3 Tipps wie Sie schneller prägnante E-Mails schreiben können

Annalena Simonis, Mittwoch, 22. Juli 2020 | Lesedauer: 5 min.

Wie viele E-Mails haben Sie heute schon verschickt? 10 oder 50? Die Bearbeitung des E-Mail-Posteingangs kann sich schnell zu einem Zeitfresser entwickeln. Hier erfahren Sie, wie Sie auch komplexe Sachverhalte prägnant, aber verständlich in Ihren E-Mails vermitteln.

Trotz neuer Kommunikationstrends wie Microsoft Teams oder Slack ist die E-Mail immer noch das wichtigste und am häufigsten verwendete Kommunikationsmittel am Arbeitsplatz. Doch gerade, wenn Sie aus dem Urlaub zurückkehren, kann es sein, dass Sie von einer Flut verpasster Geschäfts-E-Mails in Ihrem Posteingang überrollt werden. In unseren Outlook Webinaren lernen Sie Basics und Tricks, wie Sie Ihr E-Mail-Management mit der Software von Microsoft besser in den Griff bekommen. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen drei einfache Methoden, wie Sie ohne großen Zeitaufwand Ihre E-Mails so beantworten, dass Sie sich auf das Wesentliche reduzieren, aber der Empfänger trotzdem alle relevanten Informationen erhält.

 

1. Prägnanter Inhalt mit der LOGIK-Methode:

Die LOGIK-Methode hat sich als praktischer Kommunikationstrick für die Formulierung klarer E-Mails erwiesen. Dabei steht jeder Buchstabe für einen Arbeitsschritt, der Ihnen hilft Ihre Gedanken und den Inhalt Ihrer E-Mail anhand einiger Fragen zu sortieren.

L = Limitation

  • Wovon handelt die E-Mail?
  • Für welche Aufgaben werden die Fakten Ihrer E-Mail benötigt?
  • Zu welchem Projekt gehören die Informationen?

O = Ordnung der nächsten Schritte

  • Was soll der Empfänger der E-Mail konkret tun?
  • Was soll wie getan werden?
  • Welche Deadlines benennen Sie?

G = Gewünschtes Resultat

  • Welches Ergebnis soll der Kollege Ihnen bei der Beantwortung Ihrer E-Mail liefern?
  • Was erwarten Sie?
  • Wie soll dieses Resultat aussehen – Info, Grafik, Tabelle etc.?

I = Instrumente im Einsatz

  • Wie soll Ihr Auftrag bearbeitet werden?
  • Fügen Sie einen Anhang bei, der gelesen und bearbeitet werden soll?
  • Gibt es generelle Instrumente, wie Checklisten, Formulare, Software, Handbücher etc., die zur Bearbeitung genutzt werden können?

K = Konsequenz

  • Welche positiven Folgen hat das Tun des Kollegen?
  • Was sind die Konsequenzen für das Team oder die Abteilung?
  • Welchen Vorteil können Sie dem Kollegen anführen, um ihn für die Bearbeitung zu motivieren?

 

2. Aufbau der E-Mail nach journalistischem Vorbild:

Die LOGIK-Methode liefert bereits einen geeigneten Leitfaden für den Aufbau Ihrer E-Mail. Ein weiteres Vorbild liefert Ihnen ein Format aus dem Journalismus. Die sog. „Nachricht“ hat in der Berichterstattung die Funktion, komplexe Sachverhalte in maximal 3-4 Absätzen zu beschreiben. Dabei wird die Kernaussage des Inhalts immer direkt im ersten Satz formuliert. Der darauffolgende Satz präzisiert die Aussage und erweitert sie durch zusätzliche Informationen. So nimmt die Wichtigkeit der Informationen von Satz zu Satz ab. Wenn Sie den Aufbau Ihrer E-Mail so strukturieren, bleibt die zentrale Botschaft Ihrer E-Mail auch dann erhalten, wenn der Empfänger aus zeitlichen Gründen nur den ersten Satz liest. Wenn Sie Schwierigkeiten haben die Kernaussage der E-Mail in einem Satz zu formulieren, hilft Ihnen eventuelle eine weitere Technik aus dem Journalismus: der „Küchenruf“. Überlegen Sie sich, wie Sie den Inhalt eines gerade gelesenen Zeitungsartikels oder eben die Kernaussage Ihrer E-Mail in einem Satz einer Person im Nebenzimmer zurufen würden.

 

3. Gestaltung der E-Mail

Verschachtelte Nebensätze machen es für den Empfänger schwer, Ihre E-Mails zu lesen und zu verstehen. Die folgenden Gestaltungsmöglichkeiten helfen Ihnen bei der Verfassung Ihrer E-Mail schneller auf den Punkt zu kommen:

  • Auflistungen
  • Wichtige Stichworte hervorheben
  • kleinen Absätzen bestehend aus maximal 3 Sätzen
  • kurzer Zeilenumfang von maximal 10 Wörtern, da diese schneller gelesen werden können

 

Natürlich ersetzt die E-Mail in vielen Situationen kein Telefonat oder direktes Gespräch, vor allem wenn es um komplexere Sachverhalte geht. Daher sollten Sie sich an diese Faustregel halten:

"

So lang wie nötig, so kurz wie möglich.

"

Wenn Sie mehr als 3-5 Sätze für den Inhalt Ihrer Nachricht benötigen, verzichten Sie auf das Schreiben einer E-Mail und greifen Sie zum Telefon!

 

E-Mail-Management mit InLoox

Mit InLoox gelingt Ihnen die Verknüpfung zwischen E-Mail- und Projektmanagement noch einfacher. Die Outlook Integration der Projektmanagement-Software InLoox ermöglicht es Ihnen mit nur wenigen Klicks direkt in Ihrem Posteingang:

  • aus einer E-Mail eine InLoox-Aufgabe zu erstellen.
  • aus einer E-Mail einen Zeiterfassungseintrag anzulegen.
  • eine E-Mail sowie Anhänge als Dokumente in einem Projekt abzulegen.

SCREEN Mail to Task

Bild: InLoox für Outlook: Erstellen einer InLoox Aufgabe aus einer E-Mail

Um Ihren projektbezogenen E-Mail-Verkehr noch schneller und einfacher zu gestalten, laden Sie sich unsere kostenlosen E-Mail-Vorlagen für Projektanträge, Projektfreigabe, Projektstatus oder den Projektabschluss herunter.


Abonnieren Sie unseren Newsletter

Bitte geben Sie Ihren Namen ein.
Web-Demo