Im Fluss der Ideen: Produktivität im Arbeitsalltag steigern

Kennen Sie das Gefühl, das einen beim Lesen eines guten Buches packt und man vollkommen in die Geschichte eintaucht? Dieses Gefühl des völligen Versunkenseins wird Flow genannt und bezeichnet einen Zustand der kompletten Konzentration, in dem man alles um sich herum vergisst. Im Arbeitsalltag bedeutet dies, in seiner Arbeit aufzugehen und Aufgaben mit weniger Mühe als sonst zu erledigen. Wie aber kommt man in den Flow und arbeitet produktiv?

Systematische Arbeitsmethoden anwenden

Ein überlegtes Vorgehen verleiht Ihrer Arbeitsweise Struktur und erleichtert sie auf diese Weise. Dies beginnt bei einfachen To-Do-Listen. Damit verschaffen Sie sich einen Überblick über anstehende Aufgaben und sehen am Ende des Tages, wie viel Sie geschafft haben. Nebenbei bedeutet das Durchstreichen einer erledigten Aufgabe für Viele auch einen Motivationsschub. Gedankenblitze sollten Sie gleich in einem Notizbuch festhalten – denn schon die Römer wussten: Verba volant, scripta manent.

Planen Sie so oft wie möglich den nächsten Tag vor, vergessen Sie jedoch nicht, auch Pufferzeiten für Unvorhergesehenes vorzusehen. So bekommt jede Aufgabe ein Zeitfenster. Denn Multitasking schadet der Produktivität meist mehr, als dass es sie fördert. Durch einen ständigen Wechsel der Aufgabe kann man sich nicht gänzlich auf eine davon einlassen und wird aus der Konzentration gerissen.

Auch in Gesprächen ist es sinnvoll, einer Struktur zu folgen: Geben Sie anfangs einen Überblick, führen Sie dann Ihre Argumentation aus und schließen Sie das Gespräch mit einer kurzen Zusammenfassung ab. So bleiben die essentiellen Punkte leichter hängen, was besonders in langwierigen Meetings wichtig ist. Bei Letzteren können auch eine Vor- und Nachbereitung dabei helfen, die besprochenen Inhalte effektiv zu kommunizieren.

Die persönlich beste Arbeitsweise erkennen

Neben diesen allgemeinen Tipps ist jedoch auch zu sagen, dass nicht alles pauschalisiert werden kann. Jeder und jede arbeitet schlussendlich nach einem individuellen Muster, das seinen Stärken und Schwächen entspricht. Deshalb sollten Sie sich dieser bewusst werden, um Ihre optimale Arbeitsweise zu finden. Dazu gehört auch die Einschätzung, ob eine Aufgabe besser alleine oder im Team bewältigt werden kann. Versuchen Sie stets, ein geeignetes Mittelmaß zwischen Unter- und Überforderung zu finden und die Aufgaben den Leistungshochs und –tiefs im Laufe des Tages anzupassen.

Platz für Kreativität schaffen

Um eine Aufgabe erfolgreich abzuschließen, gibt es immer mehrere Ansätze. Während die meisten Menschen auf Methoden zurückgreifen, die sich persönlich bewährt haben, kann man sich so bei der Lösung eines Problems auch einmal festfahren, und dann bedarf es neuer Ausgangspunkte. Hier ist eine kreative Ideenfindung nötig, die dazu Input generiert.

In der Praxis kann Kreativität schon mit kleinen Schritten stimuliert werden: Versuchen Sie, beide Gehirnhälften zu aktivieren. Dies kann zum Beispiel dadurch erreicht werden, sich beim Lesen eines Textes alles bildlich vorzustellen oder trockene Aufzeichnungen mit einfachen Skizzen zu versehen. Routineaufgaben und Unterforderung sind hingegen absolute Kreativitätskiller.

Noch umfassender sind Kreativitätstechniken, um an die Lösung eines Problems heranzugehen. Eine davon ist die Walt-Disney-Methode, die ein Problem aus unterschiedlichen Perspektiven beleuchtet und eine interessante Alternative zum altbekannten Brainstorming ist. Dabei nimmt jede Person eine der vorgesehenen Rollen ein. Der Träumer beschreibt Idealvorstellungen, der Realist denkt pragmatisch, der Kritiker übt konstruktive Kritik an den anderen beiden. In der entstehenden Diskussion werden die drei Ansätze vereint und Lösungen können gefunden werden. Die Methode kann gegebenenfalls durch die Rolle des Neutralen ergänzt werden.

Rückzug und Pause

Nach einer gewissen Zeitdauer braucht unser Gehirn eine Pause. Versuchen Sie, diese bewusst zu erleben um Platz für Neues zu schaffen und Energie zu tanken. Häufig jedoch finden selbst gewählte Pausen in der Arbeitshektik zu spät oder gar nicht statt; planen Sie die Pausen deshalb schon vorab in Ihren Tagesablauf als festen Bestandteil davon ein. In vielen Büros bedeutet eine geschlossene Tür „Ich will nicht gestört werden“. Nutzen Sie dies, wenn Sie einen Moment der Ruhe brauchen und ungestört arbeiten wollen.