daher wird für jede Aktivität ein Projekt definiert. Angenommen, VIGC versendet ein Mailing an seine Mitglieder und es gibt dazu eine Beschwerde, so kann das entsprechende Kontrollfeld im Projekt „Mailing“ aktiviert werden.  

In der InLoox PM Projektliste kann ganz einfach eine Auswahl nach Projekten vorgenommen werden, bei denen das Kontrollfeld _Complaint aktiviert wurde. Dafür wurde – buchstäblich in wenigen Sekunden – eine benutzerdefinierte Ansicht angelegt und mit allen Mitarbeitern des VIGC geteilt. In dieser benutzerdefinierten Ansicht sind der Name des Projektes, der Projektleiter sowie der erste Kunde sofort sichtbar. Außerdem wird ein Teil des Kommentarfeldes angezeigt. Die Projektkommentare werden benutzt, um Details zu einer Beschwerde zu erfassen, beispielsweise etwa: Welche Maßnahmen wurden ergriffen? Wie ist man verblieben? Dies sind Bestandteile, die der ISO 9001-Prüfer vermisst hatte – eine nachvollziehbare Auflistung von Beschwerden und Schulungen.

Die Flexibilität von InLoox PM macht es einfach, es an die Bedürfnisse des eigenen Unternehmens anzupassen und – wie das Beispiel von VIGC zeigt – es für Zwecke einzusetzen, für die es ursprünglich gar nicht gedacht war.

Weitere Informationen über VIGC finden Sie hier.