Brad Egeland - schlecht definierte Kommunikationsprozesse

Ich wurde vor kurzem als Berater engagiert, um ein laufendes Projekt in einer Firma zu übernehmen. Das Projekt war schon ziemlich ausgereift – die Hauptfunktionen waren bereits implementiert und es ging nun noch darum, Probleme zu beheben, die weiteren Funktionen und ähnliche Projekte zu besprechen.

Ich bin auf folgendes Kommunikations-Problem gestoßen: Jeder in der Firma schien eine andere Kommunikationsmethode zu benutzen. Einige benutzten Skype für alles: Chatten, Telefonieren, Videokonferenzen usw. Andere bevorzugten eine Messaging-App für Smartphones, von der ich noch nie gehört hatte, sie geschweige denn nutzte (aber das liegt an mir, nicht an den anderen). Und dann gab es natürlich noch die E-Mail. Das Dilemma auf das ich gestoßen bin, sah so aus: Ich habe eine Frage per E-Mail gestellt und erwartet, dass ich die Antwort auch über E-Mail erhalten werde. Ich habe gewartet und sogar eine weitere Erinnerungsmail versendet. Etwa vier Tage nachdem ich die Frage gestellt hatte, habe ich mich in Skype eingeloggt, weil ich einen anstehenden Telefontermin mit einem neuen Klienten hatte – und da war die Antwort auf die ich gewartet hatte. Sie war vor zwei Tagen über den Skype-Chat versendet worden. In diesem Fall hatte die Verspätung keine Probleme verursacht, aber bei einem größeren Projekt – oder auch bei diesem Projekt, zu einem kritischeren Zeitpunkt – hätte es zu einem Desaster führen können.

Wie lassen sich solche Kommunikationsprobleme vermeiden? Es ist entscheidend, dass Sie die Kommunikationsprozesse im Projekt von Anfang an genau festlegen und dies dann auch konsequent durchziehen. Hier sind die Maßnahmen, die Sie ergreifen können:

Erstellen Sie einen Kommunikationsplan

Erstellen Sie einen Plan, in dem Sie festhalten, wie Sie und Ihr Team während des Projektes miteinander kommunizieren werden. Der Plan kann ein offizielles Dokument sein, oder aber auch eine einfache Liste mit Stichpunkten, die Sie am Anfang eines Projektes an die Teammitglieder per E-Mail versenden. Das Entscheidende ist, dass Sie genau festlegen wie Sie kommunizieren wollen und über welche Kommunikationskanäle es geschehen soll. Wird es tägliche kurze Meetings geben? Oder werden Sie wöchentliche Telefontermine mit dem Team und dem Kunden haben, um den Projektstatus zu besprechen? Werden Sie mit beiden Gruppen gleichzeitig sprechen, oder getrennt? Wird E-Mai Ihr Hauptkommunikationsmittel sein? Oder doch eine andere Methode?

Stellen Sie sicher, dass Sie eine Liste mit den Kontaktinformationen der wichtigsten Stakeholder an einem Ort gespeichert haben, auf den alle Projektbeteiligten Zugriff haben. Falls Sie keinen offiziellen Kommunikationsplan haben, können Sie diese Liste zum Beispiel in einer E-Mail am Anfang des Projektes an alle verschicken.  

Definieren Sie Kommunikationsprozesse im Vorherein

Sie können diesen Schritt auch schon im Kommunikationsplan festlegen. Egal wann Sie es tun, es ist wichtig, dass Sie herausfinden wie alle in der Firma am besten miteinander kommunizieren. Übers Telefon? Über SMS? Über soziale Medien? Über E-Mail? Entscheiden Sie sich für bestimmte Methoden, informieren Sie Ihr Team darüber und seien Sie konsequent bei der Umsetzung.

Antworten Sie über den gleichen Kommunikationskanal

Es ist unausweichlich, dass Ihre Mitarbeiter von den festgelegten Kommunikationsmethoden abweichen werden. Das kann durchaus passieren und ist auch in Ordnung – solange Sie konsequent bleiben. Wenn Ihnen jemand per E-Mail eine Frage stellt, dann beantworten Sie diese auch per E-Mail. Antworten Sie nicht etwa über den Skype-Chat, selbst wenn das die Methode ist, die im Kommunikationsplan definiert wurde. Der Absender wird nicht erwarten, eine Antwort über Skype zu erhalten – wer weiß, wieviel Zeit vergeht bis er Ihre Antwort sieht? Da der Absender Sie über E-Mail kontaktiert hat, wird er auch eine Antwort über diesen Weg erwarten. Um es noch einmal zu betonen: Seien sie konsequent!

Zusammenfassung / Diskussion

Wie sieht es bei unseren Lesern aus? Haben Sie jemals ein Projekt geleitet oder übernommen – oder haben Sie in einer Firma als Berater oder neuer Angestellter angefangen – bei dem die Kommunikationsprotokolle des Projektes entweder schlecht oder gar nicht erst definiert wurden? Hatten Sie das Gefühl, dass die Kommunikation ineffizient war? Wurden Antworten und Entscheidungen dadurch verlangsamt und hat dies vielleicht dazu geführt, dass einige Informationen sogar verloren gegangen sind? Wie haben Sie diese Probleme gelöst?

Über den Autor:

Guest Author: Brad Egeland

Brad Egeland ist ein Business Solutions Designer, IT- und Projektmanagementberater, und Autor mit über 25 Jahren Erfahrung in den Gebieten der Softwareentwicklung, Management, und Projektmanagement. Er hat schon viele Initiativen in verschiedenen Bereichen geleitet: Softwareentwicklung, Produktion, Creative Design, Computerspiele, Hotelmanagement, Einzelhandel, Luftfahrt, Pharmazie und Gesundheit, Startups, Hochschulwesen, Non-Profit, High-Tech, Ingenieurswesen und IT.

Brad ist verheiratet, Vater von 11 Kindern, und lebt im sonnigen Las Vegas, USA.

Besuchen Sie Brads Webseite: http://www.bradegeland.com/

Brad schreibt außerdem regelmäßige Beiträge für die Computerfachzeitschrift CIO.com: http://www.cio.com/author/Brad-Egeland/